科研單位檔案管理工作的創新探討

司英云

摘 要：檔案管理是科研單位管理工作中的重要內容之一，保存了科研單位的研究成果，是豐富的資源寶庫，能夠為科研人員開展工作提供各種素材。科研單位必須重視檔案管理工作，不斷創新工作方法，確保最大限度發揮出科研檔案的作用，更好的服務于單位的發展。本文將簡述科研單位加強檔案管理工作的意義，并分析了其現狀，最后提出了切實可行的解決策略。

關鍵詞：科研單位；檔案管理；創新

科研單位檔案管理工作涉及范圍較大，也非常復雜，需要檔案管理人員投入足夠時間與精力，才能提升檔案管理工作水平，這對其提出了極高要求。只有及時收集、整理和保存科研單位形成的各種文件資料，才能保證檔案管理工作效率，為科研人員開展工作提供方便。對此科研單位需要對檔案管理工作進行創新，要積極引進先進的技術，讓檔案管理工作更加規范，為科研單位提供優質、便捷的服務。

1 科研單位加強檔案管理工作的意義

在科研單位加強檔案管理工作，對檔案收集、整理、保存和利用等環節進行規范，既能夠為科研人員提供可靠依據，還能促使科研單位工作效率不斷提升。對此科研單位必須充分認識到檔案管理工作的重要性，要設置專門的檔案管理部門，妥善保存各項科技成果，確保日后科研人員有足夠多的參考資料[1]。隨著時代的發展，現代信息技術也被應用于社會各個領域，科研單位還要對檔案管理工作進行創新，讓其更加完整與規范，明確檔案管理工作職責。這樣才有利于科研檔案的開發與利用，真正發揮出其服務科研單位發展的作用。

2 科研單位檔案管理工作的現狀分析

（一）重視程度不夠

當前科研單位在一定程度上忽視了檔案管理工作，也缺乏有力支持，過于注重新項目研究與新技術開發，不重視科研期間形成的檔案信息數據，也沒有及時予以保存。科研檔案支撐與輔助作用得不到體現，且管理工作環境也較差，導致科研檔案的信息價值不斷下降。在我國經濟快速發展過程中，科技水平也并不斷提升，科研單位檔案管理工作的重要性也越來越凸顯，需要各方人員增強責任感，牢記使命，積極探索檔案管理工作的新方法。

（二）忽視安全工作

在科研單位檔案管理過程中，僅僅執行了國家檔案管理制度，沒有結合自身特點建立相應的保護制度度，也未明確流程標準，科研單位保密認定范圍也不明確，缺乏清晰的職責。雖然有很多科研單位在檔案管理中應用了信息系統，但是系統安全保密性卻很低，檔案信息容易被竊取，從而造成嚴重的后果，為單位帶來巨大的損失。同時檔案管理人員的安全意識和保密意識也不強，不能采取有效措施防止科研檔案數據丟失的問題，這樣不利于科研檔案的完整性。

（三）工作方法落后

科研單位檔案管理工作方法長時間得不到更新，至今仍然停留在資料收集、整理、錄入、你查我借、你問我答等層面上，未形成有特色的科研檔案信息資源，也缺乏了主動性、動態性與便捷性[2]。做好檔案管理工作，可以更好的服務于科研單位，但是由于工作方法的落后，導致很難將科研檔案的價值體現出來。檔案管理人員不能只是簡單的保存科研成果，讓檔案數據不泄露和損壞，更要將科研檔案應有的價值挖掘出來。很多檔案管理人員未意識到這一點，滿足于現狀，不注重對檔案管理工作進行創新，這點需要盡快進行改善。

3 科研單位檔案管理工作的創新策略

（一）創新科研檔案管理理念

科研單位創新檔案管理工作，能夠滿足新時期要求，檔案管理人員必須具備較強的創新意識，盡快轉變自身的思想觀念，把專業檔案知識與最新理念集合起來，不斷提升科研檔案管理工作水平[3]。檔案管理人員要改變以外的被動工作方法，不能“等、靠、要”，要從封閉的思想中走出來，既要重管理，還要重利用，主動提供服務。檔案管理人員還要從科研單位發展大局出發，主動參與到服務單位中心工作，逐步擴大檔案管理工作范圍，及時收集、保管和利用好各項科技檔案。科研單位也要將把科技檔案管理人員納入科研課題小組中，滿足檔案為課題研究服務提出新要求，同時對檔案的收集整理起到積極作用，有力推動科研單位經濟效益與社會效益都得到提升。

