淺談有色金屬礦山企業檔案管理工作

趙得飛

摘 要：企業檔案是在企業生產經營活動的形成的、具有保存價值的原始記錄，對于企業的生產經營活動具有輔助決策和憑證作用。本文通過對本單位檔案管理情況進行簡要闡述，并提出解決措施，以供各位參考。

關鍵詞：企業；檔案管理；措施

1 檔案管理工作情況

云南馳宏鋅鍺股份有限公司會澤礦業分公司是一家礦山企業，位于云南省曲靖市會澤縣礦山鎮，其生產經營活動主要圍繞地質、測量、采礦、選礦、充填等工作進行。其形成的檔案主要有文書檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案、地質檔案、測量檔案、采礦檔案、選礦檔案、設備檔案、科研檔案、實物檔案、聲像檔案。現存檔案，年代久遠的可追溯到上世紀60年代，大多數檔案都沒有經過規范規范整理歸檔，沒有檢索工具，查找利用較為不便。針對以上情況，會澤礦業分公司已采取了一定的管理措施，現與各位談談鄙人在工作開展中的一點感悟，希望能為各位在工作中提供一點幫助和參考。

2 檔案管理措施

（一）建立健全檔案管理制度

根據國家檔案工作標準和規范，結合分公司實際情況，建立健全檔案管理制度。以檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用與編研等檔案工作內容為依據，明確檔案主管部門及各單位（部門）檔案工作職責，并制定各項檔案工作內容的工作標準，明確歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔質量要求、檔案分類方案、保管要求、檔案利用方法及要求等。同時，建立檔案工作責任追究制度，對違反文件歸檔及檔案管理制度，發生檔案泄密、損毀等行為，明確相應的責任追究和處罰措施。

（二）制定檔案工作流程，規范檔案工作運行

檔案主管部門要根據國家檔案工作標準和規范，結合實際情況，制定各項檔案歸檔、整理、鑒定銷毀、查閱利用等工作流程，規范檔案工作開展。

（三）確定檔案分類方案

企業檔案的分類一般按專業性質來進行分類比較科學，按專業分類的最大特點是可以使專業嚴格分開，有利于將同一專業性質的科技檔案集中在一起，保證歸檔文件材料之間的系統性和完整性，便于從不同專業的角度提供利用。先將檔案劃分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案等大類，在各門類檔案下再劃分屬類，如下所示：

（四）確定檔號編制規則

檔號就是用代字和代號來概括地表示科技檔案的種類、內容和聯系，給人們以筒明統一的符號。通過編號，可以固定科技檔案整理的順序，以便于查找調閱、統計和保管。檔案號的編制要遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則，根據檔案分類方案進行編制。本單位采用“全宗號-分類號-案卷號-件、頁（張）號”的檔號結構，以科技檔案檔號結構為例，如下圖所示：

這種檔號結構操作性較強，便于保持文件材料間的聯系性，保障檔案系統、完整，便于查找利用。

（五）加強檔案工作人員隊伍建設，保障檔案工作開展

檔案工作人員隊伍建設，是檔案工作開展的關鍵，通過明確各單位（部門）檔案專兼職人員，定期開展檔案業務工作培訓，并輔以實地指導，有針對性的提高各檔案專兼職人員工作業務水平，保障各種類檔案及時歸檔。

（六）制定檔案工作推進計劃

檔案主管部門要定期制定檔案工作推進計劃，將長期積累下來的檔案按年度“倒序”進行規范再整理后歸檔。根據工作推進計劃，明確工作內容、工作完成時限、工作質量要求，并不定期跟蹤工作開展情況，進行相應的指導，保障工作目標完成。

（七）制定監督管理措施

監督，是管理的重要環節，是促進工作計劃開展、完成工作目標的重要方式。檔案主管部門要根據制定的檔案管理制度，制定《檔案工作考評辦法》，從人員、體系建設、工作執行情況、歸檔質量等方面進行考核評比。對于工作的開展進行檢查，對于工作檢查中的不符合項要制定整改措施，明確整改責任人，明確整改時限，并督促整改，進行跟蹤、落實，形成閉環管理。

參考文獻

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