文檔同步技術應用大盤點

編者按：隨著移動互聯網技術的快速發展，人們對辦公效率的要求越來越高，尤其是對辦公文檔的高效編輯和處理，減少無效工作，降低工作失誤，是每一個職場人的渴望。上一期文章，我們向大家介紹了文檔同步技術的功能及原理，本期文章將向大家盤點文檔同步技術在各行各業中的應用。

主持人：

倪俊杰 浙江省桐鄉市鳳鳴高中

嘉 賓：

劉宗凡 廣東省肇慶市四會中學

邱元陽 河南省安陽縣職業中專

杜祖平 浙江省金華教育學院

倪俊杰：數據的價值有顯性的，也有隱性的。對于顯性的價值而言，只有你應用得當才能發揮其作用，如果你任意存放數據，再有價值的數據也可能只是一堆垃圾。相反，如果你能對數據進行恰當的管理和分析，數據的隱性價值就會發揮出來，有時候還會給你意外的收獲。再小的個體，都應該重視數據的管理與應用。相比較而言，文檔同步技術有其無法比擬的優越性，其價值越來越凸顯。本期，我們邀請了幾位老師，向大家盤點文檔同步技術的應用方法。

文檔跨設備同步

1.云同步技術

邱元陽：對于從Windows時代一路走過來的人來說，一定對Windows 98中的那個“我的公文包”還有印象。“公文包”可以看作是最初的一種文檔同步技術，只是使用的人并不多。而現在，人們對文檔同步的需求越來越多，網絡條件也不斷完善，各種各樣的文檔同步技術可以滿足我們不同的要求。

大家可能還記得以前的金山快盤，這是典型的虛擬盤云同步技術。這類網盤會在電腦上生成一個虛擬磁盤，在這個盤上的文檔，會自動與網絡上的文檔同步，操作起來與本地磁盤完全一樣。當換到另一臺電腦或設備上使用時，它會自動從網絡上把文檔同步下來，新的編輯和修改操作也會同步上去，因此基本可以擺脫移動存儲設備的束縛了。

金山快盤具備文件同步、文件備份和文件共享功能，能夠實現跨平臺互通互聯，跨設備同步備份，有效解決了文件存儲分散和難以協同辦公的問題。但是，金山快盤的個人存儲服務已于2016年8月16日正式關閉，轉型為短視頻社區產品“有料”。

具有類似同步功能的網盤還有豎果云、天翼云、微云等。天翼云支持本地文件夾同步，和快盤操作類似。堅果云可以自動同步桌面上的任意文件夾，做到多文件夾同步，并且是增量同步，使用體驗接近金山快盤。

微軟從Windows 8產品開始，在系統中集成了一款云存儲服務產品SkyDrive，用Windows Live賬戶登錄后即可使用。為解決商標問題，微軟又推出了OneDrive云存儲服務，用來替代SkyDrive，原來的SkyDrive也更名為OneDrive，具備文檔同步功能。

2.本地同步技術

劉宗凡：當我們在沒有網絡的環境下，或者只是想要把移動設備（如U盤）備份，或者是將硬盤上某個文件夾備份，那我們有一個同步利器：Second Copy。它除了能精確將兩個文件夾同步外，還可以把源文件壓縮成一個ZIP文檔備份，或者通過FTP進行遠程備份。軟件的向導模式，可以讓大家輕松完成同步方案的設置與修改。最新的9.0版本對文件壓縮速度進行了改進，如果我們只是用來同步，可以考慮使用8.1.1漢化版，對英文不好的用戶來說非常容易使用。

（1）啟動：單擊菜單“File-New Profile…”（或工具按鍵New Profile），出現新建配置文件向導（如圖1）。其中“Express setup”是快速設置，適合大多數人的普通需求，按我們指定的時間頻率將整個文件夾進行備份。我們來看看第二個選項“Custom setup”（個性化設置），來定制我們的方案。

（2）單擊“Next”進入“What？”頁面，單擊“Browse”按鈕選擇源文件夾（需要同步的文件夾）。如果這個文件夾在移動設備上，則下面會出現“Only copy from volume named”選項，也就是說在插入U盤等移動設備時，只有卷標和這個設備相同的才進行同步。

