公有住房檔案的規(guī)范化管理探討

張燕

摘 要：進入21世紀以來，在社會經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展迅速。對于公有住房來說，屬于房地產(chǎn)中非常重要的一個項目，為了公有住房信息化管理得到有效完善，便有必要做好公有住房檔案的管理工作。本課題在分析公有住房檔案管理現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上，進一步對公有住房檔案的規(guī)范化管理進行分析，希望以此為公有住房檔案規(guī)范化管理效果的增強提供有效建議。

關(guān)鍵詞：公有住房；檔案管理；規(guī)范化

近年來，隨著我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴大，公有住房數(shù)量不斷增多，公有住房檔案管理水平已取得一定進步與發(fā)展。同時，為了順應時代發(fā)展潮流，滿足日益增長的檔案管理工作要求，公有住房檔案管理的工作重心逐步向分析現(xiàn)存問題及提出規(guī)范化管理措施轉(zhuǎn)變。其中，檔案管理又稱檔案工作，指檔案管理機構(gòu)采取檔案管理措施有效提取檔案信息面向社會大眾提供檢索服務的工作過程，包括檔案提供、檔案編輯、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案檢定、檔案整理及檔案收集等環(huán)節(jié)，屬于我國檔案事業(yè)的基本組成部分[1]。鑒于此，本文針對公有住房檔案規(guī)范化管理的研究具有重要意義。

1 公有住房檔案管理現(xiàn)存問題分析

從現(xiàn)狀來看，我國公有住房檔案管理還存在一些較為明顯的問題，問題的存在容易使公有住房檔案管理的水平難以得到有效提高。總結(jié)起來，具體問題如下：

1.1 缺乏健全機制

從現(xiàn)階段我國公有住房檔案管理水平來看，仍停留于粗放型階段，檔案事業(yè)起步晚發(fā)展迅速，一部分檔案機構(gòu)對于公有住房檔案規(guī)范化管理的重視程度有待提高，檔案機構(gòu)存在管理力度不足及管理職責劃分不明確的問題，尤其是管理職責劃分不明確，直接影響公有住房檔案管理的工作效率，少部分檔案機構(gòu)缺乏健全的管理機制，無法全面開展公有住房檔案管理工作，無法全面發(fā)揮公有住房檔案管理作用，不僅嚴重影響公有住房承租人的正常利益，還存在埋下其他隱患的可能性造成不可預估性損失。

1.2 素質(zhì)水平不齊

受檔案管理工作勞動強度大且薪資待遇差的限制，缺乏專業(yè)復合型公有住房檔案管理人才，或檔案管理人才流轉(zhuǎn)速度快，或檔案管理人才從業(yè)意愿不足，無法形成具有區(qū)域特色的公有住房檔案管理人才隊伍，是造成公有住房檔案管理人員整體素質(zhì)水平參差不齊的主要原因[2]。同時，公有住房檔案管理工作量龐大，檔案管理工作流程復雜，涉及多個部門有機協(xié)調(diào)與配合，存在著一定的管理難度，一旦管理人員工作水平不足，或缺乏工作經(jīng)驗，或知識領(lǐng)域狹窄，嚴重影響公有住房檔案管理的工作進度。

1.3 管理手段落后

與其他管理工作相比，檔案管理工作內(nèi)容較為復雜，包括檔案提供、檔案編輯、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案檢定、檔案整理及檔案收集等環(huán)節(jié)[3]。然而，從現(xiàn)階段我國公有住房檔案管理水平來看，受成本投入因素的影響，一部分檔案機構(gòu)過于信息化基礎(chǔ)過于薄弱，信息技術(shù)引進及管理手段更替的速度過于緩慢，一旦檔案管理手段落后，或管理方法單一，或管理效率低下，極易造成檔案機構(gòu)在實際管理過程中存在著一定的盲目性，資金無法發(fā)揮預期效果，反而增加成本投入，影響檔案管理效率及檔案信息檢索準確性。

2 公有住房檔案規(guī)范化管理的措施

在上述分析過程中，認識到公有住房檔案管理潛在一些較為明顯的問題，因此有必要采取行之有效的加強措施。總結(jié)起來，具體措施如下：

2.1 樹立現(xiàn)代化管理思想

在實際管理的過程中，檔案機構(gòu)主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅持實事求是的工作原則，加大對于規(guī)范化管理公有住房檔案的重視程度，特別是領(lǐng)導干部必須統(tǒng)一思想觀念，端正自身態(tài)度，摒棄錯誤認識，從根源上認識到規(guī)范化管理公有住房檔案的重要性，形成高效全面、踏實肯干的工作作風，積極引進科學的管理方法及管理手段，將規(guī)范化管理共有住房檔案視為提高檔案管理效率及有效提取檔案信息的唯一途徑，納入建設(shè)新型公有住房檔案管理體系的戰(zhàn)略高度[4]。同時，管理人員做到“解放思想、轉(zhuǎn)變理念、統(tǒng)一認識、增強水平”，意識到規(guī)范化管理公有住房檔案的必要性及緊迫性。

