淺談民辦高校數(shù)字迎新系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用

公露華++林家欽

摘要：本文主要介紹了數(shù)字迎新系統(tǒng)在民辦高校的建設(shè)與應(yīng)用實(shí)例，可為其他同類高校建設(shè)數(shù)字迎新系統(tǒng)提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字迎新系統(tǒng)；高校迎新

中圖分類號(hào)：G434 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 論文編號(hào)：1674-2117（2017）23-0103-03

迎新工作是新生進(jìn)入校園、近距離接觸學(xué)校的第一步。如何提高迎新工作的效率，讓新生在入校時(shí)就能感受到來(lái)自學(xué)校的人性化信息服務(wù)，一直是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工關(guān)注的焦點(diǎn)。

往年的迎新工作基本上是從新生現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到開始的。由于學(xué)校每年安排的新生報(bào)到時(shí)間僅有一天，因此在報(bào)到當(dāng)天，學(xué)生要經(jīng)歷財(cái)務(wù)繳費(fèi)、院系報(bào)到、分配宿舍等環(huán)節(jié)，這就導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)新生排隊(duì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的情況。這不僅影響了新生的入學(xué)體驗(yàn)，而且存在一定的安全隱患。另外，在迎新現(xiàn)場(chǎng)，工作人員基本是手工記錄新生報(bào)到信息，迎新相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)很難及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)查看。

建設(shè)數(shù)字迎新系統(tǒng)就是要改善傳統(tǒng)迎新工作中存在的諸多問(wèn)題，優(yōu)化迎新流程，將部分迎新工作前移，簡(jiǎn)化迎新現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到流程，為新生報(bào)到提供滿意的信息化服務(wù)。

● 迎新流程優(yōu)化

迎新工作是一項(xiàng)學(xué)校級(jí)的系統(tǒng)工作，涉及部門眾多，除了各院系之外，招生辦、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)工處等部門都涉及到迎新業(yè)務(wù)。在項(xiàng)目建設(shè)初期，筆者通過(guò)走訪、與工作人員面對(duì)面交流，發(fā)現(xiàn)有如下方面急需優(yōu)化：

第一，分班級(jí)、分學(xué)號(hào)問(wèn)題。作為具有文科特色的民辦高校，存在專業(yè)報(bào)到率偏低、男女生人數(shù)偏差大等實(shí)際情況。在以往的迎新工作中，為了均衡班級(jí)人數(shù)及男女生比例，分班級(jí)、分學(xué)號(hào)工作是在新生報(bào)到之后進(jìn)行的，這就導(dǎo)致需要使用班級(jí)學(xué)號(hào)數(shù)據(jù)的相關(guān)工作，如制作校園一卡通等，要延后進(jìn)行或者使用其他替代方案。

第二，校園一卡通問(wèn)題。制作校園一卡通，需要學(xué)生提供姓名、學(xué)號(hào)、照片等信息，但由于學(xué)號(hào)及照片都要等新生入學(xué)之后才能獲取，為了保證新生使用校園卡就餐、出入宿舍等更加便捷，以往的操作方式是新生入學(xué)當(dāng)天，發(fā)放無(wú)記名臨時(shí)卡，一個(gè)月之后再拿臨時(shí)卡換取正式卡。這種操作方式不僅給學(xué)生帶來(lái)了不便，而且還造成了卡片的浪費(fèi)。

第三，分宿舍問(wèn)題。隨著人們信息化應(yīng)用水平的提高，越來(lái)越多的學(xué)生選擇通過(guò)網(wǎng)絡(luò)繳納住宿費(fèi)用，但是也有部分學(xué)生選擇現(xiàn)場(chǎng)繳納。目前的宿舍分配方式是：對(duì)于提前繳納費(fèi)用的學(xué)生，可以提前分配好宿舍，報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)即可領(lǐng)取鑰匙入住；對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)繳納費(fèi)用的學(xué)生，須現(xiàn)場(chǎng)分配宿舍，但由于現(xiàn)場(chǎng)只有一位工作人員手工分配宿舍，所以學(xué)生排隊(duì)時(shí)間偏長(zhǎng)。

第四，在傳統(tǒng)迎新過(guò)程中，各報(bào)到環(huán)節(jié)基本上是手工操作，迎新相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)呈現(xiàn)，后期手工整理數(shù)據(jù)非常繁瑣而且容易出錯(cuò)。

通過(guò)多次討論、各方協(xié)調(diào)、綜合評(píng)估，筆者將圖1所示的傳統(tǒng)迎新流程進(jìn)行優(yōu)化，形成了如圖2所示的數(shù)字迎新流程。

由圖2可以看出，有了數(shù)字迎新系統(tǒng)，迎新流程最大的改變是部分環(huán)節(jié)可以提前進(jìn)行。在新生現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到之前，即可完成采集照片、預(yù)報(bào)到、分班級(jí)分學(xué)號(hào)、制作一卡通等事項(xiàng)；同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)分配宿舍環(huán)節(jié)由原來(lái)的一人手工操作改變?yōu)榉稚⒌礁髟合翟谙到y(tǒng)里進(jìn)行操作，從而緩解了排隊(duì)時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題。此外，在迎新之前及迎新現(xiàn)場(chǎng)，各環(huán)節(jié)操作都是在迎新網(wǎng)站上進(jìn)行的，各環(huán)節(jié)的操作數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)同步，有效保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也為實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)提供了基礎(chǔ)。

