人事檔案管理及其應用研究

摘要：隨著近年來我國經濟的快速發展，檔案管理體制改革成為了當前的熱點。人事檔案管理作為檔案管理行業的重要組成部分對單位管理機制的優化有著重要影響，決定著單位的內部的人員組織架構和管理模式。鑒于此，本文就人事檔案管理及其應用展開詳細的分析，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關鍵詞：人事檔案管理；應用途徑；問題研究

一、在事業單位內部如何做好人事檔案管理

（一）做好基礎工作

在現代人事檔案管理工作過程中，首先要把基礎工作做扎實，做到位。首先，作為檔案管理人員要做好宣傳工作，宣傳工作是其他工作開展的基礎，只有具備基本的檔案管理思想，才能深入履行崗位工作職責，切實發揮自身職能。人事檔案管理宣傳工作的開展要放在戰略高度進行，必須要讓各層面的領導充分重視人事檔案管理的必要性與地位，能夠結合單位的資源建設情況合理規劃人事檔案建設路線，從物質和政策兩方面來獲得支持，將人事檔案資源充分的整理、歸檔并盡可能的將其應用，充分發揮人事檔案資源的實際價值。

（二）建立信息搜集工作

在人事檔案管理工作過程中還要以信息采集為中心，建立檔案信息搜集體系。在新的經濟發展階段，檔案信息搜集體系的構成較為簡單，很多檔案管理人員不知道在工作中如何有效的收集人事檔案資源信息，并將這些第一手信息材料進行匯總、歸類和存儲。所以單位內部的負責機構應該充分發揮自身的職能，以信息搜集為導向，完善本單位的人事檔案信息搜集體系建設，要將工作重點放在相關人員工作水平以及專業能力的各項指標考核材料中，突出不同工作人員的工作能力和職業道德水準，讓人事檔案材料能夠充分反映這些員工的工作態度和能力。人事檔案信息收集體系的建立要充分反映客觀實際情況，切不可變相搜集，要以反映員工的整體素質水平作為人事檔案管理工作的出發點，在認真落實相關檔案管理政策的同時對于搜集材料的真實性要科學合理審查，對于不準確的檔案信息材料堅決不予采用，切實堅持''檔案反映客觀現實''的中心思想，切實確保檔案材料的真實有效。

（三）做好人員培訓工作

人事檔案管理中還要切實做好培訓工作，以提高檔案管理人員的相關素質為出發點增強檔案人員的工作能力。在信息技術高速發展的21世紀，做好人事檔案管理工作，不僅僅是調整系統內部架構的有效途徑，也是單位內部人事活動變化的主要參考依據。而人事檔案材料能否客觀反映單位內部員工的工作水平和職業能力關鍵因素在于檔案管理人員是否有著較強的專業素質。所以在單位內部人事檔案管理過程中要以提升檔案管理人員的專業素質為導向，深化檔案管理人員的專業發展。除了要鼓勵檔案管理人員學習本專業的知識之外，還應該鼓勵其廣泛而深入的學習，學習其他各科目的知識，不斷擴充其知識視野，提升其綜合素質。

二、人事檔案管理信息化建設應用途徑

（一）建立人事檔案數據系統

在現在單位內部進行人事檔案管理，首先要建立人事檔案數據系統，實施人事檔案信息的動態監控。人事檔案數據系統的建設，不僅能全面反映單位內部各個員工的工作變化情況，還能反映各領導干部的職能履行情況。一旦受到外界因素影響，干部基本情況發生變化時，可以利用人事檔案數據系統快速的更新信息數據，從根本上保障人事檔案信息的時效性、權威性和準確性。單位內部的人事檔案管理部門，可以利用計算機、各種移動智能終端設備、現代化信息技術將各種紙質文獻檔案信息資源通過相應的技術處理成數字文件或電子文件，存入到相應的數據庫當中，形成信息化數字化的人事檔案信息管理體系，為人事檔案管理活動開展提供便捷。

（二）建立人事檔案網絡化管理體系

在單位內部還要建立人事檔案網絡化管理體系，讓人事檔案管理分級開展。檔案網絡化管理體系的建設要根據信息量大小，信息資源的類型逐步確立管理權限。管理權限的劃分要因人而異，針對不同層次的人員信息使用需求，建立相應的管理局域網，通過局域網實現人事信息資源的傳遞和共享，滿足不同用戶的使用需求。同時在人事信息資源使用權上，可以根據用戶的情況不同，設置相應的密碼和身份確認，提供所需的檔案資料，在管理權上可以實行分級管理制度，按照局域網體系建立不同的職權大小系統，每一層次系統下轄一個相應的負責人，由相應負責人進行監督，對不同人事檔案信息資源的使用情況進行檢查，以此來提高信息資源的利用效率。

（三）建立個人電子檔案系統

人事檔案管理要想全面的應用還要建立個人電子檔案系統，實施人事檔案自動化管理。在經濟快速發展的時代中，為了適應人才流動的需求，便于單位內部實現一體化的人事信息共享，可以將個人能夠公開的部分內容制成刷卡式電子檔案，該檔案由主管部門制作并負責維護更改，由個人持有，用人單位只需閱覽此卡片的內容信息便可清晰知道不同人才的專業技能和特長，有助于用人單位選擇適合工作崗位的優秀人才。個人電子檔案的建立可有效提高人事檔案管理效率，減少氣“死檔”現象的發生，還可以減輕人事檔案工作人員的工作量，最大程度上節約物力資源，促進檔案信息資源的可持續發展。

綜上所述，人事檔案作為現代檔案管理框架中的重要組成部分，對單位內部組織結構的優化，干部的任用有著重要的影響。因此，在信息化條件下把握好人事檔案管理的作用和地位，協調好檔案管理中的各方面關系，以信息技術為導向，可充分提升檔案管理效率，促進人事檔案信息資源的合理利用。

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作者簡介：徐西磊（1986.12）男，籍貫：山東汶上，單位：山東省鄒城市委組織部干部信息中心，研究方向：人事檔案管理和文書檔案管理。endprint