醫院辦公室檔案管理工作中的優化建設思路

楊曉宏

摘 要：隨著社會經濟的發展和技術手段的進步，醫院的新醫改政策有了更廣闊的實施空間，同時醫院的服務質量和水平也在不斷地提高和創新，而在這一過程中，對于醫院的檔案管理工作的要求也越來越高了。在進行社會管理的過程中，而對于新資料和新信息的管理工作需要有與之配套的先進的管理思想和管理機制。面對這一新的狀況，本文在這里就醫院辦公室檔案管理工作進行分析，并提出了一些優化建設思路，供各醫院參考。

關鍵詞：檔案管理工作；醫院辦公室；優化建設思路

一般情況下，一個醫院的檔案管理工作，主要負責管理醫院的病人的病例，除此之外，還需要對管理一些行政性文件。一個醫院的整體管理水平如何，和這個醫院的檔案管理工作水平息息相關。只有真正的做好一個醫院的檔案管理工作，才能夠從根本上提升一個醫院的決策能力，使得醫院的各項業務得以有序運行，從而提升醫院的業績水平，促進醫院的快速發展，順應時代的發展趨勢，讓醫院在這個經濟發展的時代起到自己應有的作用。

1 我國醫院辦公室檔案管理的現狀

隨著時代的發展，醫院的綜合管理水平也在不斷的提高。檔案管理工作作為醫院管理工作中極其重要的一項，在實際的運行中，還存在著諸多的問題，這些問題主要表現在兩個方面：①從醫院的檔案管理效率方面來看，一些比較大型的醫院在進行檔案管理的時候，是需要有一定的人力、財力和物力方面的支持的，并且需要醫院的相關部門能夠建立一套完善的制度來對檔案管理的工作流程進行一定的規范，從而使得檔案管理工作能夠更加高效的運行。②從領導的運行機制方面來看，針對于一個醫院的辦公室檔案還是需要進行統一化的管理。另外在進行檔案的綜合性管理的時候，在醫院的人力檔案的管理工作之外，還應該有文件檔案的管理[1]。

但是，在當今的醫院管理工作中，并沒有將檔案管理管理工作放在一個重要的位置，相關的工作人員對于檔案管理工作還不夠重視。并且在檔案管理工作的具體實踐當中，缺乏專業的工作人員配備，管理意識普遍落后，跟不上時代發展的潮流。這些最終導致了醫院檔案管理工作的滯后，從而影響到整個醫院管理工作的全面發展。

2 醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路分析

（1）在源頭上強化醫院辦公室檔案的管理

一個醫院的辦公室的檔案管理的源頭，主要指的是在檔案管理工作的開發方面的工作。具體來說，就是通過提升檔案管理人員的整體素質，從而從根本上提高一個醫院的檔案管理工作的工作水平和工作質量[2]。

要想從源頭上提高一個醫院的檔案管理工作的質量，就必須要重視一個醫院的檔案管理方面的人才的建設，選拔優秀人才，并做好人才培養工作，不斷的提升一個醫院的檔案管理人才的檔案處理能力，高效率的做好對相關的檔案的歸類和儲備工作。從而真正的實現對檔案的價值的有效使用，讓每一份檔案都能夠發揮其真正的作用。 這就要求相關的檔案工作人員能夠對搜集到的檔案信息和資料進行科學的處理歸類，并妥善保管，從而保證在日常的工作中可以快速的找到有利用價值的檔案材料，真正的發揮好一份檔案的價值[3]。

做好檔案的管理工作，除了對檔案管理人才具體工作能力方面的要求之外，還要求相關的工作人員要有強烈的責任心，只有有責任心的工作人員才能夠把工作真正的落到實處。這就要求院方可以將檔案管理工作成績的優劣也納入到醫院各項工作的年終考核中，對于那些在工作中盡職盡責的檔案管理工作人員，要給予充分的嘉獎，相應的對于那些工作不認真負責的工作人員也要給予一定的處罰，這種合理的獎懲措施也可以在一定程度上提高工作人員的工作積極性[4]。

