政府機關檔案管理工作探討

文/李舒嘯，牡丹江市人民政府政務信息化中心

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政府機關檔案管理工作探討

文/李舒嘯，牡丹江市人民政府政務信息化中心

政府機關檔案管理工作是各級政府推行政令的重要工具和提高工作效率的必要條件,直接關系著機關工作的連續性和總體水平。但是，現階段我國地方政府在該方面還存在很多問題，影響了檔案管理工作的質量。基于這種情況，相關工作人員應對自己在工作過程中所遇到的問題進行分析，以探索出有效的改善措施，從而提高檔案管理水平。

地方政府；機關檔案；檔案管理

在地方政府各種工作中，檔案管理工作是其中重要的組成部分，也是地方政府推行相關政令與政策的重要輔助工具，對工作的連續性能夠產生直接的影響。如果地方政府想要處于高效運轉的狀態，就必須要保障檔案管理工作的規范性、準確性。目前，我國地方政府在檔案管理方面有了很大的改善，也獲得了一定的成果，然而也存在很多影響因素，無法使檔案管理工作得到進一步突破，這便需要我國相關工作人員對其進行深入分析和探討，找出突破的方法和措施。

1 地方政府機關在進行檔案管理時所存在的問題

1.1 檔案管理人員方面的問題

在地方政府機構當中，能夠成為正式檔案管理員的人已經具有該崗位要求的基本素質和能力，這些人員的文化程度也相對較高，在待遇方面也較為理想，使其所完成的工作都具有較高的質量[1]。而一些非正式的檔案管理人員，由于只是臨時員工，缺乏一定的歸屬感且待遇較低，在工作方面缺乏積極性。并且，這些非正式的員工在文化程度、專業素質和能力等方面都較差，對檔案管理工作會產生嚴重的影響，從而降低了工作的效率與質量。

1.2 缺乏對檔案管理工作的重視

很多地方政府當中領導人和相關工作人員都缺乏對檔案管理工作的認識，不了解檔案管理工作真正的內容。檔案管理人員通常都是將所得到的材料進行簡單的保管，認為只要材料不丟失也就算是完成了檔案管理工作[2]。此外，很多檔案管理人員還身兼多重身份，使得地方政府機關當中缺乏專職的檔案管理人員，這也是導致檔案管理工作質量較差、效率較低的重要因素。總體來說，上述情況的產生主要還是因為相關工作人員對該工作的重視程度不夠。

2 改善地方政府機關檔案管理工作的有效對策

2.1 加強檔案管理人員的建設

所有參與檔案管理工作的相關人員都應該擁有同等的待遇，有了待遇的保障就能夠穩定工作隊伍，提高工作人員的工作積極性，以擔負起其所能夠承擔的任務與職責。另外，地方政府還應當對檔案管理人員進行培訓，以確保管理工作的先進性，從而有效提高管理人員整體管理水平。

2.2 提高相關工作人員的重視

提供工作質量最有效的方法就是提高工作人員對其的重視程度。為了使檔案管理人員和相關領導能夠真正認識到該工作的重要性，不僅要加大對該工作宣傳力度，還應當將該工作以文件的形式下發給相關領導和管理人員，從而切實提高其對于檔案管理的重視。

3 地方政府機關檔案管理工作需要重點加強的地方

3.1 檔案管理標準

針對當下檔案管理工作體系的不健全、整理的不規范等問題，應當對地方政府機關中的檔案管理工作實施統一的管理標準。因此，地方政府應當制定較為完善的管理制度，如保管、保密、借閱等制度[3]。所實行的制度還應當進行細化，從工作當中的每一個細小環節入手，使每一步的工作流程都有具體的規范和標準。

機關部門在有了完善的制度后，還應該根據各個部門的實際情況，制定具有針對性的工作原則、手段等，從而不斷擴大其工作的范圍，不斷豐富和充實檔案內容，并對一些具有價值的檔案內容進行處理，以提高檔案案卷的質量。在管理檔案時，應當將各類檔案按照某種規律和要求對其進行分類管理，對于一些具有特殊性質的檔案，應當進行特殊處理，并派專人進行管理，避免出現檔案材料泄露的情況，從而給地方政府部門造成損失。

此外，我國地方政府還應當認真落實我國所出臺的相關法律，在這些法律基礎之上結合地方政府的實際情況，制定具有一定可操作性的相關法律條例，使檔案管理工作真正能夠做到有法律可依。

3.2 檔案管理手段

現階段，我國已經進入到了信息化時代，檔案管理方式也應該進行相應的轉變，充分發揮信息化時代下先進檔案管理手段的優勢。

由于相關技術的不斷發展，我國地方政府也在建設相應的系統和平臺，提高了財政在該方面的投資力度，開發出能夠滿足地方當下檔案管理的系統軟件。檔案管理人員還應對檔案進行處理，使其所有的數據信息資料都轉變成數字信息，再對這些數字信息進行存儲和處理，形成電子信息檔案[4]。

對于很多檔案信息來說，其應該是動態的和開放的，由于檔案管理都是通過相關的系統和平臺進行管理，只需要通過網絡的連接就能夠實現檔案信息的共享，便于相關工作人員了解相關的檔案信息。與此同時，還應當建立相應的安全措施，避免出現檔案信息外泄給地方政府造成不必要的損失。此外，我國地方政府還應當加大在檔案管理方面的資金投入，以保障其基本設施的建設，從而為檔案管理工作提供方便，提高檔案管理工作的效率與質量。

4 總結

總之，在地方政府中，檔案管理是一項既基礎又重要工作，能夠為其他部門的工作提供所需要的檔案信息資料，所以我國地方政府應當重視該項工作的質量。檔案管理工作質量的提升不僅能夠促進地方政府的發展，還能夠充分發揮其本身的作用，成為地方政府在工作中的重要依據。為了能夠使檔案管理為地方政府其他部門提供更好的服務，應探索出更多完善檔案管理工作的方法和措施，從而促進我國地方政府的整體發展。

[1]張海燕.機關檔案管理工作創新研究[J].城市建設理論研究(電子版).2017(11).

[2]陳偉.談機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技(中旬刊).2016(12).

[3]欒尚威.在網絡環境下如何開展機關檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2016(06).

[4]邸志紅.機關檔案管理工作面臨的問題及應對路徑[J].黑龍江檔案.2016(06).

[5]劉靜.機關檔案管理由實踐引發的思考[J].辦公室業務.2016(08).