（二）創新科研檔案管理制度

科研單位要盡快完善檔案管理體系，明確檔案管理人員的工作職責，并加大監督與管理力度，在人員、經費和設備上給予足夠的支持，確保科研檔案管理工作能夠順利開展。科研單位不必須健全檔案管理制度，需要從科研檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索及利用等方法入手，盡快建立起與之相應的管理制度，其中檔案收集為起點，在整個檔案管理工作中占有重要地位。科研單位檔案不僅類型較多，也比較分散，有著極強的專業性，對此需要盡快建立起完善的科研檔案收集制度。檔案管理人員要結合科研單位具體情況，嚴格把關，確保每個進檔材料手續完備、表述準確、觀點明確，同時還要認真鑒別，確保歸檔的科學性與規范性。科研單位還要督促檔案管理人員與各部門加強聯系，及時將單位中具備潛在價值的文件材料收集起來，只要出現遺失的情況，應該第一時間進行查找補救，保障檔案信息的完整性與真實性。

（三）加快科研檔案信息化建設

科研單位要引入先進技術與設備，應用計算機開展信息管理工作。科研單位應結合自身實際情況，用好計算機，建立局域網，納入各類科研檔案，逐步建設為檔案信息中心，同時開發檔案管理自動化軟件，形成檔案信息管理網絡。這樣能夠有效提升辦公效率，為科研人員查找資料提供方便。要在遵循保密條件的基礎上，通過對網絡技術的應用，確保檔案信息資源得到貢獻，并建立起安全、可靠的檢索系統，這樣科研人員才能輕松查找到所需資料，閱讀起來也更加方便。在科研單位檔案管理信息化建設過程中，還需要在設備上予以完善，盡快購置計算機、掃描儀、復印機等先進設備，為檔案管理工作的正常進行提供可靠保障。

（四）加強檔案管理人員素質培養

科研檔案管理是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員要有豐富的專業知識，具備較高的思想政治覺悟。對此科研單位要定期開展對檔案管理人員的培訓教育工作，讓他們學習最新的檔案專業知識，了解國家檔案管理方法的法律法規，在提升檔案管理人員業務技能的同時，也能促使其養成認真負責的態度，能夠嚴格落實各項規章制度，做好科研檔案管理各環節工作，這樣才不會出現紕漏，確保了科研檔案的保密性與安全性[4]。同時對于檔案管理人員而言，也要清楚意識到學習的重要性，積極參與到科研單位組織的各種學習活動中，盡快掌握新知識，并注意在日常工作中總結經驗。檔案管理人員要加強學習，將業余時間利用起來，認真思考科研檔案管理工作的創新方法，這樣才能更好的勝任這項工作，不斷提升科研檔案管理工作水平，為科研單位的發展作出自己應有的貢獻。

4 結語

總之，科研檔案不同于普通檔案，不僅專業性極強，內容復雜，同時對保密性、安全性要求更高，主要出現遺失等問題，將造成非常嚴重的后果。對此檔案管理人員對此要有足夠的重視，盡快更新自己的思想觀念，注重改進工作方法，提升科研檔案管理工作效率。而科研單位也要為檔案管理工作提供更多的人力、物力和財力支持，建立完善的規章制度，督促相關人員嚴格落實，這樣才能確保科研檔案管理工作取得更大成效。

參考文獻

[1]王宏月.科研單位如何推進檔案數字化建設[J].蘭臺內外，2015，（06）：22.

[2]楊衛平.實現科研設計單位檔案信息化建設的管理途徑探討[J].現代經濟信息，2015，（05）：57-58.

[3]李春麗.淺談科研單位的科研檔案管理工作[J].蘭臺世界，2014，（4）：54-55.

[4]楊娟，和麗萍.加強科研單位科技檔案管理工作的思考[J].產業與科技論壇，2014，（13）：255-256.endprint