新環境下的計劃生育檔案管理創新策略

文/張孟麗，商水縣姚集鄉政府計劃生育服務中心

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新環境下的計劃生育檔案管理創新策略

文/張孟麗，商水縣姚集鄉政府計劃生育服務中心

利用信息技術對計劃生育檔案實施創新管理，實現計劃生育檔案科學的、規范化的管理，已經成為計劃生育職能部門落實為人民服務的重要工作任務，也已經在我國的計劃生育檔案管理工作中全面展開。本文則在關于計劃生育檔案管理現狀分析技術上，探討其創新策略。

計劃生育；檔案管理；創新策略

計劃生育檔案的數量繁多而且時間跨度比較大，在多年的封閉式管理中，僅僅是以保管并保證不丟失為管理原則，另外，不同時期的檔案，其保管的質量要求是不同的，管理人員若將所有的計劃生育檔案不按照特定要求而采取統一的管理的話，則很難保障管理的質量，普遍發生一種現象。而在如今的信息化時代，利用信息技術，可以有效的避免這種現象的產生，創新檔案管理方法，提高計劃生育檔案的管理質量。

1 計劃生育檔案管理現狀

計劃生育檔案管理中存在的幾個主要問題有：（1）檔號不規范，沒有準確的目錄號，存在大量的一卷多冊的現象。（2）案卷標題不規范，存在部分標題與主題內容嚴重不符，而且缺少必要的基本元素，甚至部分案卷根本沒有標題，很容易出錯。（3）缺少必要的卷內目錄，存在部分的案卷標題不能有效的全面涵蓋所設置的主體內容，從而造成檢索困難。（4）組卷混亂，如有的案卷以實踐為標準、有的案卷以文種為標準，有的案卷以職能部門的管轄權限為標準等，這樣不在統一標準內，很難對案卷進行統一管理。（5）案卷的紙張厚薄不一，嚴重影響到案卷的保管質量。（6）管理不統一，計劃生育檔案分散在各個部門的科室，難以形成系統性的管理方式。

2 信息技術在計劃生育檔案創新管理中的應用

在全國范圍內，計劃生育檔案管理對信息技術的有效應用還不夠廣泛，目前，大多數的計劃生育檔案管理依舊沿用傳統的紙張作為數據傳遞、管理的媒介，在如今的信息化時代嚴重脫節。而且計劃生育檔案管理人員在數據的抄寫、統計、核算的過程中，難免的會發生許多錯誤，因此，計劃生育檔案管理工作的速度以及質量難以有效的提高。另外，傳統的檔案遞送所需要花費的輔助開支比較高，如郵寄費、路費、人工費等。因此，加強信息技術在計劃生育檔案管理中的應用，創建統一的計劃生育檔案管理軟件，將個人檔案下放至各個單位，在統一的格式中填寫數據，通過強大的信息技術，將這些下級填寫的數據上傳至上級單位，這樣能夠快速的縮短數據的上報時間，也就是提高了統計速度。而且利用信息技術，用幾秒鐘的時間便可將準確的數據傳輸，也排除了人工在抄寫、統計、核算的過程中所產生的差錯，從而不用乘車、不用郵寄，不用花大量的時間去填表送表，利用一個小小的鼠標即可實現檔案信息的傳輸，節約了成本，方便了計劃生育檔案信息的統計、管理，也大大減輕了相關工作人員的工作強度。

利用信息技術，實現計劃生育檔案信息管理的規范化、標準化，即將計劃生育檔案信息的收集、整理、著錄、鑒定以及保管的任何一個環節都嚴格依照統一的計算機程序，進行科學的管理工作。（1）對計劃生育檔案信息要進行普查，去粗取精。傳統老套的計劃生育檔案管理往往沒有做全面的清查工作，而且檔案的劃分保管的期限都存在一定的差錯，許多檔案都失去了參考價值或者存在多份的現象。（2）利用信息技術，對檔案進行重新組合分類，是其規范化。將傳統老套的管理辦法下，過于厚重、內容混雜的案卷根據實際需要重新整理成冊，重新整理過的案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯系的文件有機的組合在一起。（3）計劃生育檔案要設置統一的分類號，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術對計劃生育檔案進行檢索的優勢在于：滿足人民群眾對檔案信息檢索的需求。另外，為了進一步的確保檢索的完整性，要因事制宜的設定一些明細規則，約束其規范性操作。（4）對計劃生育檔案要進行提名規范，保證檢出的準確性。

對計劃生育檔案的統計管理，要輕重緩急的進行有序操作。在推進各種計劃生育檔案的利用程度、價值大小以及利用率水平等方面，需要做到公正公開，對所有的檔案進行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進的可操作性，利用信息技術，首先，對于那些緊急雪球的計劃生育檔案，要進行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高計劃生育檔案的管理效率。而且，利用信息技術，可以將計劃生育檔案的著錄工作開展的更加順利，節省時間的同時，降低相關工作人員的工作強度和工作難度。在著錄的過程中，將檔案的內容按照事實的單一、復雜程度等，進行重新錄入，若一些檔案的內容存在重復或者類型的情況，要對其進行合并整合，形成系統性的、科學性的新的著錄，節省內容所占的空間，提高管理效率。另外，對于那些重要文件或者內容所反映出來的事件比較重大的檔案，要做特殊的標示，而對于那些特殊的檔案，如“案件”、“病歷檔案”則可以利用信息技術用事件、地址、人民等直接作為目錄名，然后，利用信息技術，給出相應的分類號。這樣，既可以是原有的零散、老套的計劃生育檔案更加規范化，又可以全面的提升計劃生育檔案的管理水平。

3 結語

計劃生育檔案管理工作量大、需要管理的內容比較多，而且隨著我國城市化水平的不斷提高，社會主義市場經濟的不斷繁榮發展，我國的人才流動越來越頻繁，尤其農村外出打工的人群越來越多，致使我國的流動人口劇增，檔案數據的管理難度越來越大，在很大程度上，增加了計劃生育檔案管理的工作量以及工作難度。在人數眾多的鄉鎮，單靠建立相應的登記薄，如結婚登記薄、流動人員登記薄、子女出生登記薄、藥具發放登記薄、育齡婦女變遷登記薄等，以及采用傳統老套的計劃生育檔案管理方法，是不能夠保障管理的完全到位，會發生許多難以預料的問題，因此，在當前的信息化時代，與時俱進的更新計劃生育檔案的管理辦法顯得十分重要。以上則關于其創新策略展開探討，以供參考。

[1]黨立萍.試論電子檔案與紙質檔案的差異性[J].黑龍江史志,2014,(9):143-143.

[2]趙曉東.淺談計劃生育檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案,2014,(6):100-101.