淺議信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

李延菲

摘 要：信息化背景下，各行各業的制度和技術也在不斷發生著變化。互聯網發展的速度飛快，在各個領域也實現了應用。尤其是在檔案管理領域，檔案管理的數據和信息比較龐雜，計算機網絡技術能夠幫助檔案管理更快實現科學化的發展，所以利用好計算機網絡信息技術是當前行政事業單位檔案管理工作的重點。檔案管理工作在整個行政事業單位業務中是比較重要的組成部門。本文將檔案管理的相關概念等作為切入點，重點討論信息化背景下的行政事業單位檔案管理工作。希望能夠給當前各地行政事業單位提供一定的參考。

關鍵詞：信息化；行政事業單位；檔案管理；科學化

行政事業單位的檔案管理工作對于國家的發展和經濟的建設等有一定的關系，對于人民的生活也有影響。當前隨著互聯網計算機技術的不斷進步，人們真正開始進入到信息時代。信息化背景下，行政事業單位的檔案管理也開始走上轉型之路。發展信息化建設能夠有效提高行政事業單位的檔案管理科學化，還能夠加快行政事業單位的各項改革深化。

1 研究背景分析

1.1 檔案管理概述

檔案管理也叫做檔案工作。主要是檔案管理相關部門對于接受到的檔案信息進行管理和整理的過程，是國家檔案事業的基礎組成部分。檔案將復雜的檔案進行收集、整理和歸檔等工作。原始的檔案通常包含的信息量比較大，其內容也比較復雜，為了能夠讓檔案管理工作變得更加有秩序性，所以開發了檔案管理部門。社會水平發展的越高，其對檔案的管理的要求也會更加嚴格，以此來滿足社會經濟等其他方面發展的需求，不斷推動檔案管理工作的進步。檔案管理工作經過了漫長的歷史時期，由最初的簡單人工管理到現在復雜的計算機檔案處理基礎，證明檔案管理工作一直都在進步的過程當中。

1.2 信息化背景下行政事業單位檔案管理現狀及問題分析

1.檔案管理制度不健全

當下行政事業單位的檔案管理工作開始受到社會不同領域的關注。行政事業單位內部的檔案管理部門工作出現了一些問題，需要專業人士的研究和改進。部門行政事業單位的檔案管理人員對于自身的工作缺乏足夠重視。很多地方的行政事業單位檔案管理流于形式，缺乏有效的監管措施。檔案管理在整個行政事業單位的工作中是相對比較重要的組成部分，雖然在平時不會發揮特別重大的作用，但是筆者認為檔案管理的水平也一定程度上體現行政事業單位的對外形象問題和業務管理水平。如果單位的領導部門和領導人員也忽略檔案管理制度，對相關部門的人員素質也不重視，那么很容易挫傷檔案管理部門工作人員的積極性和工作熱情。

2.管理資金投入較少

當前部門行政事業單位的管理資金投入比較少，部門領導認為如果投入的資金過多，會增加單位不必要的成本。造成了部分行政事業單位的檔案管理部門設備陳舊，檔案管理工作比較死板的問題。在當前信息化技術如此發達的環境下，仍舊有檔案管理部門利用手寫方式來記錄檔案。但是紙質檔案的保存難度比較高，容易造成丟失與破損。這給當前的行政事業單位的檔案管理造成了一定的障礙。

3.檔案管理人員的素質有待提高

檔案管理人員的綜合素質是檔案管理工作提升的核心。管理人員只有具備比較高的管理水平才能真正提升檔案管理工作的效率。在信息化背景下，檔案管理人員應當具備基礎的計算機網絡操作技術和檔案電子化操作技能。但是通過研究資料顯示，很多行政事業單位檔案管理人員由于缺乏信息化的意識，對于檔案電子化的操作也不熟悉，缺乏職業責任感，造成了檔案管理人員隊伍素質普遍偏低的情況出現。