2.2 增強素質(zhì)水平

在實際管理的過程中，檔案機構(gòu)主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅持以人為本的工作原則，加大對于人才引進及隊伍建設(shè)的重視程度，著重強調(diào)改變工作環(huán)境及改善工作條件，積極創(chuàng)造實踐鍛煉機會，做到“壓擔子、交任務”，充分發(fā)揚艱苦卓絕精神，進一步增強管理人員整體素質(zhì)水平，提高檔案管理工作效率，并且管理人員以公有住房檔案管理工作任務為中心，緊密團結(jié)人民群眾推動檔案管理工作開展，以黨的群眾路線為指導強化人才隊伍的戰(zhàn)斗力及凝聚力[5]。同時，將實踐鍛煉與崗位培訓相結(jié)合，組織一系列崗位培訓，有目的性、有針對性及有計劃性舉辦工作研討、業(yè)務講座及短期集訓等活動。

2.3 完善管理機制

在實際管理的過程中，檔案機構(gòu)主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅持具體問題具體分析的工作原則，加大對于規(guī)范化管理公有住房檔案的重視程度，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理機制，明確公有住房檔案信息收集范疇，例如：房屋使用權(quán)變更情況、房屋租賃期限、家庭成員基本信息、房屋權(quán)屬證明材料及房屋來源證明材料等，尤其是紙質(zhì)檔案，及時建立電子檔案，逐步構(gòu)建具有區(qū)域特色的公有住房檔案數(shù)據(jù)庫，促使檔案管理工作與信息檢索業(yè)務相銜接，并且結(jié)合公有住房類型組建與其對應的檔案目錄，實現(xiàn)統(tǒng)一查閱、統(tǒng)一管理，有助于形成“賞罰分明、擇優(yōu)晉升、鼓勵競爭、著重實效”的工作作風。

2.4 組建管理平臺

在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大背景下，將信息技術(shù)與公有住房檔案管理相結(jié)合，組建具有企業(yè)特色的信息化公有住房檔案管理平臺，是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。因此在實際管理的過程中，檔案機構(gòu)主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅持可持續(xù)性發(fā)展的工作原則，做好信息技術(shù)的引進、應用及融合工作，利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及多媒體技術(shù)建立與公有檔案管理體系相匹配的公有住房檔案管理模型，常態(tài)化模擬公有住房檔案管理流程，制定公有住房檔案管理風險預防方案，做到“高效管理、有效提取”，為構(gòu)建數(shù)字化公有住房檔案管理體系奠定夯實基礎(chǔ)，進一步加快公有住房檔案管理模式的變革速度，向現(xiàn)代化發(fā)展目標前進。

2.5 提高管理標準

在實際管理的過程中，檔案機構(gòu)主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅持“為人民服務”的工作原則，加大對于規(guī)范化管理公有住房檔案的重視程度，提高公有住房檔案規(guī)范化管理的工作標準，樹立管理人員安全意識，以符合《檔案信息化建設(shè)實施綱要》為前提，通過數(shù)據(jù)備份、設(shè)立防火墻及實名認證等方法保證檔案管理工作的安全性，并且重視公有住房檔案信息監(jiān)管環(huán)節(jié)，力求“無權(quán)用戶進不來、有權(quán)用戶改不動”，定期更換系統(tǒng)口令清理系統(tǒng)緩存升級軟件硬件，做到“一機一用”，尤其是少部分保密程度高的檔案信息進行區(qū)域隔離。此外，加大對于檢索工具及應用軟件的研發(fā)力度。

3 結(jié)語

通過本文探究，認識到現(xiàn)狀下公有住房檔案管理工作存在一些較為明顯的問題，例如：管理機制問題以及管理方法缺失問題等等。因此，有必要樹立規(guī)范化管理措施，加強管理水平，完善相關(guān)管理機制，并組建現(xiàn)代化管理平臺，提升檔案管理標準。相信從以上方面加以完善，公有住房檔案管理的規(guī)范化程度將能夠得到有效提升，進一步為公有住房事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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[3]羅艷.如何實現(xiàn)住房保障管理中心檔案管理的規(guī)范化科學化[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013，32：125.

[4]潘世萍，張靜，崔曉婧.行政審批檔案規(guī)范化管理體系的構(gòu)建——以北京市住房城鄉(xiāng)建設(shè)系統(tǒng)為例[J].北京檔案，2014，06：13-16.

[5]何玉顏.淺談公有住房檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務，2016，11：115.