試論如何做好實物檔案的收集與管理

李曉峰

摘 要：實物檔案在檔案管理中占有重要的位置，檔案經過長時間的發展，對于實物檔案的收集以及管理受到越來越高的重視。因此，有必要加強對如何做好實物檔案收集和管理的研究。本文圍繞實物檔案收集與管理的現狀、應對實物檔案管理收集與現狀中存在問題的解決對策兩個方面展開討論，針對目前實物檔案收集以及管理中存在的問題，制定相應的解決措施，從而實現實物檔案管理工作有效開展的目標。

關鍵詞：實物檔案；管理意識；管理方式

實物檔案指的是將人們生活過程中產生的活動進行記錄，對于國家發展來講，有重要的參考作用。隨著社會的快速發展，人們產生社會行為的速度加快，需要記錄的信息隨之增多，為實物檔案的信息收集以及管理工作造成一定難度。針對這一現象，應該不斷研究完善實物檔案收集和管理工作的措施，如提高檔案管理者綜合素質以及設立專門的檔案管理室等，進而實現對信息的有效保存。

1 實物檔案收集與管理的現狀

1.1 實物檔案收集與管理的意識薄弱

在實物檔案收集以及管理過程中，其收集速度以及質量相對于其他類型檔案來說，不如其他檔案收集速度與質量，由于大多數人對實物檔案沒有充分的認識，導致工作人員缺少檔案歸檔意識，將使得一些具有較高保存價值的實物檔案不能及時歸檔，容易造成這些檔案的損害。實物檔案收集以及管理意識薄弱，將為檔案管理造成一定難度，無法形成規范性的檔案收集和管理，使得實物檔案管理具有不確定性，對檔案的完整性將造成損害，不利于社會的穩定發展。

1.2 實物檔案收集與管理的方式落后

實物檔案收集以及管理方式較為落后是影響實物檔案管理的一個重要因素，主要體現在人們在進行實物檔案收集過程中，對實物檔案的重視程度不夠，通常采用問卷調查等方式進行信息的收集，導致檔案收集效果不顯著。同時，進行實物檔案管理工作的部門較集中，導致其余大多數部門對實物檔案的了解不足，并且存在一些人員不知道實物檔案收集以及管理部門的存在，將直接影響實物檔案的利用率，造成實物檔案管理存在一定不足。檔案管理部門設置以及檔案收集方法不當等問題的產生，主要是由于實物檔案收集以及管理的方式較為落后。

1.3 實物檔案收集與管理的條件落后

實物檔案收集以及管理過程中，對庫房容量有一定要求，因此，在實際的檔案管理中，可能出現企業占地的情況，并且可能出現庫房容量不能滿足實物檔案收集以及管理的需求，將不利于信息的有效保管。另外，實物檔案的體積、尺寸等不相同，將存在一定的保管難度，例如，如果將檔案堆放在一起后，可能出現檔案碰撞損壞等情況。

2 應對實物檔案收集與管理現狀中存在問題的解決對策

2.1 明確實物檔案收集與管理的范圍

應對當前檔案管理工作中管理方式落后的現狀，必須對實物檔案收集與管理的范圍進行明確。實物檔案與紙質檔案和電子檔案的管理不同，由于實物檔案的種類較多，而且具有的價值的有所不同，因此收集和管理時的難度也就相對較大。另外，實物檔案的體積和規格都各不相同，因此對存儲所需的條件也各不相同。為了保障每種實物檔案的有效歸檔，需要投入的精力也就比其他檔案管理工作大，因此在進行實物檔案的收集和管理工作時，必須先對實物的價值進行鑒定，判斷該實物是否具備檔案收集和管理的必要，防止造成精力、時間和存儲空間等資源浪費。其次，為提高收集和管理的工作效率，必須對實物的范圍進行有效劃分，例如藝術類、信件類、禮品類、獎品類等，藝術類中主要包括一些名人字畫、優秀美術作品等；信件類中主要包括一些具有企業發展歷史意義和紀念意義的往來信件，例如表揚信等；禮品類主要包括企業單位在運營中收到的一些具有紀念意義和珍貴價值的禮品，或者在具有紀念性的日子里方法的一些禮品；獎品類主要包括企業單位歷史中獲得的榮譽和獎勵，例如獎牌、獎杯等[1]。

