信息時代高職院校行政秘書工作初探

信息時代高職院校行政秘書工作初探

文/楊燕妮，重慶工貿職業技術學院

高校教學系行政秘書是一個平凡的工作崗位，但涉及教育學、管理學、語言學、社會學等多種學科，且事務繁雜，專業知識綜合性強，因此，在當今信息爆炸互聯網普及的背景下，作為辦公室的一名工作人員，只有不斷提高自己的信息素養，認真學習電腦技術，熟練運用網絡知識，結合高效能的辦公化系統，做好自己的各項工作，以適應社會的發展工作的需要。怎樣才能成為一名合格的行政秘書?本文從明確行政秘書的角色定位、熟悉行政秘書的工作職責、強化提高行政秘書職業素養、改善工作方法提高工作效率幾個方面，提出了信息時代如何做好高職院校行政秘書工作的措施。

網絡時代；辦公效率；提高；措施

1 互聯網是信息時代做好高校辦公室工作的有力支撐

1.1 信息時代中網絡的重要性

隨著信息時代的到來，網絡的使用在全世界飛速發展。網絡帶來的是信息的高速傳播，人與人之間交流的拉近，信息的高速傳播和處理，人類重復性勞動的降低，生產力的提高。互聯網技術的發展突破的不僅僅是人們工作的手段，操作的便捷，更多的是在改變著人們的觀念。特別是現在智能手機的大量使用，改變了人們的生活習慣和工作習慣，人們通過網絡進行學習、研究、工作、創業、購物等，網絡已經成為人們生活中不可缺少的一部分。

1.2 網絡對辦公室日常工作的重要影響

網絡的出現及進一步發展，為秘書處理辦公室日常工作提供了機遇，也提出了全新的挑戰。網絡的普及，使辦公現代化由單機應用向綜合網絡系統轉變，收郵件、發信息快捷方便，這些辦公手段的變革，辦公效率的提高，不僅為辦公部門展示了廣闊的前景，也要求秘書人員具備與之相適應的素質和能力，作為秘書人員不僅要熟練使用現代化辦公設備，更要努力提升自己能力以適應網絡社會的需要，否則將會被時代所淘汰。

2 教學系行政秘書的主要工作

作為教學系行政秘書要明確工作內容，高效準確地履行工作職責，是做好高校行政秘書工作的前提。

2.1 行政事務方面

人事管理，負責本系教職員工的考勤、考核、職稱申報工作。

資產管理，根據教學、科研及其他工作的需要，填報維修、添置辦公用品的計劃，領取和發放辦公用品及備品，以保證正常教學的需要。

檔案管理，負責院系會議記錄、行政文件、各種教學文件、教學檔案及教學資料的收集、匯總、立卷和歸檔工作。

其它事務管理，負責做好日常的行政事務工作，做好各種信函、報紙、雜志、學術期刊的收轉傳閱工作。

2.2 教學系內、外工作的協調方面

系行政秘書工作服務對象廣泛，包括院系領導、教師、學生、校外來訪者，行政秘書是高校院系內、外交流的形象窗口。

協助院系領導做好院系內部與學院各職能部門的協調工作。

負責學院各職能部門通知的傳遞工作，及時轉發到院系教職員工。正確理解上級部門的文件精神，貫徹執行上級領導和各職能部門布置的各項任務。

行政秘書必須建立良好的人際關系，加強與教職員工的溝通，靈活處理學院、院系、教師之間的多種關系，確保院系工作的順利完成。

2.3 負責系上宣傳報道工作，照像、編寫簡報工作，及完成系領導臨時交辦的各項工作。

3 行政秘書要加強學習強化職業素養

3.1 良好的心態，教學系行政秘書工作看似簡單，如遇特殊情況，要保持良好的心態，充分發揮自己的思維能力，沉著、寬容、冷靜、客觀地分析問題。

3.2 加強業務技能

加強業務技能是提高院系行政秘書職業素養的關鍵。系行政秘書需具備的業務技能主要包括：公文寫作能力、應變能力、組織管理能力、表達能力、操作能力幾個方面。

(1)公文寫作能力：公文寫作要在“學”、“練”、“改”三個環節上狠下功夫。熟悉各類公文結構、措辭，套用固定性用語。(2)應變能力：即指在沒有思想準備的情況下靈活處理問題的能力。(3)組織管理能力：指行政秘書統籌策劃并完成所分管方面的工作能力。(4)表達能力：主要包括文字表達能力和語言表達能力。(5)操作能力：主要指計算機的操作能力和辦公室設備的使用能力。網絡技術的飛速發展，計算機應用的普及，各大高校正立志于實現辦公的自動化、現代化、信息化。熟練掌握計算機辦公自動化軟件的操作能力，掌握掃描儀、打印機、數碼照相機、傳真機等辦公設備的使用，推動文件、宣傳簡訊的發布速度，節省紙質資源。

4 改善工作方法，完善自身素質，提高工作效率

高校教學系行政秘書工作比較繁雜，因而行政秘書必須改善工作方法，強化服務意識，對行政秘書提高工作效率具有重要的作用。

要成為一名稱職的高校系部行政秘書，不僅僅依賴于外界的培育，關鍵在于自身建設。行政秘書從我做起，有意識地控制自己，主動利用校園環境優勢，堅持不懈地完成目標。與企業單位相比，高校擁有資源豐富、時間寬裕、學習氣氛濃郁等優勢，有助于行政秘書的自我培養。工作期間，行政秘書踴躍參加學院舉辦的各類專題培訓活動，如公文寫作、行政管理、心理健康、高校教育改革等講座;瀏覽圖書館的紙質圖書和電子書籍，補充薄弱環節的理論知識。寒暑假期，行政秘書積極參加各式各樣的學歷進修，加強自身的文化知識修養，才能做好本職工作，提高工作效率。

5 結束語

高校行政秘書崗位是聯系學校各職能部門、學院、教師與學生等之間關系的紐帶，行政秘書的工作質量和工作效率直接關系著學校以及學院的各項工作是否有序、順利開展。因此，教學系行政秘書只有明確角色定位和工作職責，強化職業素養，改善工作方法，提高自身素質和能力，才能更好地為高校師生服務，為國家教育事業作貢獻。

[1]高文紅“淺談如何做好高校二級學院行政秘書工作”《教育教學論壇》2013年第12期.

[2]李欣“談如何做好高校辦公行政秘書工作”《辦公室業務》2013年01期.