（3）在“Which files？”頁面，可以指定備份哪些文件。

（4）在“Where？”頁面，我們要選擇一個目標文件夾，就是將源文件夾同步去哪里。

（5）進入“When？”頁面，可以指定同步頻率，可以選擇每隔幾分鐘、幾小時或者幾天進行一次同步，還可以在啟動時或關機時進行同步，也可以排除一些指定日期，或者只是手動進行同步，非常靈活。

（6）在“How？”頁面，可以看到各種同步的方式。“Simple Copy”是簡單復制，將源文件夾中多出來的文件或修改過的文件復制到目標文件夾中。“Exact Copy”除了將源文件夾中的文件拷貝過去，還會刪除目標文件夾中過時的文件。“Move”則會將源文件夾中的文件移動到目標文件夾，“Compress”是將源文件夾壓縮到目標文件夾，“Synchronize”可以將源文件夾和目標文件夾精確同步。在“Advanced ProPerties”選項中，可以組合一些規則來指定哪些文件需要復制。我們還可以指定一個檔案文件夾，當我們在源文件夾中刪除文件后，目標文件夾中的也會被刪除，但可以備份在這個檔案文件夾中（如圖2）。

點擊Next，轉到Finish，完成。設置之后的使用就很簡單了，這里略過。

3.局域網同步技術

倪俊杰：如果我們經常要在不同的電腦、不同的設備間同步文檔，可以試下國產軟件“自同步（Sync）”。軟件可以在不同的設備之間同步、共享、傳輸、備份數據，搭建簡單的“同步云”。兩臺電腦之間只要有局域網連接，不用連接外網也可以同步。它還使用了向量時鐘檢測文件沖突，多設備同時修改同一文件時保證文件不會被覆蓋。

軟件使用也非常簡單，在一臺電腦上安裝該軟件后，啟動時輸入一個用來同步的口令，單擊“創建新同步”，指定一個需要同步的文件夾。在另一臺電腦上同樣安裝該軟件，指定相同的同步口令，在設置中將網絡端口設置為同一個，這樣客戶端才可以和其他客戶端建立聯系（如圖3）。

在“在線設備”標簽中，可以看到當前網絡中所有已經安裝“自同步”客戶端的設備。通過設備名稱即可辨識出其他用戶，如果愿意和這個用戶進行文件共享的話，那么就在設備名稱上右擊，從右鍵菜單中選擇“添加信任”命令即可。這時客戶端程序會向該設備的客戶端發送一個請求信任的消息，接收到信息的用戶點擊消息框中的“信任該設備”后，兩臺設備的同步狀態也就創建完成了。以后無論哪個文件夾中的文件有所變化，都會馬上同步到另外的一個設備中。如果任意一方的用戶不想再進行文件同步操作，那么在“同步目錄”標簽選中該同步關系后，點擊“刪除”按鈕就可以結束它們之間的同步操作。

軟件除了可以在PC機運行（包括Windows、Mac系統），還提供了安卓版本，安卓手機、平板也可以進行移動辦公。

協同辦公應用

1.Office的聯機協作

邱元陽：在即時通訊軟件出現之前，要實現網絡聊天其實是很麻煩的，那個時候，Windows系統自帶有一個NetMeeting軟件，通過正確設置之后，能夠發送文字信息，也可以配置麥克風、攝像頭等進行語音、視頻聊天。在ICQ、QQ、MSN等出現之前，NetMeeting也算是功能比較強大的聊天軟件了，至少比單純局域網內的Winpopup聊天強大多了（如圖4）。

后來微軟把NetMeeting集成到了Office軟件中，用于聯機協作，成為網絡會議程序，具備聊天室、白板、音頻視頻通話、Web討論等功能。

在Office 2010以前的版本，就已經具有多人聯網共同編輯同一文件的功能，那時的聯機協作編輯文檔，主要是在局域網內進行，通過共享文檔后多人同時打開進行編輯來實現。大家應該都用過Office 2003的“共享工作簿”功能，但是這種處理方式會不時提示文檔被其他人修改，而且支持的用戶數量也受到系統共享資源的訪問客戶數量的限制。比如在Windows XP下，共享訪問人數就不能超過10人，否則會出現共享沖突。

Office 2013版本之后，已經全面支持文檔的在線共同編輯了，并且也是通過SkyDrive（OneDrive）的空間和賬號來進行的。文檔的工具欄上就有一個非常明顯的“共享”按鈕（如圖5）。

