高校校史工作中的檔案管理

王文娟

高校校史工作中的檔案管理

王文娟

在高校檔案管理中，校史工作的檔案管理是重要的組成部分，校史檔案是學(xué)校歷史的真實(shí)反映。校史工作中的檔案管理具有獨(dú)特的功能，能夠?yàn)閹熒约跋嚓P(guān)人員提供詳細(xì)的校史資料，為高校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在高校校史工作中的檔案管理，需要適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行分級(jí)管理，確保檔案的統(tǒng)一與完整性，提高管理效率，以便確保高校校史工作的檔案管理水平符合標(biāo)注要求，并具備特色的檔案服務(wù)質(zhì)量。本文就高校校史工作中的檔案管理作用進(jìn)行分析，并探討高校校史工作中的檔案管理措施，以便提高檔案管理水平，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

校史工作室伴隨著學(xué)校辦學(xué)以來形成的，主要記錄學(xué)校辦學(xué)歷史與發(fā)展歷史，是一項(xiàng)長期的記錄過程。并且，需要對(duì)學(xué)校的豐富資源進(jìn)行整理，對(duì)學(xué)校歷史進(jìn)行梳理，以便更好地集成與發(fā)揚(yáng)高校傳統(tǒng)精神文化。高校校史工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑢?duì)校史工作人員的要求較高，需要熟悉掌握學(xué)校的歷史，以便對(duì)其進(jìn)行檔案建立。從而更好的管理高校校史檔案，充分發(fā)揮出校史檔案的作用，開發(fā)利用校史檔案資源，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

高校校史工作中的檔案管理作用

傳承校園文化。校史工作中的檔案管理具有積淀校園文化的作用，高校的校史檔案能夠真實(shí)的記錄高校在發(fā)展過程中形成的教育思想與內(nèi)容，其是一個(gè)文化寶庫，檔案管理的作用是對(duì)這一文化寶庫進(jìn)行完整的保存與傳承。同時(shí)，檔案管理能夠促進(jìn)校園文化的傳播，高校的檔案管理與校史工作的開展均對(duì)高校校園文化的傳播具有重要的促進(jìn)作用。校史檔案的管理能夠反映高校的歷史與文化底蘊(yùn)，促進(jìn)師生更加熱愛母校，并對(duì)母校的文化進(jìn)行傳承。

服務(wù)科研。校史檔案是在教學(xué)、科研與黨政工作管理中逐漸形成的，是一系列活動(dòng)的歷史記錄，不僅對(duì)高校的發(fā)展進(jìn)行詳細(xì)的記錄，還給高校的科研工作提供服務(wù)。檔案管理對(duì)校史的編研具有較好的引導(dǎo)作用。不同類別的檔案能夠全面的反映出高校工作的方方面面，能夠促進(jìn)校史結(jié)構(gòu)的組建。師生可以從各類檔案中了解母校的歷史與發(fā)展實(shí)情。另外，檔案管理對(duì)校史編研工作具有較好的參照作用，從不同的角度，對(duì)史學(xué)材料進(jìn)行分析，對(duì)之間的聯(lián)系進(jìn)行把握，可以將不同載體的檔案結(jié)合起來，對(duì)學(xué)校的歷史可以復(fù)原，并為科研提供參考依據(jù)。

展示學(xué)校底蘊(yùn)。校史檔案對(duì)高校的發(fā)展歷史進(jìn)行詳細(xì)的記錄，其檔案內(nèi)容包括學(xué)校教學(xué)、科研等各個(gè)方面的工作情況，并對(duì)師生等一些活動(dòng)與事例進(jìn)行詳細(xì)記錄。其檔案內(nèi)容多樣，充分展示出學(xué)校的歷史底蘊(yùn)。校史檔案具有一定的歷史證據(jù)作用，能夠有效的展示出學(xué)校的力度底蘊(yùn)。

高校校史工作中的檔案管理措施

加強(qiáng)校史檔案的分級(jí)管理。在校史檔案管理中，需要對(duì)其進(jìn)行分級(jí)管理，在黨政管理的領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格按照檔案工作的法律法規(guī)來執(zhí)行，對(duì)檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。并對(duì)各院系的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，以便根據(jù)自身的科研與教學(xué)特點(diǎn)，對(duì)校史工作目標(biāo)與發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行規(guī)劃，以便建立二級(jí)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)校史工作與檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一管理。

確保校史檔案的完整性。檔案的安全管理是首要任務(wù)，對(duì)檔案載體加強(qiáng)保護(hù)，并采取有效的措施延長檔案的使用壽命。如果檔案數(shù)據(jù)不夠完整，會(huì)導(dǎo)致檔案信息的遺失，從而會(huì)給高校校史檔案利用留下隱患。因此，需要確保校史檔案的完整性，在日常檔案管理中，需要對(duì)檔案進(jìn)行完整歸類，確保時(shí)間、地點(diǎn)、背景、作者、事情經(jīng)過等信息保留完整。

建立便捷的檔案管理模式。在高校校史工作中，需要對(duì)校史檔案立卷方式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，以單位組卷方式為主，并以計(jì)算機(jī)技術(shù)為輔助管理，以便建立快捷的檔案管理模式,方便檔案信息的查詢與利用，對(duì)沒有價(jià)值的信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭h除。在校史保管期限中對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭h改與修整，以便促進(jìn)校史檔案管理工作效率的提高。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，逐漸步入自動(dòng)化時(shí)代，校史檔案管理需要充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，確保檔案管理模式的創(chuàng)新與完善，以便對(duì)檔案進(jìn)行方便、快捷的管理。同時(shí)，需要對(duì)檔案文件的重要性進(jìn)行排列，并將排列結(jié)果顯示在文件上方，并填寫項(xiàng)目應(yīng)填寫的內(nèi)容。

在高校校史檔案管理中，需要重視校史的檔案管理工作，對(duì)其作用進(jìn)行明確與加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，從而提高相關(guān)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。并不斷提升校史檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，對(duì)校史檔案加強(qiáng)管理，以便提高管理效率，確保校史檔案的作用充分發(fā)揮出來。并根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理理念與高校的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，制定相應(yīng)的檔案管理措施，提高校史檔案管理質(zhì)量與水平。

（作者單位：華中師范大學(xué)檔案館）