電力企業檔案管理模式探討

電力企業檔案管理模式探討

文/桂立振，國網安徽省電力公司經濟技術研究院

在經濟快速發展時代，電力企業檔案規模迅速增大，本文從檔案管理模式的角度出發，結合電力企業檔案的特點，探討如何利用信息時代帶來的便利，有效解決檔案資料的存儲與利用問題。

單軌制；雙軌制；檔案管理系統

1 電力企業檔案發展背景

隨著社會經濟的快速發展，人民生活水平不斷提高，社會各類企業如雨后春筍般迅速崛起成長，奠定了我國電力企業進入快速平穩發展時期的基礎，進而推動了電力各行業管理制度更加健全、管理方式更加規范。電力企業的快速發展帶動了電力各相關行業業務的廣泛交融，檔案管理制度更加健全，電力企業檔案數量幾乎以幾何形式快速增長，并涵蓋電力行業各門類檔案，種類繁多，數量巨大、整理復雜，保存困難等問題隨之而來。

2 做好電力企業檔案管理的必要性

檔案是客觀形成的歷史記錄，記載著企業各項工作的情況、成果、經驗和教訓，能有效反映企業發展的歷史進程，是企業最真實的記憶。

檔案工作是一項重要的專業事業，是實現企業平穩發展的重要保證和進行各項工作的必要條件。檔案在企業發展中提供最原始的信息源，同時也是可供學習的知識源。無論是信息源還是知識源，檔案在企業發展中地位舉足輕重，不可忽視，企業檔案作為一項無形資產在企業管理中彰顯了其重要的地位和作用，其潛在價值是企業固本強基謀發展不可或缺的基石。做好企業的檔案工作，有助于促進企業全面改革工作的進行，為電力企業效益提升提供保障。

3 電力企業檔案雙軌制管理現狀及存在的問題

進入90年代以后，隨著現代化辦公模式的興起、與普及，縮微技術及傳統紙質檔案數字化等技術的發展，電子檔案和膠質縮微品檔案大量出現，這就出現了同一內容存在兩種不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題，也就是近年來檔案學界不斷討論的檔案雙軌制管理問題。“雙軌制”即是對同一份文件，在歸檔保存紙質文件的同時保存一份電子文件。紙質檔案是以紙質為記錄載體的檔案，與電子技術生成的電子文件有本質的區別。由于紙質文件不易修改、偽造，其內容與載體不能分離，使得紙質檔案具有電子文件不可比擬的原始性和憑證作用，相比電子文件，具有更好的保密性。但也存在占用存儲大及不利于信息共享的局限。電子檔案和紙質檔案無法取代的各自優缺點使得雙軌制管理模式在檔案管理的歷史中始終占據重要位置。

然而，隨著近年社會經濟快速發展，電力企業科技檔案、管理類檔案及會計檔案等日臻完善，電力企業檔案規模日漸龐大。按照現行雙軌制檔案管理模式，檔案管理所需的人力、物力及財力遠遠無法滿足快速增長的檔案的需要。同時，各類電子文檔軟件的普遍使用，造成電子文件更新速度較快，無法及時保證紙質文件同步更新，導致電子文件與紙質文件無法對應問題出現，雙軌制管理模式運行矛盾日漸凸顯。

4 電力企業檔案單軌制管理可行性探究

4.1 單軌制檔案管理含義

所謂單軌制，最核心的是按照檔案產生的形式保存，尊重檔案的原生狀態。是電子形式的就保存電子檔案，是紙質形式的就保存紙質檔案。單軌制檔案管理并非否定紙質檔案數字化。

4.2 單軌制檔案管理可行性探討

4.2.1 檔案管理的技術成熟性

由于現行檔案產生的形式主要來源于電子形式，因此，不同于雙軌制檔案管理，單軌制檔案管理對檔案管理系統的技術成熟性提出了更高的要求。

隨著信息技術的成熟，辦公自動化系統功能上已基本涵蓋了電子文件從出生到消亡的整個生命周期。其中，檔案管理系統實現了檔案的日常管理、分類、查詢，通過計算機錄入大量的檔案信息并編制各種專題目錄,真正實現檔案資料方便快速檢索,實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡,從而大大提高了檔案檢索的效率；部分企業甚至已經建設互聯互通的現行文件、檔案信息發布平臺和查詢利用系統,實現檔案信息資源社會共享,最大限度地發揮檔案的社會服務功能。

4.2.2 檔案管理的安全性

檔案的完整與安全是檔案發揮憑證及情報等作用的前提，沒有完整、安全的檔案原始資料，檔案發揮的作用就毫無價值。尤其是面對日益嚴峻的網絡安全威脅，檔案管理系統的安全可用更加不可忽視。

檔案管理系統的安全性主要決定于檔案管理工作者的工作水平和系統設計安全性兩方面。現今，在各企事業單位中，部分工作人員文化水平參差不齊、業務素質偏低、專業性不高，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人員嚴重缺乏，不能有效適應信息時代檔案的需求，很可能導致部分有價值的檔案流失，因此，檔案工作和檔案功能的發揮最終都落實在高素質的檔案人員這個重要因素上。人是管理活動中最重要的因素，這就要求檔案工作在抓專業知識業務的同時要重點提高檔案人才自身能力，建立一批高效的檔案管理人員隊伍。檔案管理人員要運用檔案學科新理念、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。在對檔案人員的招錄，還要充分了解應聘者的計算機水平和檔案管理的基礎知識，要求檔案管理人員具備很強的專業檔案管理能力，能做到精確分析歸類，注重電子檔案的接收、保管等方法的學習，從而在根本上提高檔案管理隊伍的工作水平。

4.2.3 檔案相關資源利用率

單軌制管理模式不同于雙軌制思想的最大之處在于單軌制僅按照檔案資料的原生狀態保存，因此對于電子軟件生成的大幅面圖紙等資料無需打印備份，這就大大節省了紙質資源，且磁盤等電子設備占用面積遠遠小于紙質占用面積，可大大減少所需存儲空間，提高庫房使用率。

5 結語

綜上所述，單軌制管理模式雖然具有許多雙軌制管理模式無法比擬的優點，但是鑒于信息化時代網絡安全威脅的嚴重性，電子文件的安全性保障始終是一大難題，人們歷來已久對紙質文件的信賴感將長期存在。因此，雙軌制管理模式到單軌制模式的轉變將是一個循序漸進的過程。

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