而Office 365和Office Online也都能用于在線文檔協作。另外，微軟還有一套Web版本的解決方案，使用Microsoft Windows Server+SharePoint Server+Office Web Apps Server，可以構建局域網協同辦公平臺。一些郵箱對Office文檔的預覽功能，也是基于Office Web Apps Server的。

2.WPS的協同辦公

倪俊杰：如果我們要進行協同辦公，WPS是非常方便的工具。WPS云文檔是一個企業文檔儲存、共享和協作平臺，要使用WPS，首先需要注冊一個WPS賬戶，啟動WPS以后，打開你準備和其他人共享編輯的本地文檔，把它保存到云文檔。在標簽上面選“云文檔”，就可以看到“團隊文檔”，我們可以創建3個團隊，每個團隊最多10人參加。接下來生成“輕地址”，實現共享辦公。選擇“辦公空間”菜單下的“輕地址”。在文檔右側彈出“文檔分享”欄目。單擊“生成輕地址”圖標，我們就可以通過網址、手機二維碼掃描等方式把文檔分享給朋友共同編輯了。單擊“新建團隊”，輸入團隊名字，然后通過郵箱或手機邀請其他人加入團隊（如圖6），這樣整個團隊都可以編輯屬于這個團隊的文檔。

WPS支持多人同時在一個文檔里編輯與評論，免去了將文件傳來傳去的麻煩。而且，所有文檔都實時儲存在云端，你可以在任何時間、任何地點、任何設備上瀏覽和編輯這些文檔。更好的是，文檔的所有歷史編輯版本都會自動保存，不僅能隨時查看，還能將文檔一鍵還原成任意歷史版本。

3.一起寫

劉宗凡：“一起寫（yiqixie.com）”的宣傳語是“可能是最全面的實時辦公協作產品”。事實上，用過之后確實有讓人耳目一新的感覺。“一起寫”是國內唯一可以完整替代google docs的產品，擁有協同文檔、表格、演示、表單、云盤，是簡單好用的企業基礎服務。如果用“一起寫”，或許真的可以改變你的協同工作方式，讓實際工作完成得更快、更巧。

“一起寫”是完全基于Web的Office編輯文檔，用戶無須在終端安裝Office軟件。這點就非常適合現代社會的辦公需要。打開一起寫網站，選擇注冊個人版，使用微信掃碼注冊，關注“一起寫”公眾號，然后綁定自己的手機號。

接下來，在微信公眾號上打開文檔開始編輯，其功能與Office文檔非常類似。與此同時，你在電腦端打開“一起寫”的后臺，就能看到與手機同步的文檔了。

保存之后，你可以選擇將此文檔設置共享鏈接分享給你的朋友，邀請更多人參與協同編輯。“一起寫”后臺還集成了收件箱、評論、回收站等功能。其中，企業用戶成員可共享1T云存儲空間，構建企業資料庫，文件歸檔，與成員進行資源共享直接上傳任意文件，無須通過郵件或其他云盤，文件歸檔管理（如下頁圖7）。

現在，“一起寫”不僅支持微信登錄，還支持釘釘登錄，作為第三方應用已成功上線釘釘，用戶可以添加企業內部協作者共享與協作。

4.TIM

邱元陽：TIM是騰訊在QQ基礎上推出的協同辦公產品，集成了即時通訊和協同辦公功能。

TIM可看作是全新的輕聊版的QQ，主打辦公，支持QQ好友和消息無縫同步，支持多人在線協作編輯Word、Excel文檔，支持日程和事務管理，并提供10G云盤。

打開TIM后，點擊右上角的“在線文檔”，可以看到里面有兩個示范文件，分別為Word和Excel文件。打開其中一個，即以在線編輯方式打開了該文檔，而且這種在線Office是免費的。這時，工具欄上會有一個“權限”按鈕，點擊它可以設置參與編輯的人的權限（如圖8）。

也可以點擊“添加”按鈕，從好友中添加特定人員，賦予相應的權限。

最后，點擊文檔工具欄上的“分享”按鈕，提示成功復制鏈接，將鏈接發給好友即可實現實時同步多人編輯。

如果不使用這兩個示范文件，在“在線文檔”下點擊“新建”，也可以新建自己的空白文檔進行協同編輯。

其實，具有在線協同工作的軟件很多，如Office365、釘釘、Slack等，這幾乎是在線OA的必備功能。不過像TIM這樣輕量級又具有QQ操作習慣和關聯用戶的，的確值得嘗試。

