試論基于新媒體環境下的高校檔案管理工作

文/王鑫鑫，赤峰工業職業技術學院

1 新媒體環境下的高校檔案管理的發展現狀

眾所周知，新媒體環境的到來對于各行各業都帶來了一定的沖擊。就檔案工作本身而言，它是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供服務的業務總稱。因此，檔案工作具有綜合性、系統性和復雜性的特點。當前，人們習以為常的“傳統類”檔案管理工作已經遠去，取而代之的是龐大的檔案資料數據庫、精細的檔案查詢檢索功能和便捷的電子化檔案信息整理。同時，檔案宣傳工作也在不斷地發展壯大。

一方面，新型的檔案工作途徑給高校檔案管理工作帶來了新的發展機遇，讓檔案人員能夠從僵化的檔案工作中脫離開來，減輕工作壓力，提高工作質量；另一方面，網絡信息的開放也給檔案的管理工作帶來了不小的挑戰。這對于廣大檔案工作者來說，就必須要進一步把握高校檔案管理工作的改革創新，適當運用最新的信息技術，認真探究新媒體環境下檔案工作急需推進的轉型升級要務，從而以檔案改革工作作為發展及其，進一步提升高校檔案管理工作的質量和效率。

2 新媒體環境下的高校檔案管理面臨的問題

2.1 檔案管理工作發展滯緩

當前，高校在人才培養過程中面臨著生源、就業、實踐、培養等多方面的問題，而對檔案管理工作卻存在著一定的忽視。一些高校管理者對傳統檔案管理工作存在誤區，往往認為只是簡單的資料存儲工作，對校內各類檔案信息工作的考核、改良、深化都不重視。尤其是對于一些亟待改進的檔案管理細節，例如數字化檔案設備的維護、檔案查詢記錄等環節，都沒有形成系統的規章。直接導致檔案管理工作較為傳統，發展進程進程十分遲緩。

2.2 檔案基礎設施建設落后

在高校檔案信息化管理的推進過程中，盡管相關教育、民政部門都給予了一定的重視，但是在校園內部檔案信息化項目的推行中，大多數學校都面臨著檔案信息管理設備落后的問題。在檔案基礎設施建設上，很多學校沒有配備專門的檔案室，同時在專業的檔案系統軟件開發、檔案課題成果轉化上，也不夠全面和深刻。

2.3 檔案管理人才隊伍缺乏

在高校檔案管理過程中，執行檔案各項工作的人員普遍都呈現“兼職”的狀態。從高校檔案管理人才培養機制上看，很多學校都沒有從事專檔案工作的教師，精通數字化檔案管理技術的人才更是少之又少。很多高校對于檔案管理類工作人員的培養十分缺乏，在具體的人事任命上，也把檔案信息化管理作為學校發展中一個附屬的工作來做，導致檔案信息化管理人才隊伍的建立缺乏秩序。從事檔案工作的這一部分人員自身業務能力和綜合素養十分缺乏。

3 增進新媒體環境下的高校檔案管理工作的具體策略

3.1 依托新媒體產業，提高對檔案工作的關注度

在新媒體信息技術的發展背景之下，高校管理者要借助于檔案管理工作的發展動能，利用高新網絡技術手段，提高檔案管理工作的質量。首先，要從思想觀念上轉變發展意識，加強對多媒體的重視程度。其次，要借助于資金支持、人員支持等多種方式，制定完善的高校檔案管理工作制度。對檔案管理責任進行明確的劃分。要將檔案工作管理和校園文化、日常管理緊密結合起來，通過制度上墻、落實規章等不同的手段，從精神到物質上，提高對人們對檔案工作的關注程度。

3.2 借助數字化技術，實現對智慧校園的全塑造

高校管理者要加強新媒體檔案管理工作隊伍的建設力度，利用“智慧校園”的建設，加強廣大高校教師的檔案統籌管理意識、文檔收錄工作、文件資料建檔、文檔收集管理深度等問題，在智慧校園的建設層面上，確保檔案工作流程能夠更加循序健全。例如，西安郵電大學在檔案工作數字化管理中，逐步克服了經濟、人力、物力等各項困難，以綜合檔案教師作為學校黨政工作的下屬科室，進一步推進全校黨群、財會、教學、科研、出版、印章等各項檔案工作的征集。在建立數字化檔案的背景下，集中在檔案材料、歷史材料等方面推進智能檔案建設。2017年完成數字化檔案信息資源庫的建設。通過編制案卷目錄、編制全引目錄、制作電子目錄等工作，確保檔案數字化建設能夠將眾多信息化整為零、化繁為簡，提高高校檔案工作的發展水平。

3.3 深化檔案人員培養，加強制度規范建設力度

首先要進一步提升檔案管理人員人員的職業道德，針對高校檔案管理工作的業務方向，定期組織培訓教育活動。通過組織高校檔案人員對新型媒體技術的應用，引導管理人員能夠具有全面的職業素養和良好的道德風尚，進一步培養檔案教師對于檔案新技術、新知識、新方法的了解。

其次，通過聘請專業的檔案管理人員，對校內相關責任教師進行計算機知識、數據庫技術的普及和深化。要依托新媒體環境下對各項信息產業的發展和規劃，保持檔案標準統一，依據國家相關部門的管理規范和標準，確保高校檔案信息化建設能夠從技術層面、管理層面上入手，實現管理理念的轉變。進一步推動檔案管理工作的信息化建設和各項檔案管理的工作創新。節約人力資源，精簡工作流程，研發出一套適應高校檔案管理工作的信息處理系統，確保高校檔案信息管理工作能夠滿足受眾的需求。

4 總結

綜上所述，在高校檔案信息化潮流的推動下，教育改革和檔案發展的雙重需求促使廣大檔案管理者要不斷發展革新，進一步實現高校檔案工作的信息化。但是就目前而言，新媒體環境下高校檔案管理工作面臨著一系列的問題，包括檔案管理工作滯緩、缺乏基礎設施等等，為此廣大檔案工作人員要秉承著與時俱進的發展態勢，加強檔案工作管理、深化人員培養、推進數字檔案技術，促使廣大檔案管理者能夠更好的完成各項檔案工作。

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