電子文件對檔案工作的影響及對策

潘桂霞

隨著信息化技術的普及和計算機網絡的運用，辦公自動化日趨完善，很多日常工作可以直接在計算機上辦理，于是產生了大量的電子文件。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。

一、電子文件對檔案管理工作的影響

1、電子檔案的歸檔時間與紙質檔案不同，電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時進行歸檔，或在某一固定時間周期定時統一歸檔，由形成電子文件的部門通過網絡傳給檔案管理部門，并用電子數碼簽名封簽認證后，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以使將來用戶的查找利用，像電子文件這樣隨時歸檔，一方面可以避免歸檔時漏掉部分文件或部分歸檔文件出借，保證歸檔的完整性和準確性；另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的防止電子檔案受到病素的破壞。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。

2、電子文件的歸檔方式與紙質檔案不同，電子文件由于采用的是電子編碼技術，可以隨時進行編輯修改卻不留任痕跡，載體無法固定，某些用來鑒別文件原始憑證性的關鍵住處也可以進行修改，這些都使對電子文件的原始憑證性進行辨別的工作復雜而又困難。因此電子文件在形成過程中盡量作到隨時進行簽名，住處認證，身份險證和加密保護等工作，以保證文件在傳輸，處理的過程中不會出現錯誤，以確保檔案管理部門收到的電子文件都是原始的，最真實的和最準確。

3、電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

二、電子文件對檔案學理論的影響

1、對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如撰稿人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2、對檔案來源原則的影響

來源原則含兩個方面，一是從外部來看是尊重全宗，二是從內部來看是尊重原始順序，隨著大量電子文件的產生，后者更加受到普遍關注。傳統的觀點認為源于原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看總是才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中。不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

三、檔案工作應采取的對策

1、做好電子文件歸檔的技術處理工作，采取新的電子文件管理辦法。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件住處重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2、做好電子文件的保存問題，以現今的軟盤或光盤為載體的電子文件，與紙質文件相比，從理論上講更容易進行長久保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的住處被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的問題短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復，以防止信息損失。

3、使檔案管理向多面化發展，電子文件檔案化管理模式應采取比過往更先進的技術和，以一種虛擬，開放、靈活的新管理模式來管理電子文件檔案，專職的檔案管理部門要通過網絡，計算機掃描儀、光盤存儲儲等先進的技術對所接收的各個部門單位的電子文件信息進行統一的管理，對符合要求的電子文件進行保存和存儲，從而形成有用的電子檔案，同時各部門應以定期或不定期的整理。