淺談科研院所基建檔案管理

奚欽玲

摘 要：基建檔案是科研院所檔案的一個重要組成部分，是單位發展的見證者，也為許多工作的開展提供利用。基建檔案的收集、整理工作存在許多問題與困難。為增強基建檔案的管理，應當提高檔案意識，注重檔案人員的素質提高，規范歸檔程序，合理開發利用基建檔案，讓基建檔案發揮更大作用。

關鍵詞：科研院所；基建檔案；管理

基建檔案是科研院所檔案的一個重要組成部分，是整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當保存的文件。隨著科研院所的發展壯大，為改善科研環境和設施，基本建設項目不斷新增或改擴建，基本建設中所形成的檔案資料及利用頻率也隨之增多。科研院所基建項目資料的完整性，直接影響著基建項目的竣工驗收、使用、維修及改擴建等，還是科研院所建設發展的歷史憑證及建設參考。如何加強科研院所的基建檔案管理，是每個檔案工作者需要思考的問題。

1 基建檔案的特點

1.1 資料數量大

基建檔案包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料與載體的文件材料1，涵蓋了包括地質、環境、消防、通信、結構、給排水、供電、空調等多種專業材料。

1.2 資料來源廣

基建項目從開工到竣工驗收，涉及到各專業單位的參與，包括測繪、土建、設備、財務等，所產生的文件材料也就來自不同的專業單位，使得基建檔案資料的來源非常廣，給收集工作也帶來了一定的難度。

1.3 收集持續時間長

科研院所的基建項目一般要經過研討、立項、施工、竣工等多階段，從前期立項、審批到最終竣工驗收投入使用，會持續一個相當長的階段，這就使文件材料的收集也會相應持續一個較長的時間。

2 基建檔案管理存在的問題和不足

2.1 資料收集難度大

基建檔案的特點決定了檔案資料的收集存在一定的難度。檔案資料專業性強，又極易分散在不同的部門和人員手中，資料來源廣，而提供資料方只是在自己領域專業的人員，對基建檔案的規范、要求等不熟悉，也會導致提供的資料不全、不合規范等，如紙張要求、內容要求等。這些都給基建檔案資料的收集帶來了難度。

2.2 歸檔人員的專業性有待提高

科研院所的檔案人員一般為兼職人員，對單位的文書、科研、設備檔案的專業程度相對較高，而基建檔案因為形成時間長、基建項目之間間隔時間也相對較長，造成檔案人員對基建檔案業務的熟練程度要低些，對資料的整理規范如完整性、圖紙的折疊等相對生疏。一旦需要組建新的基建檔案，這些不足就會凸顯。隨著單位的發展，對檔案人員在基建檔案方面的要求也日益提高。

3 對策

3.1 轉變觀念，提高檔案意識

科研院所的檔案工作是一項服務性的基礎工作，默默記錄著單位的發展歷程，為一線科研人員及行政后勤部門提供檔案利用，它不會直接產生收益，卻為單位發展規劃、整修改造提供依據。基建檔案工作人員要認識到自身工作的重要性，提高檔案意識，提高相應的檔案專業素質，更好的完成基建檔案的管理工作。

3.2 組織培訓，提高工作素質

檔案工作人員的素質直接關系到基建檔案形成的質量。要定期組織或參加相關檔案培訓，提高檔案工作人員的工作能力。同時要注重檔案工作人員對基建項目相關知識的培訓，做到心中有數，才能更好的提高檔案工作成效。

3.3 規范程序，提高歸檔效率

基建檔案資料比較分散，持續時間又比較長，給收集工作帶來了一定難度。為了提高歸檔效率，基本建設項目的檔案資料收集工作要與項目建設同步。在基建項目規劃初期，就應做好資料的接收準備，責任到人。提前劃分基建項目各環節材料的負責人，完成一階段、提交一階段。在項目竣工時，完成所有資料的收集，及時歸檔。

3.4 合理保管，重視檔案利用

完成對基建材料的收集后，嚴格按照《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》的基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表，對基建材料分類歸檔、保管。當前檔案庫房存放的基建檔案都是采用傳統的裝訂成冊的立卷方式，不便于查看和復印。是否可以按照文書檔案的歸檔方式，以件為單位，組卷后不裝訂，這樣方便抽取和復印。基建檔案的意義之一就是提供利用，對每次檔案借閱利用要登記，定期分析，為今后的歸檔工作提供參考。

4 結語

科研院所的基建檔案管理工作相對業務工作來說只是一個不起眼的基礎性工作，但它與其他行政后勤工作一樣，為業務部門的工作提供保障，隨著時間的推移，基建檔案的利用會越來越頻繁，它的價值也會逐步體現。在基建檔案的收集整理過程中會遇到許多困難，檔案管理工作人員應當從自身出發，努力提高自身素質，更規范、及時的完成基建項目材料的收集和歸檔，為單位發展添磚加瓦。

參考文獻

[1]基本建設項目檔案資料管理暫行規定.常用檔案法規大全.165-171

[2]陳國容，羅丙軍.淺談高校基建檔案之管理[J].物流工程與管理，2009，3（31）：158-160.

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[4]秦紅.淺談高校新校區基建檔案收集的難點和對策[J].大眾科技，2016，18（12）：105-106.