新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革分析

文/謝威，鹿邑縣人力資源和社會保障局

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新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革分析

文/謝威，鹿邑縣人力資源和社會保障局

檔案管理是事業(yè)單位中一個非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其中包含著商業(yè)機密和個人信息等資料，因此，要進行嚴格的管理。但是，從目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，普遍存在著不規(guī)范和不科學(xué)等問題，需要對其進行改革以促進管理的完善。本文論述了新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并提出了相應(yīng)的改革措施。

事業(yè)單位；檔案管理；改革措施

引言

事業(yè)單位屬于一種公益性組織，事業(yè)單位的檔案管理對地方及該單位在社會經(jīng)濟中的發(fā)展地位有著重要的促進作用。但是目前，事業(yè)單位檔案管理中存在著一些問題，要想解決這些問題，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代社會發(fā)展腳步的相適應(yīng)，一定要采取科學(xué)有效的措施進行改革，促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理缺乏重視

檔案管理工作在事業(yè)單位中屬于幕后工作，所以，領(lǐng)導(dǎo)對這方面的管理不是很重視，導(dǎo)致在考核時沒有建立完善的考核標準，從而使檔案管理工作缺少監(jiān)督和重視。另外，對于基層的檔案管理人員來說，他們只負責(zé)檔案管理，沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的命令，他們并沒有權(quán)利進行改革創(chuàng)新。而又因為上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視，監(jiān)管力度不強，導(dǎo)致工作人員在實際工作中缺乏責(zé)任心，對于工作往往是應(yīng)付了事。

1.2 管理制度缺失

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，完善的管理制度可以為其提供借鑒的標準，其中，自動化在檔案管理工作中也起著非常重要的作用。但是，在實際的管理中，由于一些事業(yè)單位受傳統(tǒng)方式或其他因素的影響，使得單位中缺乏完善的管理制度，也沒有針對檔案管理人員的培訓(xùn)計劃，導(dǎo)致工作效率也不斷降。

1.3 管理方法缺乏科學(xué)性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的處理方式也發(fā)生了很大的變化，將其應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中，可以為其提供更好的服務(wù)。但是，在一些事業(yè)單位中，雖然應(yīng)用了信息技術(shù)，卻沒有對電子檔案進行及時的更新，同時，缺乏相關(guān)的技術(shù)人員，使檔案在管理的過程中缺乏科學(xué)性。

1.4 管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位檔案管理工作是一項專業(yè)性比較強的工作，要求工作人員有較高的專業(yè)素質(zhì)。而且，在實際的工作之中，要求工作人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識。同時，還應(yīng)能在枯燥乏味的工作環(huán)境中刻苦努力的工作。但是，在實際的工作中并非如此，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作不夠重視，再加上工作環(huán)境的枯燥乏味，使得聘請的人員都是兼職人員，這些工作人員不僅不具備檔案管理的專業(yè)知識，同時在工作中的責(zé)任心不強，直接降低了檔案管理的工作效率。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

2.1 建立完善的檔案管理制度

首先要建立責(zé)任機制，細化管理流程，并且將責(zé)任落實到個人，建立相應(yīng)的責(zé)任機制，使檔案管理的每個環(huán)節(jié)都有相關(guān)的人員負責(zé)，當工作出現(xiàn)誤差時，可以追究相關(guān)負責(zé)人的責(zé)任，從而能夠提高工作人員的責(zé)任意識，進而提高工作效率；其次，要健全考核機制。對工作人員的工作情況進行考核，考核應(yīng)從定量、定型兩個層次，過程、結(jié)果兩個維度進行，并且將員工的工資和獎金與考核的結(jié)果直接掛鉤，可以充分調(diào)動員工的工作積極性。最后，建立監(jiān)督機制，單位從上到下建立其監(jiān)督小組，對檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，如果在監(jiān)督的過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時采取措施加以解決，促進檔案管理工作順利的開展。

2.2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

單位要重視對檔案管理人員的引進及素質(zhì)的培養(yǎng)，因此，在實際管理中要做到以下幾點，首先，單位要引進具有專業(yè)知識和良好素養(yǎng)的人才，對于缺少專業(yè)知識的人員要拒絕聘用，以便優(yōu)化檔案管理的隊伍，提高管理工作的效率；其次，對于已經(jīng)上崗的工作人員，單位要定期或不定期的對其進行培訓(xùn)，保證工作人員始終具有先進的管理理念和專業(yè)知識，進而促進檔案管理工作的革新。最后，注意經(jīng)驗交流，事業(yè)單位要與社會企業(yè)或者其他單位進行溝通交流，在分享自己的管理經(jīng)驗的同時，吸收其他企業(yè)在管理方面的長處，不斷促進檔案管理工作有效革新。

2.3 加快先進科學(xué)技術(shù)的開發(fā)

在計算機電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時，對事業(yè)單位的檔案管理工作也提出了較高的要求，因此，企事業(yè)單位要想促進檔案管理工作更好的開展，就要加快對科學(xué)技術(shù)的開發(fā)。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在掃描的基礎(chǔ)上，對檔案資料進行數(shù)字化的處理；其次，檔案的管理人員可以利用先進的計算機軟件對電子檔案進行分類處理，建立不同類別的數(shù)據(jù)庫，以便使用數(shù)據(jù)時方便查找，無形中提高了管理的工作效率；最后，要對電子檔案進行備份，充分發(fā)揮防火墻的功能，避免由于操作失誤或病毒攻擊導(dǎo)致檔案丟失或受損。同時，還要加強對計算機的保護，防止黑客的攻擊，保證檔案的安全。

2.4 加強檔案的多方位管理

事業(yè)單位中的檔案管理人員應(yīng)該明確自身的職責(zé)，在管理中找好自己的位置，做好自己的工作，認真做好工作中的每一個環(huán)節(jié)和流程，保證工作的質(zhì)量，提升工作人員的綜合素質(zhì)。同時，要了解檔案管理工作中的各項政策和規(guī)定，全方位多角度的對事業(yè)單位的檔案進行有效的管理。另外，事業(yè)單位要建立良好的管理機制和激勵機制，做到吸引人才，留住人才，避免人才的流失，真正提高事業(yè)單位管理工作的水平。分析與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，以確定檔案管理的范圍，促進檔案管理沿著更科學(xué)更標準的方向發(fā)展。

3 結(jié)語

在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)該進行相應(yīng)的革新，以解決在工作中存在的諸多問題。通過健全管理機制、提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、加快科學(xué)技術(shù)的開發(fā)、加強檔案的多方位管理，提高檔案管理工作的效率，促進管理工作沿著更標準、更規(guī)范的方向發(fā)展，最終推動事業(yè)單位向著更高效的方向發(fā)展。

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