4.檔案管理信息化思維意識落后

計算機和互聯網對于現代社會來說幾乎成為無法回避的重點話題，尤其是表現在互聯網對于各行各業的滲透。但是在行政事業單位的檔案管理部門，很多人的檔案管理信息化思維比較落后，認為只要采用傳統的方式就可以完成檔案管理工作，對于如何實施信息化建設缺乏動力，單純依靠上級部門的培訓和要求，導致了檔案管理工作的遲滯。

2 信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的必要性

2.1 加強檔案管理是信息化社會發展的必然要求

隨著時代的不斷發展，當前我國的社會經濟水平和人民生活水平都有了比較大的提升。尤其是對于我國的行政事業單位來說，傳統的檔案管理制度和模式已經不適應社會發展和人民的需求。所以信息化背景是行政事業單位檔案管理工作改革的新契機，能夠幫助檔案管理部門實現科學化，不斷完善相關的管理制度。

2.2 加強檔案管理是行政事業單位改革的重要措施

筆者認為檔案管理始終在行政事業單位的各項事務中占重要地位。當前行政事業單位的規模也在不斷的擴大，相應的檔案管理也要跟上單位總體發展的水平。檔案管理工作已經不是簡單的文書抄錄或者檔案的保管業務，通過信息化建設的過程，檔案的作用在未來將會更加突出。所以提升檔案管理人員的工作積極性，加強檔案管理工作，能夠進一步推動行政事業單位的改革工作。

3 提高行政事業單位檔案管理科學化水平的措施建議

3.1 增強信息化管理意識，重視檔案管理信息化建設

針對當前部分行政單位工作人員信息化管理意識比較薄弱的現象，首先要加強相關人員對于信息化檔案管理的相關了解。如果檔案管理人員具有良好的互聯網思維意識，就容易理解檔案管理科學化的內容和模式。但是如果檔案的管理人員缺乏信息化管理的意識，很難跟上現代信息化的潮流，進而影響到檔案工作的進步。所以對于當前各地行政事業單位的檔案管理工作，從領導層到下面的工作人員都需要轉變固有的檔案管理傳統意識，結合互聯網進行信息化管理。我們應當從自身的實際情況出發，把握行政事業單位檔案管理的科學化特點，對于一段時間以內的檔案信息化建設進行考查和改進。比如加大對于檔案管理信息化建設的資金，加快檔案電子化的相關工作，對檔案管理工作實施有效監管等。

3.2 提高檔案管理者的素質、建設專業的檔案管理隊伍

檔案管理人員的綜合素質是檔案管理信息化建設的核心與基礎。所以行政事業單位應當定期對于檔案管理人員進行信息化相關培訓工作。同時對于檔案管理信息化人才進行引進，提升整個管理隊伍的信息化水平。對于自覺學習信息化檔案管理技術并且取得一定成果或者有貢獻的工作人員給予一定的精神鼓勵和物質鼓勵。除了檔案管理相關知識的培訓之外，還要對他們進行思想政治教育和心理素質、創新能力等的培養。二十一世紀是人才的戰爭，所以提升檔案管理者的素質，組建富有信息化特點的檔案管理隊伍十分重要。

3.3 加大資金投入，營造良好的檔案工作環境

各地行政事業單位想要加快檔案管理工作的信息化建設，就不能缺少資金的投入，最大程度上創造比較好的工作環境。比如利用資金購置專門的檔案存放柜，在檔案室配備專業的消防設備等。另外，要利用好資金做好信息化硬件設備的購置。檔案管理部門的工作環境改善，能夠激發檔案管理工作人員的工作熱情和專業性，讓他們能夠使用這些方便快捷的檔案管理設備，全身心的投入到自己的檔案管理工作當中。

4 結語

當前部分行政事業單位的檔案管理部門在工作中表現出一些缺陷和問題，尤其是在信息化背景的沖擊下。如果行政事業單位沒有及時意識到自己的問題，難以適應當前社會發展的需求，無法真正為社會和人民群眾服務。將檔案管理工作賦予信息化的特點，健全相關的制度，營造更具有現代化的檔案管理環境。

參考文獻

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