另外，在迎新網(wǎng)站上，管理員可以發(fā)布學(xué)校新聞、校園生活指南、報(bào)到注意事項(xiàng)等最新消息，以便學(xué)生提前熟悉并更好地適應(yīng)全新的大學(xué)生活。

● 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與部署

根據(jù)優(yōu)化后的數(shù)字迎新流程，并結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)實(shí)際情況，筆者設(shè)計(jì)了如圖3所示的系統(tǒng)部署方案及如下頁(yè)圖4所示的系統(tǒng)功能框圖。

由圖3可以看出：

（1）只需要準(zhǔn)備兩臺(tái)服務(wù)器（物理機(jī)或虛擬機(jī)均可）即可搭建出數(shù)字迎新系統(tǒng)，無(wú)需更多的硬件資源。

（2）迎新網(wǎng)站與數(shù)據(jù)庫(kù)物理分離，有效保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。

（3）鑒于學(xué)院的數(shù)據(jù)平臺(tái)已穩(wěn)定運(yùn)行，數(shù)字迎新系統(tǒng)可與數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)接，以便自動(dòng)同步教職工數(shù)據(jù)，為后續(xù)分配迎新工作人員操作權(quán)限做準(zhǔn)備。

由圖4可以看出：

（1）迎新網(wǎng)站可以通過(guò)電腦網(wǎng)頁(yè)、手機(jī)WAP登錄，無(wú)需安裝客戶端，方便了新生及迎新工作人員的使用。

（2）在新生報(bào)到前及報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)，系統(tǒng)可以通過(guò)錄取通知書號(hào)碼進(jìn)行新生身份識(shí)別：新生通過(guò)錄取通知書號(hào)碼登錄迎新網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)報(bào)到；在迎新現(xiàn)場(chǎng)，各報(bào)到環(huán)節(jié)使用掃描槍掃描錄取通知書上的條形碼，從而在系統(tǒng)里快速查詢到新生的信息，加快了業(yè)務(wù)處理速度。

（3）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)電腦網(wǎng)頁(yè)、手機(jī)WAP可以實(shí)時(shí)查看繳費(fèi)情況、報(bào)到率等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，了解最新情況，為科學(xué)決策提供量化依據(jù)。

（4）迎新流程在系統(tǒng)里是可以配置的，若迎新流程后續(xù)有變化，無(wú)需二次開發(fā)即可在系列里快速配置出新流程。

考慮到項(xiàng)目進(jìn)度緊張、資金預(yù)算有限等實(shí)際情況，迎新系統(tǒng)采用了購(gòu)買成熟產(chǎn)品加部分功能定制開發(fā)的模式，通過(guò)公開招標(biāo)的方式進(jìn)行。

● 上線使用情況

經(jīng)過(guò)一個(gè)月左右的現(xiàn)場(chǎng)部署與測(cè)試，本迎新系統(tǒng)于2017年8月10日正式上線運(yùn)行，同時(shí)開放給新生進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)報(bào)到。截止到現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到前一天，網(wǎng)上預(yù)報(bào)到率約60%，同時(shí)迎新工作人員在系統(tǒng)里完成了分班級(jí)、分學(xué)號(hào)、分配宿舍等操作，為現(xiàn)場(chǎng)迎新打下了良好的基礎(chǔ)。

在9月初的新生報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)，迎新系統(tǒng)通過(guò)了現(xiàn)場(chǎng)多用戶并發(fā)使用檢驗(yàn)，運(yùn)行平穩(wěn)，為廣大新生及迎新工作人員提供了良好的使用體驗(yàn)。

新生在現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到時(shí)即可獲知其所在班級(jí)、學(xué)號(hào)、輔導(dǎo)員信息，拿到校園一卡通；同時(shí)，在手機(jī)上可實(shí)時(shí)查看自己的已報(bào)到環(huán)節(jié)、待報(bào)到環(huán)節(jié)，這較之以往的傳統(tǒng)迎新方式，大大提升了入學(xué)體驗(yàn)。

迎新工作人員使用掃描槍掃描錄取通知書上的條碼即可在系統(tǒng)里快速查找到新生信息，無(wú)需翻找紙質(zhì)資料，加快了業(yè)務(wù)辦理速度，也使得迎新現(xiàn)場(chǎng)的排隊(duì)情況得到緩解。

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在手機(jī)或電腦上可實(shí)時(shí)查看各環(huán)節(jié)的報(bào)到率、繳費(fèi)情況等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這比之前第二天才能看到手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的情況，有了質(zhì)的飛躍。

需要說(shuō)明的是，有些新生沒(méi)有進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)報(bào)到，或者預(yù)報(bào)到時(shí)上傳的照片不符合要求，則現(xiàn)場(chǎng)拿到的一卡通卡片上是沒(méi)有照片的，正式入學(xué)后可到一卡通中心補(bǔ)打照片。

● 完善后續(xù)工作

目前，本數(shù)字迎新系統(tǒng)已經(jīng)基本滿足了學(xué)院的迎新需求，筆者后續(xù)計(jì)劃通過(guò)對(duì)信息服務(wù)進(jìn)行整合處理，不斷擴(kuò)展服務(wù)性能、嘗試創(chuàng)新應(yīng)用，為師生的校園生活帶來(lái)更豐富的信息化體驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)：

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