2.2 大力宣傳《檔案法》，提升實物檔案收集管理意識

應對當前檔案管理工作中管理意識不強的現狀，必須大力宣傳《檔案法》，提升實物檔案收集與管理的意識。《檔案法》中對實物檔案的收集和管理具有重要的指導作用，能夠有效提升檔案管理工作者的工作意識，規范管理者的工作行為，從而切實提高管理者的水平。另外，一些經營者的管理理念落后，對實物檔案的收集與管理沒有正確的認識，對實物檔案的價值認識不足，造成檔案的遺失和破壞，為企業帶來較大的損失。針對這一問題，可以加強對檔案管理工作制度的建設，增強管理人員的責任感，并且對不同部分的收集和管理工作做出規定，讓各部門對實物檔案的收集與管理進行有效配合。除此以外，還要提升實物檔案管理人員的整體素質。檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主體，對檔案管理工作的質量具有至關重要的影響，因此必須重視對檔案管理人員業務技能的培訓和提升，不斷強化管理人員的責任意識，保障管理人員在遵循相關工作制度的基礎上，對實物檔案進行有效的收集與管理。以某企業為例，該企業通過在培訓中建立激勵機制的方式加強檔案管理人員的工作水平，在培訓的基礎上對工作人員進行考核，對考核成績優秀的管理人員進行相應的獎勵。

2.3 對實物檔案收集與管理的信息進行明示

要加強實物檔案收集與管理工作，必須對實物檔案收集與管理的信息進行明示，以便于對實物檔案進行有效的利用。隨著社會經濟的不斷發展，企業單位對實物檔案收集與管理工作的重視度越來越高，因此實物檔案收集與管理的工作水平也相對提高，大多數企業單位的檔案部門都將實物檔案作為企業單位的展覽物，通過舉辦展覽會的方式對實物檔案進行公開展示。實物檔案與紙質檔案不同，一般都是一些能夠充分反映企業單位發展歷程和榮譽事跡的物品，因此在進行實物檔案收集與管理的工作中，應該重視對實物檔案的宣傳作用，令實物檔案的宣傳和展覽作用進行充分的發揮，從而將其與紙質檔案和電子檔案的職能進行有效的區分；另外，實物檔案能夠反映出不同的信息，可以在展覽中對實物檔案的不同信息進行有效地利用，滿足展覽者在展覽中的不同需要。

2.4 設立專門的實物檔案室，創造良好管理條件

應對實物檔案收集與管理中管理條件落后的現狀，可以設立專門的實物檔案室，創造良好的管理條件，讓實物檔案能夠得到有效的收集和管理。由于實物檔案的規格和大小各有不同，因此在收集和管理中難以進行統一的管理，而且在傳統粗放型的管理方法中很難保證實物檔案不會受到損壞，設立專門的事物檔案室就是將不同規格、不同大小、不同形狀的事物檔案進行精細化的分類整體，讓所有的實物檔案都能夠“物有所歸”。在實物檔案室的建設中，可以根據不同種類的實物設置針對性的保管設備，確保每種實物都能夠得到充分的安全保障。除此之外，一些經濟條件和建設條件相對較好的企業單位可以將實物檔案室建設為展廳的形式。以某企業為例，該企業在保障實物檔案安全的情況下對實物檔案進行展示，為員工提供展覽學習的機會，以便于對企業單位的發展有一個更加全面深刻的認識，從而產生較強的認同感和歸屬感[2]。要設立實物檔案室，還必須加強對實物檔案室的管理工作，通過制定相關的實物檔案室管理制度，從意識和行為上規范管理人員，加強對實物檔案室的安全管理和檔案維護，保障實物檔案室的各項設施運轉正常，從而促進實物檔案室發揮展示作用。

3 結論

實物檔案收集以及管理工作對社會發展有一定影響，在人們行為信息逐漸增多的前提下，實物檔案的重要性逐漸顯現出來，并且實物檔案的收集與管理工作逐漸成為社會關注的重點內容。由于現階段實物檔案管理工作存在檔案管理行為不規范等問題，不利于保證實物檔案發揮其重要作用，而通過明確實物檔案收集范圍以及加強實物檔案對信息的收集力度等措施，能保證實物檔案收集、管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]邵鵬.淺議如何做好實物檔案的收集與管理[J].民營科技，2017，（06）：75.

[2]王秋.如何加強財政檔案管理工作[J].黑龍江史志，2015，（11）：178.endprint