加強事業單位檔案管理之我見

周 欣

加強事業單位檔案管理之我見

周 欣

隨著我國對事業單位的工作提出了更高的要求，在這樣的背景之下加強對事業單位的檔案管理，能夠有效促進我國事業單位相關工作的開展。但是在實際的工作當中，由于制度以及其他方面的原因，我國事業單位的檔案管理工作還存在著一定的問題，阻礙了事業單位相關工作的順利進行。本文對我國事業單位檔案管理工作中阻礙工作順利開展的因素進行分析，同時就如何提高事業單位檔案管理工作的有效性，提出了幾點針對性的措施。

在事業單位檔案管理工作當中，將具體的工作內容落實到實處不僅能夠提升事業單位的工作形象，同時還能夠為社會發展相關的活動進行服務，促進社會事業以及生產活動的正常進行。但是由于多種因素的影響和阻礙，我國事業單位檔案管理工作在具體實施的過程中還未落實到實處，取得的工作效果也不是特別顯著。事業單位檔案管理工作具有一定的特殊性，不僅僅是由事業單位的性質決定的，同時也是事業單位工作的內容以及社會的需求決定的。如何在新時期下將事業單位檔案管理的工作落實到實處，提高工作的針對性以及有效性是亟待解決的問題。

阻礙工作順利開展的因素簡要闡述

檔案管理的意識有待提高。部分檔案管理工作人員的崗位意識以及服務意識不強是檔案管理工作中的通病，部分事業單位的檔案管理工作人員對檔案的管理工作僅僅停留在數據收集以及整理上面，未能對檔案進行進一步的利用，導致檔案的作用并沒有被充分發揮出來。對檔案進行管理的主要目的就是為事業單位相關的工作提供有力的數據以及信息支持，提高事業單位工作的效率以及合理性。但是就目前事業單位檔案管理的現狀來看，在事業單位檔案管理的過程中，檔案數據收集的途徑單一、范圍較小、檔案管理工作人員管理的意識不高。使得我國事業單位檔案管理工作未能取得有效的成果，未能對社會的相關活動提供有力的支持。

工作的有效性不強。在傳統的檔案管理工作當中，采用的是人工收集整理數據的工作模式，在這樣的情況之下，不僅工作強度大，同時在工作當中會造成人為性的失誤，導致檔案數據以及相關信息出現錯誤。在這樣的情況下，就會影響后續工作的正常進行。隨著經濟的發展以及信息技術、計算機技術的發展，在社會生產活動的各個領域都運用得到了信息技術，為了滿足日常工作的需要，我國事業單位在工作當中也運用了信息技術以及計算機技術。但是在日常的工作當中，人工處理數據的工作模式依然是檔案管理工作的主要方式，計算機技術在檔案管理當中的運用僅僅是進行數據錄入工作。

提高工作能力以及效率。為了使檔案管理工作達到既定的目標，在日常的工作當中檔案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理工作的流程，而且還要在具體的工作當中運用信息技術以及計算機技術對數據進行整理和分析。但是在實際的工作當中，部分事業單位未能意識到檔案管理工作的重要作用，在對檔案管理工作崗位進行配置的時候，沒有對工作人員的業務水平進行全面考查，導致了檔案管理工作人員在具體的工作當中未能掌握檔案管理的工作流程，計算機操作不熟練。同時對檔案管理工作的重要性未能引起高度的重視，導致我國事業單位檔案管理工作未能取得有效的成果。

具體措施

對相關制度進行改進和完善。在事業單位檔案管理的工作當中，對相關的制度進行改進和完善，能夠在最大的程度上提高檔案管理工作的針對性以及有效性。在檔案管理具體的工作當中，通過相關的管理制度就能對檔案管理工作人員的行為，以及工作內容進行約束和指導，使檔案管理工作人員都能夠在規章制度下工作，提高檔案數據的準確性以及可靠性。同時通過相關的管理制度，還能使檔案管理工作人員意識到工作中存在的問題，使檔案管理工作人員提高在后續工作當中的針對性以及有效性。

提高檔案管理工作的意識。檔案管理工作人員在事業單位檔案管理工作當中的作用是不可忽視的，作為直接與檔案打交道的工作崗位，事業單位應該加強對檔案管理工作人員的崗位培訓。通過事業單位內部人員的培訓，提高檔案管理工作人員的崗位意識，認識到檔案管理在事業單位日常工作當中的重要作用。使檔案管理工作人員能夠清楚的明白自己崗位的工作責任，在這樣的情況之下，工作的目的性才會更加明確。

保證工作的目的和效率。在當今社會，從事任何工作不僅要提高工作的效率，同時還要提高工作的有效性。在檔案管理工作當中，加大技術以及資金的投入可以使檔案管理工作取得有效的成果。對于技術措施，事業單位應在檔案管理的工作當中加大對信息技術以及計算機技術的使用，同時做好檔案管理系統的維護和檢修工作。對于資金投入，事業單位應對檔案管理工作中老化的設備進行更新，使硬件設施能夠滿足檔案數據處理的工作需求。

提高工作人員的專業水平。檔案管理工作人員的專業水平不高，相應的工作就不能順利進行，檔案管理也就不能取得有效的成果。檔案管理工作人員的專業水平高，相應的工作就能夠順利進行，同時也會取得有效的成果。加強員工的技能培訓是工作的一個方面，同時事業單位還可以建立工作考評制度，對檔案管理工作人員日常的工作成果進行考核評價。對工作成績突出的工作人員給予相應的獎勵，使檔案管理工作人員在日常的工作當中形成競爭意識，工作人員之間相互競爭不僅能夠提高對檔案管理工作的積極性以及熱情，同時還能夠在單位內部形成良性的競爭循環，增強檔案管理工作的活力。

在事業單位日常的工作當中，對檔案進行有效的管理，能夠促進事業單位相關工作順利進行。就目前的現狀而言，由于多方面因素的影響阻礙，導致我國事業單位在進行檔案管理工作沒有取得預期的效果。但是只要對出現問題的原因進行充分、全面的分析，同時采取技術措施、經濟措施以及管理措施對不穩定的因素進行有效解決，相關的工作就會取得應有的效果。

（作者單位：湖北省藥品監督檢驗研究院）