大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理問題探討

文/馬丹，牡丹江新聞傳媒集團(tuán)

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大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理問題探討

文/馬丹，牡丹江新聞傳媒集團(tuán)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來沖擊著整個(gè)世界,變革著人們的生活、工作和思維方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊和影響,是對(duì)檔案部門的檔案管理能力和水平的全新考驗(yàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化的研究,有利于加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè),達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作容量大、管理細(xì)碎繁瑣已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要問題。而借助于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為新的工作要?jiǎng)?wù)。本文針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的價(jià)值、常見問題及強(qiáng)化措施進(jìn)行探究。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；整理；創(chuàng)新；發(fā)展

隨著計(jì)算行業(yè)的發(fā)展，檔案行業(yè)面臨著新的發(fā)展趨勢(shì)。在檔案行業(yè)中，有效的存儲(chǔ)、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內(nèi)容。隨著我國(guó)事業(yè)單位的改革，檔案管理工作呈現(xiàn)出“機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的局面”。在歷史的飛速發(fā)展中，我國(guó)檔案事業(yè)的原始數(shù)據(jù)不斷積累，對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)來說也呈現(xiàn)出了更高的需求。而傳統(tǒng)的檔案管理工作無論是在時(shí)間、空間、存儲(chǔ)上，都呈現(xiàn)出了發(fā)展弱勢(shì)。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，電子數(shù)據(jù)借助于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，已經(jīng)趨于完善。但是，在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作容量大、管理細(xì)碎繁瑣已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要問題。而借助于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為新的工作要?jiǎng)?wù)。在這種情況下，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)隨著“大數(shù)據(jù)技術(shù)”的發(fā)展，走過了初步的融合時(shí)期。云計(jì)算、云空間、閃存、移動(dòng)等互聯(lián)網(wǎng)信息新型技術(shù)被融入了檔案管理中來。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的優(yōu)勢(shì)問題

（1）實(shí)現(xiàn)檔案虛擬存儲(chǔ)，降低檔案管理成本

眾所周知，隨著時(shí)代的發(fā)展，無論是人口、經(jīng)濟(jì)、文化在推進(jìn)的過程中，都會(huì)留存下一些珍貴的紙質(zhì)檔案。這些檔案是人類創(chuàng)造自然、改造自然的重要支撐，因此具有重要的留存價(jià)值，不能輕易的丟棄和毀壞。這也就使得檔案脹庫(kù)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)展。膨脹的檔案資源不僅給管理人員的檢索工作，而且?guī)砹藱n案管理的成本問題。但是，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，檔案管員能夠處理海量的檔案信息，并且借助于數(shù)據(jù)庫(kù)存框架，實(shí)現(xiàn)充分的資源調(diào)配，深化數(shù)字化檔案工作所需要的各項(xiàng)資源，使檔案工作的成本降低，而效率大大提高。

（2）檔案檢索更加便捷，電子文檔利于管理

在傳統(tǒng)檔案的鑒定、檢索上，由于檔案資源的利用效率逐步降低，因此會(huì)消耗大量的人力和物力。但是，利用大數(shù)據(jù)電子技術(shù)，在數(shù)據(jù)的檢索上，只需要憑借鍵盤、鼠標(biāo)進(jìn)行檔案系統(tǒng)內(nèi)的點(diǎn)擊，就能夠駕馭海量的檔案信息。同時(shí)，還能夠根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、時(shí)間、日期、類型進(jìn)行快速檢索，使檔案工作的服務(wù)型變的更加完善。同時(shí)，檔案信息資源庫(kù)的設(shè)立打破了時(shí)間、空間、地域上的限制，能夠?qū)⒑?jiǎn)單的信息活動(dòng)轉(zhuǎn)化為高級(jí)的信息價(jià)值，從而加深檔案工作的共享性。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中出現(xiàn)的劣勢(shì)問題

（1）信息化檔案管理的理念缺失

從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案管理階段，不但需要耗費(fèi)人力、財(cái)力、物力，還要進(jìn)行一系列的創(chuàng)新發(fā)展和過度適應(yīng)。面對(duì)這種情況，很多檔案部門復(fù)雜人都忽視了數(shù)字化檔案確立的重要性，導(dǎo)致信息化檔案管理發(fā)展遲緩、缺乏一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規(guī)模，在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的開展。

