數字檔案系統信息流轉效果理論研究

都玉華+鄭坤+齊佳佳+都玉榮+翟翊

【摘要】本文從理論研究的角度梳理了目前數字檔案系統存在的主要問題，分析了制約數字檔案系統流轉效果的因素，分別從不同角度提出數字檔案系統的建設策略，為提高數字檔案系統服務功能提供依據。

【關鍵詞】數字檔案系統 信息 流轉

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）46-0027-02

大數據時代的到來，建立了網絡環境下的數字檔案系統，使檔案管理達到實時、動態的智慧狀態。檔案管理形態從原來的“實體保管”型向“信息服務”型轉變，實現館藏的數據化，數據轉換網絡化，信息利用多元化。數字檔案系統的使用主要從整合檔案信息資源、多煤體檔案管理網絡系統、電子公文網上歸檔等內容入手，提高檔案信息資源的利用率。數字檔案系統的流轉效果是促進數字檔案系統優化，促進各個環節交流的的重要部分，使數字檔案系統信息收集、交流、服務更合理、更高效、更順暢。研究數字檔案系統各個環節現狀及要素，提出建設策略可能為數字檔案系統的創新發展提供借鑒。

一、數字檔案系統存在的主要問題

1.目前，檔案系統的用途主要集中在檔案信息的收集、保存上，利用程度尚待開發，與使用者充分交流及大量的精細統計工作沒有實施，導致由于專業知識的差距導致一些重要的檔案資料不能被挖掘出價值，一些信息資源隨著時間的流逝失去生命力。

2.高校的數字檔案系統缺乏有效平臺。平臺不能成為搭建管理人員與使用者的橋梁，不能及時為使用者提供檔案信息，不具備反饋功能，不能形成有效的流通，不能追蹤使用者在查找、使用后的意見和建議，影響了檔案發揮其作用效果。

3.現有數字檔案系統失衡實效性。只是對現有的館藏進行數字化管理，沒有相應配套的跟蹤機制，數字化流程不完善，渠道不暢通，不具務追蹤功能，造成檔案收集時間周期長，產生重要檔案遺留在基層部門的現象，影響了檔案的作用，阻礙了檔案系統的高效運轉。

4.現有數字檔案系統缺乏協調互動性。檔案的管理部門與使用部門之間缺乏有效溝通，出現信息檔案資源生產與使用存在脫節現象。檔案的使用只停留在信息單向流動階段，不關注實際需求，沒有核心服務理念，數字檔案信息存在單一，歸檔滯緩，傳遞不通暢的弊端，會造成不能滿足使用者需要，影響檔案信息利用價值的充分發揮。

5.數字檔案信息開發的廣度和深度不夠。存在信息壟斷現象，個別部門仍有不按規定移交檔案的現象，同時，檔案部門不能及時對超過保密期的檔案進行解密和降密，影響了向使用者提供利用。制約了檔案館的服務質量、服務水平。

二、影響數字檔案系統流轉效果的主要因素

1.數字檔案系統的流轉環節包括收集、加工、處理、查詢利用、傳送，影響流轉的因素主要檔案信息源的來源，獲取信息的速度、質量，通過檢索數字檔案系統能第一時間獲取信息，滿足使用者的需求；同時，對處于密級保護期內的信息檔案要有安全保障，安全性關系到檔案用戶的切身利益是必需高度重視的環節。

2.信息加工處理環節是提高數字檔案利用效果的重要環節，通過一定的整合將原始信息處理成能滿足廣大使用者需求的檢索信息，是系統流轉的一個技術環節。

3.信息查詢利用可以通過列表，導航等發布形式便于使用者查詢，完善服務系統，并簡化使用流程方便使用。整個系統的核心環節是利用，要通過深度分析、創新工作機制全力提供優質服務，促進利用效果的提升。

三、數字檔案系統建設策略

1.建立完善的數字系統反饋機制。形成檔案館與使用者之間的互動交流，檔案館真正關心用戶的需求信息特別是反饋信息，通過多途徑的網絡反饋形式（建立QQ群眾微信公眾平臺、微博），形成能以用戶信息需求為中心的服務理念。

2.繼續加強信息技術建設。將計算機技術、多煤體技術、智能化技術應用到數字檔案管理服務中，提高信息傳輸技術、知識技術管理水平，加強基礎設施的投入，提升數字檔案的信息收集、處理、發布、利用及反饋的水平。利用現代信息技術，縮短檔案信息從生產到利用的周期。

3.加強人力資源建設

（1）提高檔案管理人員的業務能力，開展業務學習和培訓，提供繼續深造的機會，培訓其職業技能，特別是重點培訓創新理念。挖掘管理人員潛能，注重理論與實踐相結合增強可操作性。

（2）信息用戶應不斷加強自身綜合信息素質、能力，正確高效利用檔案信息，以及信息溝通交流能力，提升高校檔案館工作效率，擴大檔案館的影響力。

參考文獻：

[1]金波，湯黎華，何偉祺.數字檔案館生態系統的建構[J].湖北檔案，2010（1）：54～57.

[2]張東華，魯志華.數字檔案館信息生態平衡及其策略研究[J].湖北檔案，2010（1）：12～14.

作者簡介：

都玉華（1975.10-），女，漢族，吉林省長春人，副教授，碩士，研究方向：教育學。endprint