新環境下的事業單位會計檔案管理工作分析

◎劉婧

新環境下的事業單位會計檔案管理工作分析

◎劉婧

在分析當前事業單位會計檔案管理新環境的具體特征基礎上，結合當前事業單位會計檔案管理的實際清空，分析了其中存在的主要問題。以提高事業單位檔案管理水平為目的，提出了對應的檔案管理工作策略與建議，為提高事業單位會計檔案管理工作提供相應的參考。

會計檔案是事業單位檔案的重要構成部分，其記錄并反映單位的業務與經濟水平，是重要的原始資料。完整、準確的會計檔案能夠為分析單位各個時期的經濟與財務活動提供重要的參考資料，是單位管理政策、問題研究及經濟活動開展的可靠依據。事業單位作為國家機構的重要構成部分，其直接承擔了國家管理及社會服務的相關職能，與公務員管理、財政核撥或撥補事業單位的經費主要來自于財政撥款，做好財政資金的運行記錄及管理，并按照相關規定管理并用好事業單位會計檔案，具有十分現實的意義。

當前事業單位會計檔案管理新環境

隨著信息化技術的不斷發展，其在會計管理方面的應用日益拓展。因此，當前會計管理的新環境實際上是會計管理工作的數字化、信息化。在該環境下，會計檔案管理工作需要實現數字化管理，即通過充分應用數據庫、掃描、存儲以及多媒體等數字化技術，將傳統的以紙質、圖像為載體的 檔案資源通過數字化處理之后進行網絡存儲、共享，實現計算機系統對檔案信息的自動化遠程管理。通過這種方法能夠促進檔案信息庫結構的構成和完善，充分提高檔案的利用效率和共享水平。

利用數字化的檔案管理方式，不但能夠有效的節省事業單位的檔案存儲空間，而且能夠縮減檔案管理的相關費用，使得檔案經濟效益得到明顯提升，提高檔案歸檔效率，使得會計檔案的存儲安全性得到明顯提升。

新環境下事業單位會計檔案管理工作存在的主要問題

相關的基礎支撐工作缺位。在數字化的新環境下，事業單位會計檔案的基礎工作缺位主要體現在這樣四個方面：在部分事業單位中，因為受到客觀條件的限制，導致單位的會計檔案管理工作在專業化、體系化等方面沒有得到規范化的管理與實現。導致缺乏專業的會計檔案管理人員，檔案管理工作甚至沒有設置專門的崗位，大部分的檔案管理工作由業余兼職人員進行，導致檔案管理工作不規范的現象時有發生；在數字化檔案建設方面相對落后，當前的會計檔案管理在具體的移交、整理、規范等方面沒有完善、詳細的規定，導致管理工作中存在漏洞；存在數據冗余現象，這主要是因為受到工作效率低下、利益驅使等影響而造成的，出現了檔案數據隨意篡改、操作等情況，使得檔案信息與實際情況相互背離；檔案管理工作缺位，相關的信息內容更新不及時，導致檔案數據的有效性與權威性受到影響。

會計檔案管理意識不足，缺少對應的資料。部分事業單位的檔案管理工作人員不重視檔案管理工作，沒有認識到檔案管理工作的重要作用。所以，其在日常的工作中不能夠履行檔案管理工作的相關職責，不能夠負責任的開展相關工作，對檔案的認識也極為模糊，加之事業單位財務管理人員較少，工作過程中主要以應付了事的態度為主。認為事業單位的賬目較為簡單，沒有必要納入到檔案管理工作中，認為只需要保存會計憑證、賬簿和相關的報表等基本資料之后就可以，導致單位的工作規劃、財務決算等資料沒有及時地收集起來，甚至部分人將單位的檔案資料據為己有，在離崗時也沒有及時的上交相關資料，導致失業單位的會計檔案資料不齊全。

會計檔案管理技術缺乏。在數字化環境下，當前事業單位的會計檔案管理工作技術缺乏主要包括網絡管理系統及防火軟件的選擇方面不恰當，數據更新、數據格式及轉換等方面都會造成會計檔案數據的損壞與丟失，對會計檔案信息管理系統的錯誤操作會造成檔案信息的丟失、泄露等。其次，數字檔案的特質，由于數字化的會計檔案雖然具有保存、管理方面的便捷性與優勢，但是因為屬于數字資料，在內容方面容易被篡改，且難以追蹤痕跡，一旦安全問題發生，將會對事業單位的會計檔案信息造成影響，限制了檔案管理工作水平的提高。

新環境下事業單位會計檔案管理工

作的策略與建議

做好事業單位會計檔案管理工作人員的業務培訓工作。在新環境下，會計檔案管理工作證不斷向數字化、網絡化的方向發展，資源共享的時代已經到來。這時，應該提升會計檔案管理工作人員相關方面的基本素質。事業單位必須強化對工作人員業務素質的提升訓練，使得會計檔案管理人員能夠通過學習相關的新技術與知識，提高檔案管理的信息化理念及信息化處理能力，使得計算機與網絡技術應用能力得到提升。最后，還應該關注理論學習工作，并將之與工作實踐結合起來，培養理論與應用能力兼具的會計檔案管理專業人員。

提高檔案管理的硬件水平。硬件是提高會計檔案管理工作水平的基礎，在數字化的環境下，提高檔案管理的硬件水平是優化會計檔案管理工作能力的重要支撐，必須做好會計檔案的硬件環境建設工作，做好檔案管理系統的硬件升級與維護工作。例如，應該設置專門的會計檔案室，并在硬件上加裝檔案室的防磁、防塵、防潮功能；構建完善的檔案批準授權制度，以提高檔案數據的歸檔與查詢效率；對計算機病毒、防火墻等安全技術要進行較為深入的理解，保證檔案資料的安全性，避免檔案數據的泄露、丟失等。

提高會計檔案管理人員的數字化處理意識。意識直接影響人的行為，具有極強的導向性，對事業單位的會計檔案管理工作而言，管理人員的重視是會計檔案管理工作能夠順利開展的重要條件。所以，為了使得事業單位會計檔案數字化工作能夠得以優化，必須首先從檔案管理人員的思想意識方面著手，著力培養各級管理人員對會計檔案數字化管理的意識，在全單位形成重視數字化會計檔案管理工作的氛圍。構建覆蓋全單位的會計檔案管理工作責任制度體系，并將檔案管理工作一一落實，并明確檔案管理過程中具體人員的責任和范圍，使得整個檔案管理體系能夠高效地運作起來。

（作者單位：棲霞市寺口鎮社會服務站）