淺談高職院校教學檔案的規范化管理

文/楊玲，南充職業技術學院綜合檔案室

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淺談高職院校教學檔案的規范化管理

文/楊玲，南充職業技術學院綜合檔案室

高職院校是我國教育教學體系當中非常重要的一個部分，肩負著為我國培養高素質技術人才的重任，近年來，我國對高職院校的檔案規范化管理工作給予了充分的重視，通過規范化的管理，可以讓高職院校的運轉更加順暢，對于學校的教學工作是非常有幫助的。筆者根據自己的工作經驗，對相應的內容進行了分析，希望能夠拋磚引玉，有所幫助。

高職院校；教學檔案；規范化管理

規范化管理對于任何一項工作都是十分重要的，近年來，高職院校的教育教學工作受到了社會各界的重視，源源不斷的向社會輸送高素質的人才是高職院校的責任，所以，高質量的教學與良好的管理工作都是非常重要的。本文著眼于高職院校的檔案管理工作，分析了問題，給出了建議。

1 高職院校教學檔案規范化管理的重要作用

高職院校是為我國培養高素質技術人才的重要載體，每年社會上大量的高職院校畢業生成為了各個崗位上的精英人才，特別是近些年，技術性人才的急需更是對高職院校的教學提出了更高的要求。為了提高教學質量，高職院校要采取有效的措施，一方面，教師的教學質量是非常重要的。但是，另一方面教學檔案的管理工作同樣重要。高職院校的教學檔案涉及了教學過程當中的所有重要資料，這些資料翔實記載了高職院校的教學情況，對這些資料的分析和整理，為下一步的教學工作給予很好的幫助與指導，所以說，高職院校檔案的規范化管理是至關重要的。近年來，隨著科學技術的發展，檔案的管理工作逐步擺脫了傳統的模式，更多的是通過信息化的管理模式，這樣，方便了教學檔案的管理，提高了教學水平和效率，但是，也帶來了一定的問題，高職院校要結合先進的技術手段，做好教學檔案的規范化管理工作。

2 高職院校教學檔案規范化管理的具體措施

目前，高職院校的檔案管理工作已經比較成熟，從理念上、方法上和模式上都有了革新，使教學檔案工作能夠真正的為學生的教學服務，起到了很好的效果。

2.1 高職院校檔案管理重視程度要進一步提高

教學工作是高校的主要工作，很多高職院校只是關注教師在課堂的教學效率，卻沒有考慮到教學管理工作是同樣重要的。隨著理念的革新和升級，越來越多的高職院校給予了教學檔案規范化管理足夠的重視，重新翻修了檔案管理室，結合先進的科學技術，引入了檔案管理工作系統，極大的提高了管理效率，也就間接的使教學水平得到了飛躍式的發展。所以說，在接下來的工作當中，高職院校要進一步的做好這項工作，從而更好的為教學服務。

2.2 進一步的貼近信息化的檔案管理

隨著科學技術的進步，檔案管理的模式有了很大的改變，以往，我國的教學檔案管理主要是通過紙質版檔案的管理來完成的，但是，傳統的檔案管理工作的弊端是非常大的，紙質版的檔案容易損壞和丟失，同時，查找的時候也非常不方便，但是，檔案管理信息化系統的引入就把這些問題給克服了。在下一步的工作當中，高職院校要將紙質版的檔案繼續通過掃描等形式變成電子版的檔案，并通過系統進行妥善的保存，這樣，在進行查找的時候就更便捷了，同時，在進行檔案內容的分析時也可以利用一些好的軟件和系統，這樣，可以使數據更加翔實，對教學可以產生很好的指導作用。

2.3 提高認識，健全院系教學檔案管理制度

高效合理的教學檔案管理指揮體系是核心，提高認識是實現教學檔案管理規范化的首要問題。要以《中華人民共和國檔案法》及《普通高等學校檔案管理辦法》作為依據，大力學習宣傳，營造良好的氛圍,提高檔案工作在人們心目中的地位；主管領導要增強檔案意識，制定相關制度，依法加強對教學檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作,并定期檢查指導，幫助解決教學檔案管理工作中的實際問題，真正把高職院校教學檔案規范化管理工作納入院系教學管理規范化工作中。

2.4 加強基礎業務工作，提高檔案管理人員的素質

高職院校的教學檔案需要制定出合乎教學特點和管理規律的教學檔案歸檔整理規則，并根據教學檔案分散性、多樣性、專業性、成套性等特點，對院校教學檔案進行科學地收集、分類和整理立卷。同時，高職院校的檔案管理是由專人負責的，所以說，檔案管理人員的工作水平就直接決定了能否將檔案進行規范化的管理。高職院校要注重對檔案管理人員的重視程度，以往，一些院校派遣一些教師進行兼職管理，專業程度不夠，也就沒有起到好的效果。所以說，在接下來的工作過程中，高職院校要切實的提高檔案管理人員的水平和能力，特別是引入信息化管理系統之后，檔案管理人員除了能夠做好檔案的管理，還要具備計算機技術，高職院校要定期派遣檔案管理人員進行培訓，使他們的專業知識和計算機知識能夠勝任這項工作。

2.5 做好信息化檔案的風險防范工作

隨著信息化檔案管理工作的普及，除了給教學檔案的規范化管理提供了新的路徑外，同時，也帶來了一些問題。信息化的檔案管理是通過互聯網來實現的，這就增加了風險程度，容易受到病毒的攻擊導致檔案的丟失，所以說，對于高職院校來說，這些珍貴的教學檔案一定要保存好，對檔案的內容進行備份，防止檔案的信息的丟失。同時，雖然電子檔案的便捷程度是非常高的，但是我們也不能完全的放棄傳統的檔案管理，應當將這兩種檔案管理手段結合起來，這樣才能發揮最好的作用。所以說，高職院校要確保做好信息化檔案的風險防范工作，確保萬無一失。

3 結語

對于高職院校而言，教學檔案的規范化管理工作是非常重要的，直接影響到了教學效率，高職院校要給予充分的重視，加強信息化建設，利用先進的技術手段幫助教學檔案的整理工作。

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