家庭NAS

杜祖平：NAS（Network Attached Storage：網絡附屬存儲）按字面意思簡單說就是連接在網絡上、具備資料存儲功能的裝置，因此也稱為“網絡存儲器”。它是一種專用數據存儲服務器，以數據為中心，將存儲設備與服務器徹底分離，集中管理數據，從而釋放帶寬、提高性能、降低總擁有成本、保護投資。其成本遠遠低于使用服務器存儲，效率卻遠遠高于后者。

我們常用的網絡終端有手機、Pad、臺式電腦、筆記本電腦、智能手表、智能電視等，在這些設備里數據的備份和轉移非常頻繁。隨著以360云盤為代表的一大批公共云盤停止服務，個人的數據備份和轉移變得相對困難。我們急需建立個人的數據中心，架設私有云或專業NAS能達到目的，但是成本和技術要求較高。而小米智能路由器抓住了用戶的需求，解決了傳統NAS設置復雜的問題。

小米智能路由器是小米公司的重要產品，自帶1T-6T的硬盤，實現了類似NAS的功能，當初是作為移動互聯網時代的家庭娛樂數據中心、智能家庭網絡中心而研發的。主要實現數據備份、數據離線下載、網絡加速等功能。用戶可以通過手機、平板、電腦、智能電視等終端來訪問小米路由器。

在手機端通過應用商店下載APP“小米WIFI”，用小米賬號登錄，進入APP，如下頁圖9。點擊“存儲”按鈕進入如下頁圖10界面，點擊界面右上角的“+”號，出現如圖11所示內容，點擊“上傳文件到路由器”即可備份各種文件。

點擊屏幕下端的“工具箱”按鈕，在“工具箱”界面點擊“更多工具”，可以看到“手機相冊備份”，點擊即可將手機相冊快速備份到路由器上；也可以點擊“小米云備份”按鈕，將路由器硬盤上的數據備份到小米云服務器上，防止重要數據因路由器硬盤損壞而丟失；如果你有蘋果電腦，還可以點擊“Mac備份助手”進行電腦數據備份。你可以點擊“QQ文件助手”，把你的QQ號跟小米路由器綁定，從而通過電腦QQ或手機QQ輕松訪問路由器上的資源。

如要下載文件到手機，點擊文件名右側的小點，將文件選中，點手機屏幕下端的“下載”按鈕即可，也可進行移動、復制、刪除、重命名等操作。點擊右上角的放大鏡圖標，可以進入“搜索下載資源”界面，可以離線下載大量電影到路由器的硬盤上。小米路由器的APP界面友好，操作簡單。

我們也可以在電腦端安裝“小米路由器”軟件，用小米賬號登錄，通過該軟件訪問小米路由器上的硬盤存儲空間。

我們還可以使用小米盒子或小米電視訪問小米路由器，觀看里面的電影、照片，欣賞音樂。首先要將小米盒子或小米電視與小米路由器連在一個局域網內。然后用遙控器或手機在電視上打開APP“小米路由器”，出現視頻、圖片、音樂、目錄，這樣我們就達到了在電視機上瀏覽路由器硬盤資源的目的。

文檔協作的未來

倪俊杰：不知不覺中，我們發現，從Office到WPS以及其他各種常見的文檔處理和辦公軟件，都已經全面轉向網絡陣地了，從在線模板、作品分享到網絡存儲、協同辦公，無不跟網絡緊密結合，甚至連安裝過程都改為在線安裝了。這一方面得益于網絡的普及，另一方面也得益于文檔結構的公開和同步技術的發展。

文檔本身，也是一種重要的數據，通過將它共享和傳播，才能發揮更大的作用。因此文檔協作的方向，應該是數據隨時隨地的處理，相關聯數據的充分挖掘，以及大數據的有效利用。

相信很多人還記得，馬云在淘寶十周年晚會上說過，“大家還沒搞清PC時代的時候，移動互聯網來了，還沒搞清移動互聯網的時候，大數據時代來了”。正如馬云所說，未來最大的能源是數據。數據的重要性，是顯而易見的。大數據時代的到來，對于很多人來說，是一個非常大的機遇。世界正從IT時代轉向DT時代，而大數據就是DT時代的代表。在DT時代，數據和信息就是生命，對于大企業來說，不參與大數據建設，未來十年一定后悔；而對于我們個人而言，如果你不重視數據，你就難以真正發揮數據的價值。