關于檔案信息自動化系統管理的探討

文/邵海艷，商水縣民政局

1 檔案信息自動化中存在的問題

1.1 檔案的信息自動化建設滯后性發展

目前在我國檔案的信息化建設過程中，面臨的主要矛盾是，并不僅僅是硬件的不足造成的設備的缺乏，而是檔案管理中的應用軟件過于多，很難選擇出一個適合的軟件。如果不能選擇一個合適的自動化軟件，就會嚴重的阻礙檔案的硬件功能的整體發揮，從而導致檔案的自動化建設過程的滯后性。進而影響到檔案信息自動化的整體水平的全面提高。針對這種情況，要實現檔案信息自動化的關鍵，就是解決好檔案系統的標準化建設的滯后性問題。

1.2 檔案管理向信息化過渡的過程沒有完成

在我國目前，檔案信息的自動化模式，從整體上看，仍然處于從文件的處理到信息管理的系統化的過渡階段。在真正意義上實現好信息管理的自動化階段。要想完成這個過程需要加強數據庫的建設工作，國家要把開發數據庫的工作當成一項核心的工程。

1.3 管理體制中管理不夠統一

集中統一式管理是一種社會化的生產方式，當然信息自動化也不能排除在外，對檔案進行統一管理需要制定統一的規定，在統一的模式下進行管理。并且還要結合好計算機系統，由專業的人員進行這項工作。這樣就能做到方便管理與方便管理兩者兼得，但是能達到這種效果的并不是很多。

1.4 資金的效益難以發揮

到目前為止，在檔案自動化的系統的建設過程中，由于不能發揮出資金的效益，存在著許多問題：由于檔案系統自動化得不到國家和地方的資金支持，并且很多資金的使用都需要經過大多數的領導們，經過特別的批準，才能解決好資金的重大問題，這項問題也耗費了，各個級別的檔案部門的領導們很多的精力。另外，檔案部門的資金管理也存在著不科學合理的現象，存在著嚴重的浪費現象。

1.5 忽視了科學民主的決策

只有從整體上提高了全體檔案人員的平均水平，才能推動檔案的信息化管理。尤其是檔案人員的整體素質水平，對檔案的自動化管理具有深遠的影響。但是由于種種原因造成了，很多單位中面對著人才隊伍十分不穩定的狀況，并且在單位內，缺乏對人才進行必要的培訓和管理，很多領導人員也并沒有合理科學的民主決策能力，面對單位內人才流失的狀況，沒有及時的采取相關的措施。因此造成檔案管理自動化的人才隊伍非常不平衡，對人才隊伍的管理也不科學，人才水平的普遍不高，造成了檔案信息自動化系統的發展及其緩慢。

2 檔案信息自動化的措施

2.1 提高檔案信息自動化的標準化水平

關于檔案標準的體系建設，本身就是系統又復雜的工程，要想全面推進檔案管理的自動化水平，一定要嚴格抓好檔案管理的標準化建設。檔案管理的自動化水平與標準化水平兩者之間是相輔相成的關系。在促進檔案管理自動化水平的過程中，全面提高裝備的技術水平，提高裝備的應用能力，兩者同時進行是十分不現實的。面對這種情況，可以通過先鼓勵一些單位主動提高檔案管理的自動化水平。首先要在水平相對比較高的單位內，進行推廣試驗，這樣才能獲得豐富的實踐經驗，等到時機夠成熟的時候，才能形成一個統一的檔案信息自動化的標準。

2.2 重點加強數據庫的建設

加強檔案的信息自動化水平，就一定要建立強大的數據庫系統，并且作為一項長期的

任務，建立數據庫系統的過程要經歷一個從低到高的循序漸進的緩慢的過程。除了要求具備一定的專業的技術水平之外，還需要提高領導們的重視程度。全面提高具備計算機專業知識的人員的整體水平，加強其與檔案管理人員的配合程度。尤其是在進行數據庫的建設過程中，要面向檔案系統，根據實際情況有目的的突出重點工程的建設。提高檔案管理信息化的效率，促進檔案管理信息化由單一走向系統化發展。除此之外，還有通過互聯網建立相應的聯系，逐步形成一個個的相對分散的數據庫的群體，這樣才能從根本上提高檔案信息自動化的效率。

2.3 改進檔案管理自動化系統的管理體制

對檔案信息要進行統一化管理，同時還要在這個同意管理的基礎之下，建立一定的分散式系統，這樣的模式才是最理想的促進檔案管理自動化的模式。要想加強檔案管理的自動化水平，首先要成立專業的專家咨詢小組，這些專家成員們藝在一起討論協商，經過討論才能提出一項關于加強檔案管理的長期的發展目標。才能協調好在加強檔案管理自動化系統中的，各項相關的工作，制定出與之相關的標準和方案，不斷的擴大投資規模，提高經費的預算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案信息化水平的決策水平，建立一定的制度保障。只有對檔案進行統一管理，才能方便其合理使用，才能促進管理機制的建立。

2.4 發揮資金的效益

要想進行檔案管理自動化系統建設，要充分發揮好資金的使用效益。目前我們國家在檔案管理上投入了大量的資金。資金的籌集和管理方面，也運用了各種各樣的方法。最好的方法是通過各個不同的渠道來籌集資金，通過中央與地方撥款這兩種方式相結合，有的單位還能獨自籌集資金，在必要的時候，還能夠通過請求外援這種形式。做到對資金進行項目化管理。

2.5 重視人才管理

為了全面加強人才隊伍的建設，要對人才進行科學民主的決策。這項決策的主要目的是為了留住高質量的人才，同時也是解決好人才的一個最有效的途徑。除此之外，還要對檔案管理的技術人員不定期的進行思想政治教育，提高其對檔案管理的信心，是每一位員工都爭取養成一定的奉獻精神。當然，單位要盡可能的在工作和生活上，照顧到每一位員工的感受，關心員工們的生活狀況，幫助員工們解決好后顧之憂，發現人才的成長的規律，進一步形成最合理的人才結構模式。

3 結語

及其強檔案信息自動化的管理水平，要做到一切從實際出發。加強檔案管理的額思想工作，積極進取努力的開拓創新，爭取調動起各個方面的積極性，循序漸進的建立一定的檔案管理機制，提高檔案管理的自動化水平。

[1]郭志敏.檔案信息管理系統建設應注意的幾個問題[J].山東檔案,2012(07)：46-47.

[2]王云慶.現代檔案管理學[J].青島出版,2013(13)：70-71.