中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

趙吉鵬??

摘要：在進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，信息化建設(shè)不斷地延伸到生活的方方面面?，F(xiàn)階段中職學(xué)校檔案繁雜，整理任務(wù)嚴(yán)峻，占用人數(shù)眾多，整理檔案占用的時(shí)間較長。無法跟上中職教學(xué)檔案應(yīng)用的腳步，使檔案管理成為中職教學(xué)的短板。中職學(xué)校檔案信息化有利于解決這些問題，因此中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)刻不容緩。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校檔案；學(xué)校檔案管理；信息化建設(shè)

中職學(xué)校檔案囊括學(xué)生升學(xué)檔案和學(xué)生畢業(yè)檔案，當(dāng)遇到學(xué)生畢業(yè)問題時(shí)假如中職學(xué)校檔案管理出現(xiàn)延誤，這樣就會影響學(xué)生升學(xué)，耽誤學(xué)生的前途。檔案信息化相對于傳統(tǒng)的中職檔案管理來說，管理起來更加的科學(xué)有效，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理中的耗材，信息的交換與更新更加的便捷。因此中職學(xué)校檔案管理應(yīng)當(dāng)主動改變以往的管理方式，積極地采用檔案信息化，提高工作效率。加快信息化進(jìn)程，順應(yīng)時(shí)代的潮流，積極地為更加美好的現(xiàn)代化中職院校建設(shè)而努力！

一、 中職學(xué)校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

中職學(xué)校檔案一般采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄，由于所要記錄的信息量比較大，所以記錄時(shí)間長，耗費(fèi)大量的紙張，占用的人力較多。而且在記錄之后不易更改，操作難度大，紙質(zhì)檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中容易造成檔案的錯(cuò)亂與丟失。檔案的保存與整理也是一個(gè)比較嚴(yán)峻的問題，由于檔案基數(shù)大不利于移動和整理，儲存也會占用較大的地方，保存也需要注意很多的儲存方面的問題，比如潮濕問題，檔案轉(zhuǎn)運(yùn)的過程中容易造成丟失。檔案儲存時(shí)間較長的話容易造成紙質(zhì)的氧化，造成檔案的損壞?，F(xiàn)代中職檔案關(guān)系著學(xué)校教職工的方方面面，學(xué)校檔案的缺失會影響學(xué)生的求學(xué)與教職工的教學(xué)評優(yōu)。現(xiàn)代中職學(xué)校檔案管理依舊比較落后，因此需要引起學(xué)校管理人員的注意，引進(jìn)新型的檔案信息管理系統(tǒng)，改變現(xiàn)代中職學(xué)校管理檔案的問題?，F(xiàn)代中職院校有一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的信息技術(shù)，效果顯著有效，值得在大多數(shù)的中職院校中進(jìn)行推廣。應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)代落后的技術(shù)，積極地改變現(xiàn)狀，改變現(xiàn)代中職學(xué)校建設(shè)中的缺陷，為創(chuàng)建現(xiàn)代化信息化的中職院校努力地進(jìn)行改變著。

二、 學(xué)校檔案管理

學(xué)校檔案管理目前需要大量的人員進(jìn)行管理，工作人員需要對檔案的信息進(jìn)行收集、整理、保存以及進(jìn)行利用，各個(gè)環(huán)節(jié)的繁雜勞動影響著檔案管理。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案材質(zhì)主要是紙質(zhì)和實(shí)物，不利于進(jìn)行查找和管理，影響著學(xué)校檔案管理。由于現(xiàn)在檔案管理過程比較復(fù)雜，所以檔案管理方面的專業(yè)型人才比較難以尋找。再就是由于現(xiàn)代學(xué)校檔案管理長期使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，所以依舊采用從前的檔案管理方式，從前落后的思想沒有改變，不會進(jìn)行改革和創(chuàng)新，制約著檔案管理的信息化進(jìn)程。

學(xué)校檔案問題制約著學(xué)校發(fā)展進(jìn)程，由于學(xué)校檔案管理的問題造成學(xué)校管理出現(xiàn)了各種狀況，信息查詢的不及時(shí)，造成紕漏。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)校檔案管理也是對學(xué)校學(xué)生的負(fù)責(zé)，因?yàn)楫?dāng)學(xué)生升學(xué)時(shí)需要查出自己的檔案時(shí)，不再像曾經(jīng)那樣需要耗費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找，管理信息化能夠節(jié)省大量的時(shí)間，搜集出的檔案也比較完善和準(zhǔn)確，不會因?yàn)闄n案的缺失而影響學(xué)生的升學(xué)問題。而且當(dāng)遇到需要查詢大量學(xué)生的檔案問題時(shí)也會比較便捷，不會造成檔案的混亂丟失。

三、 信息化建設(shè)

信息化是一種新型的管理方式，信息化具有信息儲存無紙化，信息傳輸便捷性，操作方式簡單化和儲存信息龐大化的特點(diǎn)。有利于改變曾經(jīng)采用紙質(zhì)檔案材料的現(xiàn)狀，檔案可以進(jìn)行數(shù)字化，儲存占用的地方小，有利于節(jié)省空間。由于信息傳輸?shù)谋憬菪?，有利于信息的傳輸與互動，學(xué)生的升學(xué)和畢業(yè)的信息的傳輸快速便捷，這樣就不會給學(xué)生造成惡劣影響。使用現(xiàn)代化設(shè)施進(jìn)行整理和儲存操作簡單易行對于整理人員的要求也不會太高。只需要對從前的檔案管理人員進(jìn)行簡單的培訓(xùn)就可以進(jìn)行操作，節(jié)省了人力、財(cái)力、物力。

現(xiàn)代信息化建設(shè)有利于提升中職檔案管理的便捷性，因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極采用建立檔案管理信息建設(shè)的制度，設(shè)立專門的部門進(jìn)行管理，確保學(xué)校檔案管理信息化順利的推進(jìn)。還應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度確保檔案信息化工作規(guī)范化操作，使工作變得規(guī)范化。學(xué)校還應(yīng)當(dāng)落實(shí)學(xué)校檔案信息化的設(shè)施設(shè)備，加快學(xué)校檔案信息化的進(jìn)程，使學(xué)校紙質(zhì)儲存的現(xiàn)狀不斷地進(jìn)行改變。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，確保檔案信息不再流失。建立校園局域網(wǎng)，有利于學(xué)校檔案資源的傳輸與利用，使學(xué)校檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來。建立數(shù)據(jù)庫使學(xué)校檔案進(jìn)行數(shù)字化儲存，不斷對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理細(xì)化，防止信息的缺失。雖然信息化操作相對于從前的紙質(zhì)檔案的整理與操作來說變得簡單易行易于操作，但是依舊需要進(jìn)行簡單的培訓(xùn)來提高管理人員的素質(zhì)。

四、 總結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化建設(shè)不斷深入到生活中的方方面面，讓過去費(fèi)事費(fèi)力的事情變得簡單方便，提高了工作效率。檔案信息化管理有利于中職學(xué)院管理充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢提高工作效率，節(jié)省時(shí)間，更好地服務(wù)師生，提高學(xué)校的工作水平。

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