用“人力資源儀表盤”啟動年終總結

李妮

2017年已接近尾聲，又到了寫年終總結的時間。估計不少企業的人力資源負責人開始頭疼：“隔壁財務部提交的年終總結，既清晰明了，又能作為公司下一年度業務決策的有效支撐。而自己如何才能做出一份既讓老板滿意，又能體現個人價值的人力資源年終總結？”如果你也有這樣的困擾，今年不妨試著借助“人力資源儀表盤”這個工具吧。

何謂“人力資源儀表盤”

人力資源儀表盤（Human Resource Dashboard）是將數據經過收集、分類、匯總后進行分析，通過圖、表等形式，展現出較為直觀的人力資源數據以及數據間的關系。

如果對以上的解釋仍有困惑，可以想象一下汽車上的儀表盤。汽車的儀表盤會體現很多信息，其主要用途一是顯示汽車的實時情況，比如車速、燃油狀況；二是記錄歷史數據，比如行駛公里數等；三是發出預警信息，比如燃油過低、安全帶警報、胎壓警報等。人力資源儀表盤也同理，可以用來展示人力資源工作的實時信息、歷史比對信息、預警信息等等。比如，用來展示公司或部門內的員工信息，公司、部門或員工的績效情況，關鍵人員的即時信息，推行某項改革前后的人力資源效率數據比對等等。通過人力資源儀表盤，人力資源管理者可以全盤、清晰、有效地看到企業現有人力資源狀況和存在的問題，為制定發展戰略和業務決策提供人力資源方面的依據。

總而言之，人力資源儀表盤是一個能將人力資源工作量化、幫助管理者了解人力資源現狀及問題的工具。它的價值并不只體現在年中/年終總結報告里，更大的價值在于幫助管理者預警和及時解決問題。當然，對于還不太熟悉這個工具的HR來說，可以先在年終總結里嘗試使用。

人力資源儀表盤的分類

以前，一到年底，財務部門都在加班整理數據，寫分析報告，而人力資源部的總結報告數據總是少得可憐，有時不得不套用往年的資料。但隨著企業管理越來越專業，這樣的分析報告已經完全不被認可，用數據說話日益成為HR必須精通的工作。

例如：某公司業務部門亟須拓展全國性業務，提出急招50名銷售人員的招聘需求。如果人力資源部仍按照以往服務部門的定位，二話不說就去招人，中間可能會遇到很多問題，比如未按期限招來人，或者招到的人不適合業務部門需要，HR很可能因此成為“背鍋俠”。明智的做法是什么呢？招聘需求來了，HR 首先要進行需求分析、崗位及工作量分析，看看這個招聘需求是否合理。另外，還要盤點現有人才，掌握目前現有的銷售人員數量、能力，與新招人員如何搭配，其他業務單元或部門是否有合適人選進行內部調崗，全國性業務的組織形式是集中管理還是大區/省分公司管理，未來是否要分級管理，等等。因為這些情況將來都有可能涉及人員的晉升和調薪。以上問題都解決后，還要考慮招聘渠道、招聘成本、培訓成本、薪資成本等。如果HR能把這些問題清晰地通過儀表盤的形式制作出來，業務部門的人力成本與產出的關系就會更有依據。

人力資源儀表盤的數據大致可以分為四類，不同類別的數據信息對應的功能也不盡相同。

基本信息類

反映人力資源即時信息或一段周期內的運行情況。通過這類數據，可以分析人力資源構成是否合理，運行是否正常，幫助管理者決策未來是否需要調整某些人力資源政策。這類信息主要包括：

1. 人力資源基本構成。這類數據是人力最基礎的數據，一般從員工檔案信息中即可得到，比如年齡結構、學歷結構、司齡結構等。

2. 人力資源存量狀況。這類數據能夠反映當前某個階段的人力資源狀況，比如員工基準總數、新員工比率、新員工流失率、主動離職率等。

管理效率類

反映人力資源各模塊的管理效率。通過這類數據可以分析管理效率的變化，或推行某些管理措施后的效果。比如崗位平均招聘周期、招聘到崗率、培訓員工覆蓋率、培訓計劃完成率、工傷事故件次、勞動仲裁件次等。

績效相關類

反映公司、部門或員工的績效情況，通過關聯的績效指標信息，便于深層次分析指標問題產生的原因。比如生產完成率、發貨及時率、回款完成率、回款周期等。

財務相關類

這類數據反映的是公司戰略、經營情況，一般和財務數據相結合。這類數據為高層管理者提供重大決策的依據。比如人均產值、人均銷售額、人均利潤、人工成本、人事費用率、人工成本比率等。

人力資源儀表盤VS年終總結

通過人力資源儀表盤制作出優秀的年終總結報告需要一定的基礎。

首先，要做好數據統計分析。做人力資源儀表盤，首先必須有數據。一般情況下，基礎數據是有限的，這就要求HR在日常工作中做好數據收集工作，并對基本的數據分析方法、統計方法有一定的了解。

其次，熟練進行人力資源軟件/ EXCEL操作。目前市面上有一些人力資源方面的軟件，有些軟件具備人力資源儀表盤功能。但對于大多數企業來說，人力資源的數據統計分析還不像財務那么成熟，很多企業并不用分析軟件。好在人力資源的數據不像財務數據那么海量，用EXCEL就可以操作分析。就目前的情況來看，熟練掌握Excel依然是人力資源管理者必備的技能。

最后，要了解公司業務，熟悉業務流程。HR最終的目的，不是為了展示數據，而是要根據數據說明現狀、問題和解決方案。只有對部門工作、公司業務熟悉，才能做出符合實際情況的儀表盤，并提出有針對性的管理建議。

通常，利用人力資源儀表盤制作年終總結報告需要五個基本步驟：

1.在有限的數據中想好要展示的內容。比如：公司層面的數據要展示哪些，部門（常常分為銷售和職能，或按照事業部等劃分）層面的數據要展示哪些，是否有必要加入部門數據對比展示，哪些是要重點展示和重點說明的，等等。在第一步中，HR需要借助數據理清年終總結報告的思路。

2.將數據匯總到EXCEL中進行簡單的統計。比如求和、求平均、透視等。

3.按照第一步的思路，選擇適當的指標，運用EXCEL函數公式或計算等方式完成指標的計算，并形成圖表。

4.對數據儀表盤進行美化，包括設置字體大小顏色、對齊方式、邊框格式等，并統一圖表的樣式。

5.結合人力資源儀表盤深度思考企業人力資源現狀、問題和解決方案，寫出分析報告。最后將人力資源儀表盤和分析進行整合，并按照企業的要求形成文件。

實際上，人力資源儀表盤完全可以做成企業達成戰略的指標組合。通過人力資源儀表盤，我們可以了解達成公司戰略中與人力資源相關的每一個重要環節的運行狀態，并及時控制、調整、糾正。當然，一開始可能數據有限，想法也有限，但在不斷優化的過程中，在熟練掌握操作步驟后，HR可以根據企業實際情況來整體設計人力資源儀表盤，并將其用于日常管理。