小學學籍檔案管理的重要性與信息化管理策略

周海珍

摘 要：學籍檔案記錄了學生在校期間的學習情況、獎懲情況、思想品行考核情況以及社會實踐活動情況等，是學生整個在校學習生涯的真實體現。隨著學生各類信息資料數量和范圍的增加，對學生的學籍檔案管理工作提出了更高要求，傳統學籍檔案管理理念和方式顯然已不能滿足要求，實現學籍檔案管理的信息化勢在必行。基于此，本文首先分析小學學籍檔案的主要內容及作用，然后探討當前小學學籍檔案管理存在的問題，最后著重論述小學學籍檔案管理實現信息化的有效途徑。

關鍵詞：學籍檔案；信息化管理；問題與策略

隨著新課程改革的深入發展，學校迎來了發展的黃金時期，學校規模逐漸拓展，招生人數也逐漸增多。與此同時，學生檔案信息數量也越來越多，這對學籍檔案管理工作而言是一項巨大的機遇和挑戰。若學籍檔案管理工作不到位，就會直接影響學生的轉學、升學等。故學校必須充分認識到學籍檔案管理的重要性，從多方強化學學籍檔案管理工作，為學校和學生的發展奠定堅實基礎。可見，研究小學學籍檔案管理及其信息化管理策略極具現實意義。

1 小學學籍檔案的主要內容

小學階段是學生正式步入人生學習的開端，學籍檔案的建立也是后續學習、生活和工作的重要基礎，因此，在學生入校后學校就應積極落實相關信息資料的調查、收集和歸檔工作。具體而言，學校應做好新生入學注冊登記手續、學籍卡片、學籍變更情況、學生在校期間的學習情況、社會實踐活動情況、獎懲情況、思想品行考核情況等[1]。每歸檔一項資料、一條信息，都應建立在多方調查和考證的基礎上，確保歸檔學籍檔案資料的真實性和完整性。此外，對于學生的家庭情況、社會關系等也應納入歸檔范圍，以便后續查閱利用。

2 學校學籍檔案的重要性

社會經濟的快速發展使得流動人口數量增加，這為學籍管理工作的開展增加了難度，建構全國范圍的學生基礎數據庫，詳細記錄全國范圍每位學生的學籍信息，可為學生義務教育經費保障、資助、事業統計與日常管理、正確決策提供直觀的、準確的數據參考[2]。教育部辦公廳已在2014年正式啟用全國中小學學籍信息管理系統，為所有在校學生均制定了電子學籍，做到了學籍的全國聯網，使用學生身份證號碼建立學籍，一人一籍，籍隨人走，還涉及到學籍正常變動（如升學、升級）與非正常變動（休學、死亡，轉學、復學、輟學等）行為處置的方法及流程。電子學籍系統的建設與應用，為教育部門各項工作（如學生資助、經費管理、招生入學、學生轉學等）的開展提供了便利性，有效避免已取得學籍的學生在其它年紀重報學籍，達到了不漏報、重報、虛報學籍的效果，提高了工作準確性，增強了工作效率，意義重大。以學生轉學為例，可由轉學學生本人或法定監護人持相關證件材料向流入地就讀學校提交轉學申請，詳細轉學手續則從流入地教育行政部門至流出地教育行政部門提交辦理，使整個轉學辦理流程更簡單，縮短了轉學時間，還避免了學生為轉學手續的辦理而在兩地反復奔波，為流動人口隨遷子女就學帶來了便利。

3 小學學籍檔案管理存在的問題

就當前小學學籍檔案管理工作的現狀來看，仍然存在以下幾個問題：一是未能充分重視學籍檔案管理工作。具體而言，一些學校對學籍檔案認識不深、不全面，未能認識到學籍檔案的價值，在實際工作不重視學籍檔案管理工作，造成信息歸檔不全、真實性有待考證等問題。加之在制度方面缺乏有力支撐，使得學籍檔案管理工作缺乏規范性，管理質量和效率都比較低下。二是缺乏創新意識和理念。在信息網絡時代，學籍檔案管理的信息化建設是應重點解決的問題，但很多學校受資金、環境條件、人員等因素的限制，使得學籍檔案管理信息化建設始終停滯不前，即便條件充足的學校，也因領導者缺乏信息化意識和創新理念，而無法有效開展學籍檔案管理的信息化建設工作。三是缺乏優秀管理人才。人才是開展學籍管理工作以及實現學籍管理信息化建設的重要基礎，但現目前很多學校的學籍檔案管理都是由兼職或是文化水平不高的人員擔任，這種綜合能力和素質都不高的隊伍很難滿足新時期對學籍檔案管理工作的要求。

