醫院科研檔案管理的失范及規范研究

摘 要：隨著我國醫療事業的發展，特別是醫院醫學科研以及醫學實踐的發展，醫院科研檔案管理工作顯得尤為重要。然而醫院科研檔案管理意識薄弱、科研檔案管理制度不完善等難以適應醫療科技及醫院科研的發展。基于此，本文在概述醫院科研檔案管理工作特點的基礎上，分析醫院科研檔案管理的失范之處，繼而提出規范醫院科研檔案管理的舉措。

關鍵詞：醫院科研；科研檔案；檔案規范

醫院在進行科研活動時形成的科研檔案是一種具有一定保存價值的文件材料，能夠真實地反映出醫院開展醫學科研和實踐的情況，同時也是醫院檔案中的一個重要組成部分。對于醫學科研檔案，如果能夠保存完善和有效地利用，能夠提高醫院的科研管理水平，更甚者能夠促進我國醫療事業的進步。

1 醫院科研檔案管理的特點

醫院科研檔案可分為醫院科研項目檔案、醫院科研文書檔案、醫院科研成果檔案。醫院科研檔案中的項目檔案是其主要科研重要部分，項目檔案又包括了項目的申報說明、申報書、項目合同書、項目取得的成果以及結題證書等；醫院科研檔案中的文書檔案是其檔案重要部分，是醫院開展科研活動的一個重要依據和參考的標準，其中包括了醫院科研制度、醫院的醫療規定以及科研管理文件。醫院科研檔案中的成果檔案是項目結題時取得的科研成果，包括發表的論文、獲得的獎項、申請的專利等等。

醫院科研檔案管理是具有成套系統的，每一個都具有獨具特色的專題。在實際的檔案分類過程中也是具有一定的系統性，根據其具體內容來進行分門別類。但是這個管理形成系統的過程是漫長的過程，因此需要具有較強的聯系性，進而使得科研檔案不會受到時間和整理周期的影響。此外，醫院科研檔案管理專業性比較強，因此在實際的管理過程中一定要注意專業的類別，實現檔案管理的專業性。

2 醫院科研檔案管理失范的表現

（1）檔案管理意識薄弱

在檔案管理方面由于工作較為瑣碎，進而導致了工作人員對于檔案的整理和收集的意識不夠強。在一個課題完成之后，文件材料的歸檔包含了對于整個課題的計劃、項目立項的批文、項目的合同以及成果的鑒定等許多十分重要的資料。但是由于重視文件收集而輕視材料積累的意識影響使得實驗記錄和數據分析等方面缺乏記錄和跟蹤，加之對歸檔的意識比較淡薄導致了工作人員的記錄不夠完整，進而導致檔案失去價值并且影響整個研究計劃。只有具有完整而系統的檔案管理規章才能夠實現科研管理水平的不斷提高，進而實現醫院科研能力的提高和醫療水平的不斷提高。由此可見，科研檔案管理的意識十分重要。

（2）檔案管理制度乏力

醫院科研管理部門在管理計劃的制定過程中，由于沒有將科研檔案的管理與實際的科研活動進行同步記錄和落實導致了科研檔案管理出現不完善和可行性不高等問題。由于監督機制的不健全導致了科研文件的材料不夠完整，歸檔率不高，進而使得科研檔案管理的開發利用效率不高。此外，由于醫院科研檔案管理工作人員的工作態度不夠嚴謹使得歸檔規章與實際工作相脫節，進而導致了工作效率低下，檔案管理工作人員工作的積極性和主動性不高。

3 規范醫院科研檔案管理的舉措

（1）完善醫院科研檔案管理標準

建立和完善醫院檔案管理制度，實行制度化、規范化管理，從科技檔案的形成、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環節都有具體而明確的規定。制定并完善包括《檔案管理組織體系及職責》《科研文件材料整理歸檔操作手冊》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度及檔案調閱制度》等一系列制度，對包括科研檔案在內的醫院全部檔案實行統一管理，明確科研管理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任，自上而下地形成了科研檔案管理網絡。只有建立科學有效、適合本單位管理要求的檔案管理規章制度，才能保證科研檔案管理實現制度化、規范化、標準化，確保科研檔案的系統、完整、安全。

（2）加強科研檔案跟蹤管理

一方面，醫院科研管理部門應切實把科研檔案管理納入科研管理制度之中 與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合 實行同步管理，將下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求，檢查計劃劃進度同時檢查文件材料形成情況，評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案管理部門同時出具專題歸檔情況證明書材料。從項目一開始就著手抓科研材料的完整、準確及系統工作，保證檔案材料齊全完整，對科研檔案材料的形成和積累，做到提前把關。另一方面，嚴把歸檔關，提升科研檔案的質量管理。一項科研成果檔案一旦形成，它的完整、準確、系統性就已經客觀存在了，如需補救是很困難的，所以對于檔案材料的形成和積累須實行全程跟蹤管理。檔案部門指導項目組檔案管理人員開展檔案的預立卷工作，加強對項目組科研檔案管理工作的檢查和監督，通過階段性檢查工作，及時掌握各階段項目的完成情況、數據等形成情況、預期形成的文件和項目組下一步的工作安排等，對科研檔案形成全面的制約與跟蹤管理。

（3）加強科研檔案管理人員培訓

科研檔案的每一項工作都是通過檔案管理人員的行為來實現的。檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理水平 提高檔案人員素質是實現檔案管理的重要基礎。首先，檔案管理人員要接受專門的檔案理論教育，具備扎實的檔案管理知識和專業技能。要掌握科研檔案資料分類、管理等相關理論知識，對應歸檔的材料做到心中有數，以利于全程跟蹤收集檔案資料； 其次，針對科研檔案專業性強、內容復雜、載體類型多樣等特點，檔案管理人員也應掌握一些醫學科研、外語、計算機等相關學科知識，因此，可通過多形式、多途徑的培訓，來努力提高自身的業務知識和能力，使科研檔案管理工作順應醫院和社會發展要求。再次，檔案管理人員應具備良好的職業道德修養嚴格遵守保密制度 保護科研工作者和單位的合法權益 檔案管理人員要有較強的責任感，樹立科研檔案管理為科研人員服務的工作理念，改進服務方式。

（4）加強科研檔案信息資源開發

科研檔案是醫院從事科學研究工作的寶貴財富，醫院科研檔案管理工作的根本目的是不斷滿足醫院各級衛生技術人員對檔案利用的需要，促進臨床科研與學術交流活動的開展。在現代科技飛速發展的今天，要提高醫院科研檔案的利用率，就必須具有創新意識，不斷挖掘醫院科研檔案的利用價值。科研檔案管理要將計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化手段應用到醫院科研檔案的收集、歸檔、整理和加工等各項環節中來，使科研檔案管理能更迅速、更準確、更便利地獲取科研信息，進行數字化、科學化處理及保存，逐步建立科研檔案網絡管理系統。同時，做好醫院科研檔案的開發工作，還要做好檔案信息深層次、多方式的加工，開展不同層次、不同類型科研檔案的編研工作，為醫院積累更多、更有價值的科技信息，促進醫院科研創新能力的提升。在科研檔案開發工作中要勤于思考、不斷總結，結合醫院發展戰略和各項目特點，從中找出具有規律性的管理方法，準確理解和有效滿足檔案利用者的利用需求，為提高醫院管理水平、創造管理效益、提升醫院競爭力等發揮獨特的服務作用。

參考文獻

[1]谷士鵬.試析醫院科研檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014，（2）.

作者簡介

劉政（1978-），女，漢族，湖南省株洲人，株洲市婦幼保健院助理政工師。