（2）抓住重點，逐步深入

一個醫院的檔案管理工作不能永遠的只停留于表面，而應該深入。做好檔案工作并不僅僅的是對檔案進行機械的歸類處理和儲存，而應該深入到檔案的具體的內容中去，秉持著為整個醫院的各項工作職能認真負責的信念，才可能真正的深入進去，對檔案進行深入細致的分析和判斷的基礎上做好檔案的管理工作，真正的讓檔案物盡其用。在進行檔案管理的時候，不僅要注重工作的速度，更要注重工作的質量，要想保證檔案管理工作的質量，就要求相關的工作人員在進行檔案管理的時候必須要深入進去。

比如，在進行檔案的信息化管理工作的時候，工作過程中一定要注重對于信息化建設的流程，對所有的檔案信息進行從點到線，從線到面的分類，以確保相關的檔案信息都能夠科學合理的錄入到信息化的辦公系統之中，而沒有遺留的地方。

對于一個醫院來說，對現有的資源信息的挖掘和利用顯得極為重要，這就需要醫院在進行檔案管理的時候，要注意時時的利用現有的科技手段，對現有的檔案信息資料進行分析和處理，不斷豐富醫院的信息資源，并且不斷創新自己的工作方法，全面的提高醫院的檔案管理水平。

此外，做好一個醫院的檔案管理工作，必要的物質保障也是必不可少的，比如要有足夠的檔案存儲空間，尤其是對于紙質檔案來說，更是如此。當然對于電子檔案的存儲也是需要一定的空間的，除此之外還需要技術和設備方面的保。這也要求醫院對相關的檔案信息管理人員進行必要的培訓，以使得工作人員掌握必備的先進的工作技能，從而實現檔案管理工作的高效性。

任何一個醫院的檔案管理工作都是為醫院的綜合發展服務的，需要工作人員對檔案信息資源進行歸類和整理，從而使得檔案的存儲更加的科學，最大程度的提高對檔案的使用程度，從而在根本上提高一個醫院的整體水平。

（3）與時俱進，優化檔案管理工作

在進行醫院的檔案管理工作的時候，要樹立時代眼光，與時俱進，不斷的吸收先進的科學技術手段，來優化自己的檔案管理工作程序，從而在整體上提高自己的檔案管理水平。

對于一個從事檔案管理工作的人來說，不僅要求其業務能力，而且還要求其道德水。在實際的檔案管理工作中，常常由于相關的工作人員由于缺乏專業的培訓，而在進行檔案管理的時候，不能夠很好的對檔案進行管理和歸類，從而給檔案的后期查找和使用造成了極大的麻煩[5]。此外，在檔案工作的日常管理中，要堅持與時俱進的理念，培養檔案工作人員的安全防范意識，在秋季干燥的季節，要注意防火；在濕潤的雨季，要注意防潮，確保紙質檔案保存的完好性。若是電子檔案，則要確保相關存儲系統的安全性，可以增加防火墻等，防止木馬黑客等的侵入，此外還可以強化相關的登錄系統的身份認證。總之，一切的手段措施都是為了檔案資料的安全性和完備性，以確保醫院的檔案資料能夠在實際的工作中發揮其應盡的作用。

3 結語

綜上，一個醫院的檔案管理工作在一個醫院的各項工作職能中扮演著重要的角色。所以需要醫院的相關工作部門重視檔案管理工作，將檔案管理工作落到實處，提高相關的工作人員的業務能力，對相關檔案資料進行信息化的管理，從而保證檔案資料能夠在醫院的日常運營當中發揮好自己的作用。

參考文獻

[1]嚴莊婷，周翠蘭.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索[J].辦公室業務，2016，26（1）：94-94.

[2]張燕，高玉明，王偉.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索[J].中國保健營養，2016，26（11）：273-273.

[3]佟新格.新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路探索[J].辦公室業務，2016（17）：52-52.

[4]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2014（2S）：183-183.

[5]王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設的創新思路探析[J].辦公室業務，2016（24）：79-79.endprint