4 強化小學學籍檔案管理的主要途徑

1.提高對學籍檔案管理的重視度。學生學籍檔案是一個教育單位必不可少的組成部分，必須實現統一管理，切忌任何個人或是部門據為己有。學校領導必須提高學籍檔案管理的重視度，堅持以《檔案法》為基礎，將學籍檔案納入日常重要工作范疇，同時積極創建檔案管理組織隊伍，由學校校長擔任組長，班主任和任課教師及其他工作人員也應積極參與，共同為學籍檔案管理工作中出現的各種問題出謀劃策，營造良好、積極的學籍檔案管理工作氛圍，實現學籍檔案管理工作與學校其他各項工作的同步發展。

2.完善學籍檔案管理制度。為使學籍檔案管理工作更加規范，學校應結合實際情況積極制定完善的學籍檔案管理制度。具體而言，可從三方面著手：一是實現檔案形成全程的制度化管理，每個環節都要有相應的制度做基礎，確保檔案歸類科學、編目清楚；二是落實學籍檔案移交與接收工作，相關手續和程序必須按照制度進行，該簽字的必須簽字，該監督的必須監督；三是編制系統檢索工具，為信息化建設提供制度保障，使檔案檢索體系不斷得到改進和完善[3]。

3.創新學籍檔案管理理念。一是明確學籍檔案服務的主要方向，各小學要清楚認識到學籍檔案管理工作是為學校服務的，只有明確服務方向才能實現與其他工作的協調發展；二是積極樹立信息化的發展理念，要知道在信息網絡時代學籍檔案管理的信息化建設是必然趨勢，學校應積極引入信息化知識、技術和設備，為學籍檔案管理的信息化建設奠定基礎，同時積極拓展學籍檔案利用渠道，促使檔案資源合理流動。

4、提高學籍檔案管理安全性。管理者可應用計算機高端技術來消除電子學籍檔案管理中可能出現的風險，如對學生信息系統作加密處理，并應用公開加密與嚴格加密的雙加密模式，其中公開加密主要用作學籍文件發送，而嚴格加密則主要用作學籍內容接收，如此即可保障電子學籍檔案內容更安全，維護學生權益。另外，技術人員還應對學生電子學籍檔案系統增設身份驗證，實現對學生電子學籍檔案訪問權限的控制，也屬于風險規避的可行舉措。

5.強化學籍檔案管理人員培訓工作。學校領導應努力創造條件給學籍檔案管理人員提供培訓或是進修的機會，讓他們鞏固自身知識的同時也能學習到更多實用的管理技能，不斷提高他們的工作能力和職業素養[4]；鼓勵檔案管理人員積極學習計算機知識和技能，尤其應強化對數據錄入、數據庫管理、網上信息篩選以及網絡管理等方面的學習，讓管理人員能熟練掌握計算機技能。

5 結語

綜上所述，小學學籍檔案是學生在校期間一切活動的真實、完整記錄，對學生后續的學習乃至是工作、生活都有重要影響，因此，學校應充分重視學籍檔案的管理工作。加之，信息網絡技術的迅猛發展，為各行各業的發展提供了新的挑戰和機遇，學校學籍檔案管理工作開展信息化建設也是勢在必行的。因此，各小學校應緊密結合實際情況，深刻認識學籍檔案管理工作的重要意義，并正視自身存在的問題，積極落實學籍檔案管理工作的信息化建設，實現學籍檔案管理工作質量和效率的有效提升。

參考文獻

[1]于斯音，于蘇普.巧用Excel做好中小學生學籍管理系統關鍵技術初探[J].中學教學參考，2015（33）：94-95.

[2]劉穎艷，張國瑞.學籍檔案管理改革方向分析[J].現代交際，2016（07）：233.

[3]許懷玉.成都市小學生學習信息化管理的問題及對策研究[D].四川師范大學，2015.

[4]唐風華.學籍檔案管理存在的問題及解決建議[J].陜西檔案，2014（05）：46-47.endprint