（2）檔案信息管理的安全性不足

在看到網(wǎng)絡(luò)便捷的同時(shí)，在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案信息管理的技術(shù)也出現(xiàn)了安全性差、后續(xù)維護(hù)難、系統(tǒng)設(shè)置不合理的問題。尤其是檔案管理的安全性，對(duì)于涉及一下機(jī)密信息、重要資源的檔案，管理人員需要進(jìn)行多項(xiàng)加密，但是，由于工作人員操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等情況，檔案管理很有可以遭到?jīng)_擊。檔案信息管理的安全性存在漏洞。

（3）管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

以中職學(xué)校檔案管理為例，很多檔案管理者都是教師轉(zhuǎn)職而來的。因此，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理理念。同時(shí)，因?yàn)榭蒲薪?jīng)費(fèi)的限制，檔案管理人員也只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性開發(fā)，無法具備數(shù)字化檔案科研的相關(guān)業(yè)務(wù)水平。再加上，檔案信息化建設(shè)的投入高、回報(bào)慢，因此在資料的搜集和整理上，難以加深對(duì)檔案工作的開發(fā)和利用。

4 強(qiáng)化大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的幾點(diǎn)策略

（1）制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)字化檔案管理規(guī)章

為了進(jìn)一步完善紙質(zhì)檔案工作向著數(shù)字化檔案工作的發(fā)展，檔案管理者首要的任務(wù)就是制定出一系列科學(xué)、有效、完善的檔案管理規(guī)范。借助于電子技術(shù)，將檔案信息以圖片、視頻、音頻等方式刻錄存檔，能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源工作的合理和全面。要精確到檔案存儲(chǔ)的申報(bào)時(shí)間、存儲(chǔ)的路徑、檔案信息的錄入、機(jī)密文件的申請(qǐng)、加密服務(wù)的融合等等。還要通過“責(zé)任上崗、制度上墻”的策略，設(shè)立公示欄板，將《檔案管理工作條例》、《檔案人員績(jī)效考評(píng)辦法》等制度張貼公開，促使廣大檔案工作者相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，進(jìn)一步保障檔案工作的順暢和服務(wù)。

（2）增進(jìn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

眾所周知，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來除了帶來了便捷的方法，但是也給檔案管理人員的工作素養(yǎng)帶來了更高的要求。為了提升進(jìn)一步優(yōu)化檔案人員的教育和培訓(xùn)工作，逐步扭轉(zhuǎn)工作人員的工作態(tài)度，使他們能夠更好的服務(wù)于檔案管理工作，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行適時(shí)的培訓(xùn)是必不可少的。首先，檔案管理部門要優(yōu)化檔案管理的人員結(jié)構(gòu)，在年齡上，多汲取一些新鮮的血液。招錄一批有理想、有能力、有創(chuàng)新意識(shí)的年青檔案人員。其次，要對(duì)一些具有工作經(jīng)驗(yàn)的檔案人員進(jìn)行常態(tài)化教育培訓(xùn)，引導(dǎo)他們具備良好的檔案管理意識(shí)，從不同的方面轉(zhuǎn)變檔案工作的從業(yè)理念。同時(shí)，要組織檔案人員到省市一級(jí)檔案管進(jìn)行參觀考察、業(yè)務(wù)交流，鼓勵(lì)他們自我學(xué)習(xí)、自我探究，為檔案工作的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（3）做好檔案信息管理的安全保障

檔案信息資源是重要的物質(zhì)和精神財(cái)富。因此，報(bào)紙檔案信息安全、加強(qiáng)媒體環(huán)境建設(shè)成為數(shù)字管理信息運(yùn)行的重要保障。為此，檔案管理者要積極和當(dāng)?shù)卮髷?shù)據(jù)公司或上一級(jí)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，著重開拓大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)。并進(jìn)一步打破行業(yè)規(guī)章，積極探尋檔案管理技術(shù)的安全維護(hù)。從大數(shù)據(jù)的發(fā)展角度上說，所采用的分布式構(gòu)架技術(shù)需要進(jìn)行逐步分析完善。進(jìn)一步減少檔案信息數(shù)據(jù)監(jiān)管的風(fēng)險(xiǎn)性。

5 總結(jié)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作迎來了轉(zhuǎn)機(jī)，也面臨著挑戰(zhàn)。為了進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)作用，廣大檔案工作人員要立足自身工作特性，進(jìn)行創(chuàng)新性和發(fā)展式的數(shù)據(jù)融合，促使檔案工作沿著社會(huì)化、科學(xué)化、人性化、服務(wù)化、多元化的方向發(fā)展。在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展。