新醫改下醫院檔案管理的改進措施分析

文/梁司蕾，廣西醫科大學第一附屬醫院

新醫改下醫院檔案管理的改進措施分析

文/梁司蕾，廣西醫科大學第一附屬醫院

醫院檔案是醫院管理工作的有機組成，加強醫院檔案的開發和利用，發揮出醫院檔案的價值，對于提高醫院管理水平有著積極的作用。本文從檔案管理制度、 檔案管理意識、檔案信息化水平、專業人才缺失等幾個方面論述了目前醫院檔案管理工作的不足，并針對新醫改下醫院檔案管理的改進措施進行分析。

新醫改背景；醫院檔案管理；問題；改進措施

醫院檔案是為醫院各項工作服務的醫療文件資料、歷史發展資料，載體形式多樣，包括錄音、圖表、工作記錄、影像資料等等，這些資料記錄了醫院的發展史，也為醫院后續研究工作的開展提供了一手資料，是醫院在長期運行過程中積累的一筆寶貴財富。隨著信息時代的發展，傳統的檔案管理模式已經難以適應新時代的發展需求，緊跟新醫改的發展步伐，改進現有的檔案管理制度是各個醫院需要正視的問題。

1 傳統醫院檔案管理模式的不足

1.1 檔案管理制度不健全

要做好檔案管理工作，離不開完善、健全的檔案管理制度，就目前的情況來看，很多醫院沒有根據自身的實際情況開展檔案管理工作，管理內容缺乏統一的制度和標準，相關的工作考核機制與監督機制也不夠完善，導致醫院檔案管理工作長期處在一種管理不嚴、監督無效的狀態，檔案破壞、丟失問題嚴重。

1.2 檔案管理意識滯后

醫院的工作任務繁重，一直以來，醫院管理人員、醫護工作者的重心都放在了醫療和科研上，很多管理人員認為，檔案無法直接為醫院創造經濟效益和社會效益，對于醫院發展的影響也不大，因此，忽視了檔案的重要意義。上級部門也很少針對檔案工作來投入相關的資金和人力，這種滯后的管理意識無疑極大的制約了檔案管理工作的開展。

1.3 檔案信息化水平不高

目前，部分醫院尤其是縣級醫院，還在采用手工來收集檔案，這種工作方法繁瑣、信息量小，不利于檔案的二次開發和利用。隨著科技水平的發展，計算機與網絡技術蓬勃興起，醫院檔案管理信息化已經成為了必然的趨勢。

1.4 檔案安全性能偏低

在長期歷史因素的影響下，醫院設置了科技檔案、管理文書檔案、醫療檔案、食物檔案，各個科室也存在了大量的病理切片檔案、文書檔案、影像圖文檔案、X線膠片檔案等等，但是由于管理制度不規范、管理技術落后，嚴重影響了醫院檔案管理工作的順利開展。在新醫改的推行背景下，必須要探索出一條適應新形勢的檔案管理思路，在保證檔案完整性的同時，優化檔案的安全性能。

1.5 缺乏專業人才

由于各類因素的影響，目前醫院檔案管理人員綜合素質并不高，缺乏專業的技能，人員隊伍年齡偏大，很多工作人員沒有接受過系統的檔案培訓工作，對于醫院檔案的認識不清晰，缺乏現代化管理意識。更有甚者，對待工作得過且過，當一天和尚撞一天鐘，嚴重影響了醫院檔案的管理成效。此外，由于工作經費緊張，不能進行網絡基礎設施建設，各個部門的溝通機制不順暢，所以無法進行文件傳輸，實現信息交換、共享。部分縣級醫院沒有設立專門的檔案室，或者檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

2 新醫改下醫院檔案管理的改進措施

2.1 革新傳統的檔案管理思想

在新醫改環境下，醫院的建設與發展也表現出了新的方向，檔案管理工作包括醫療檔案管理與后勤檔案管理兩個組成部分，優質的檔案管理工作可以提升醫院的管理和醫療水平。由于各類因素的影響，現階段醫療檔案的管路還存在制度不完善、搜集方法不科學、管理理念滯后等問題。作為醫院管理人員與檔案工作人員，必須要革新傳統的檔案管理思想，意識到檔案管理工作對醫院發展的重要作用。針對醫院日常醫療、服務工作中的信息進行全面、詳細的記錄，以全新的思維來看到檔案管理工作。

2.2 加強專業人才的培養

檔案工作人員的素質水平和責任意識，對于新醫改下醫院檔案管理工作的開展有直接的影響，醫院管理人員需要意識到這一問題的重要性，為檔案工作人員提供進修、學習的機會，規范培訓和考核，鼓勵他們繼續進修，總結檔案工作中的經驗，結合檔案管理要求對各類工作進行細分，將每一項檔案管理工作落實到人。作為檔案工作人員，也要意識到自身肩負的重要責任，加強學習、開拓進取，用認真、細致的態度對待每一項工作，為醫院的醫學科研、醫療建設、經濟發展、醫療服務工作提供資料支持。

此外，還要提高檔案人員的服務意識。醫院檔案是醫院經營、發展的一種重要資料，做好醫院檔案管理工作，可以反映出醫院的發展情況，對于保證醫院的效益意義重大。作為醫院安全監理人員與檔案人員，要轉變傳統的管理理念，解放思想觀念，樹立起應有的責任意識，從全局角度看待問題，勇敢的開拓、創新，促進檔案管理工作的信息化發展，改變傳統管理理念，科學整合檔案，為醫院的醫療、科研與管理工作提供有效的支持。

2.3 完善檔案管理制度

醫療檔案是醫院工作的核心，檔案管理部門需要加強與醫院各個科室之間的聯系，準確記錄好醫療服務的開展過程，緊跟新醫改的要求，經濟利用信息化技術手段類提升檔案工作的質量。在后勤檔案方面，主要包括日常后勤工作檔案與醫院建設檔案兩類，新醫改為我們明確指出下一階段醫院的發展方向與發展形勢，檔案部門要做到“兩手都要抓，兩手都要硬”，不僅要關注醫療檔案，也要重視醫院設計、裝修等資料的記錄，及時收集醫院在建設過程中的規劃圖紙、測繪結果、許可證書、委托書等，避免出現日后查找難的問題。這樣，在后續的維修時，也可以及時找到原始檔案，保證醫療工作的安全、有效。此外，還要做好醫院日常食堂管理、清潔消毒、水電氣檢查的資料收集工作，促進醫院后勤管理工作的規范化發展。

2.4 保證檔案歸檔工作的質量

檔案管理的首要環節就是收集醫院業務工作中的有價值的材料進行歸檔，這是檔案能夠進行集中管理的基礎。規范建檔的基本要求是：填寫認真，材料齊全，簽章清晰。嚴格遵循“誰辦理，誰簽章，誰負責”的原則。主要的依據是醫療部門的“三規定”和“四規范”。檔案管理人員在接收檔案時，要重點檢查以下方面：表格是否填寫齊全、清晰，記錄是否完整；電子檔案和紙質檔案是否一致；是否符合業務工作流程；所有人或經辦人是否按照規定簽名；文件是否符合規定并且核發有效；責任人是否按規定簽名。

3 結語

隨著時代的不斷進步與發展，與人民群眾生命健康息息相關的醫療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，對醫院的管理工作提出了更多的要求。醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業作出貢獻，總之，我們要把醫院檔案管理工作當成是一個專門的學問，調動全員意識來共同配合。

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