淺析黨政機關(guān)公文“文頭”的選擇與運用

楊漢東

淺析黨政機關(guān)公文“文頭”的選擇與運用

楊漢東

文頭作為公文寫作的格式要素，必不可少，但對其選用的指導文件很少，導致公文寫作實踐中，文頭的選用較為盲目和隨意，一定程度上影響了黨政公文的行政效力。通過大量的公文比對和研究分析，筆者發(fā)現(xiàn)公文的文頭選擇是有規(guī)律可尋的，寫作者可以從文種和文號兩個角度加以選擇使用。公文 文頭 文種 文號

為更好地體現(xiàn)公務(wù)文書的美學效果和行政效力，在日常的黨政機關(guān)公文寫作與處理中，公文有其特有的規(guī)范體式和固定格式。這不僅在公文處理的程式化、程序化上有所體現(xiàn)，也在公文的內(nèi)容上、文本外在形式上有所反映。

生活中，黨政機關(guān)的文件常被人們稱為為“紅頭文件”，這較為鮮明地提及公文的文頭是較其它應(yīng)用文寫作的區(qū)別之處。一方面，文頭是公文寫作中特有的格式，強調(diào)了公文的責任歸屬；另一方面，文頭中最重要的“發(fā)文機關(guān)標志”要素需要套紅印刷，顯示了公文的真實性和權(quán)威性。分析現(xiàn)行的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和黨政機關(guān)公文格式（GB/T 9704—2012），兩個文件從文種的角度對部分公文的文頭明確了選用標準，除命令、紀要等文種外，其它文種的文頭使用沒有作明確的說明。縱觀公文的寫作實踐，大多寫作者認為文頭的選用對公文的行政效力影響甚微，不加區(qū)分，選用的隨意性較大。為此，筆者通過大量的公文比對和研究分析，發(fā)現(xiàn)公文的文頭可以從文種和文號兩個方面加以選擇和使用。

一、公文文頭的形式

公文的文頭，又稱為版頭或眉首部分，是處于公文首頁紅色分隔線以上的部分。一般包括必有格式要素和或有格式要素兩個方面，必有格式要素有發(fā)文機關(guān)的標志、文號、分隔線，或有格式要素包括份數(shù)、密級和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人等。常見的文頭有文件式、信函式、命令式、紀要式等四種形式。

（一）文件式文頭

根據(jù)格式要素的多寡，文件式文頭構(gòu)成的形式也比較多，較為常見的有完整式、標準式、常見式等三種。

（1）完整文件式文頭，即公文版頭的格式要素一應(yīng)俱全，且按照各要素的寫作規(guī)范和編排位置一一呈現(xiàn)。式樣圖示如圖1：

圖1

（2）標準文件式文頭，是公文版頭中的格式要素有發(fā)文機關(guān)標志、文號、簽發(fā)人、分割線等要素。式樣圖示如圖2：

圖2

（3）常見文件式文頭，這種文頭中一般只包括發(fā)文機關(guān)標志、文號、分隔線等三個格式要素，式樣圖示如圖3：

圖3

（二）信函式文頭

信函式文頭的格式要素和文件式文頭格式要素相似，除沒有簽發(fā)人這一要素外，具有發(fā)文機關(guān)標志、文號、分隔線等必有格式要素和份數(shù)、密級和保密期限、緊急程度等或有格式要素。但不同之處有兩方面，一方面是信函式文頭的分割線不是一條分割線，而是上粗下細的紅色雙線（與之相對應(yīng)，公文首頁最下方也要同時有上細下粗的紅色雙線）；另一方面是文號、份數(shù)、密級和保密期限、緊急程度的編寫位置不同。

根據(jù)信函式文頭的格式要素的情況，信函式文頭構(gòu)成的形式較為豐富，常見的有完整式、常見式兩種。

（1）完整信函式文頭，這種文頭包含了信函式公文文頭的所有要素。式樣如圖4：

圖4

（2）常見式信函式文頭，此類文頭包含發(fā)文機關(guān)標志、文號、分割線三要素，具體式樣如圖5：

圖5

（三）命令式文頭

這類文頭和文件式文頭相比，格式要素的數(shù)量相對要少，只有發(fā)文機關(guān)標志、文號等兩個要素。具體式樣如圖6：

圖6

（四）紀要式文頭

紀要式文頭沒有嚴格的規(guī)定，在實際的寫作實踐中，大多采用類似文件式的文頭，其格式要素根據(jù)具體情況進行寫作，但發(fā)文機關(guān)標志、文號、分割線是最基本的格式要素。具體圖示如圖7：

圖7

二、根據(jù)文種選用文頭

公文文種是貫徹黨和國家的方針政策、實施管理、溝通解決問題的有效工具，每個公文文種都決定了其自身結(jié)構(gòu)要素的運用與格式的呈現(xiàn)方式。

2012年7月1日起施行的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）是目前公文寫作與處理時必須依據(jù)的兩個最基本的規(guī)定和制度。相比較而言，《黨政機關(guān)公文格式》一文對公文格式規(guī)范明確得更具體；其中，提及公文寫作中有命令（令）格式、紀要格式等幾種特定的格式。所以，寫作“命令”只能選擇命令式文頭；寫作“紀要”也只能選擇紀要式文頭。

《黨政機關(guān)公文處理工作條例》在第二章“公文格式”中指出“上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。”同時，《黨政機關(guān)公文格式》提及上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。上述兩句話雖然講的是“簽發(fā)人”和“發(fā)文字號”兩個格式要素，但其都指出同一個要求，即“上行文寫作時文頭中必須要編寫簽發(fā)人”。分析現(xiàn)行的15種公文文種，常用的上行文也僅有“請示”和“報告”兩個文種。因此，寫作請示、報告兩個文種時，文頭中必須編寫“簽發(fā)人”，這意味著只能選擇使用完整文件式文頭或標準文件式文頭。

三、根據(jù)文號選擇文頭

公文文種對于文頭選擇和運用起著決定性的作用。但是，在實際的公文寫作與處理中，公文的寫作者僅僅通過公文文種很難整體、準確地把握文頭的選用。

目前，公文寫作中，公文文號一般有發(fā)文字號、流水號、期號等形式。通過大量的公文比對和研究分析，可以發(fā)現(xiàn)文號和文頭之間有一定的關(guān)聯(lián)性。實踐中，寫作者可以將文號作為選用文頭的一種思路，以此豐富文頭選擇和使用的方法和依據(jù)。

（一）發(fā)文字號與文頭選用的關(guān)聯(lián)性分析

發(fā)文字號是方便公文處理與查詢利用的編號，一般由機關(guān)代字、年份、序號三個要素構(gòu)成。如江蘇省人民政府2017年發(fā)的第20號文件，發(fā)文字號為“蘇政發(fā)〔2017〕20號”。類似這樣文號的公文，在實際寫作中，根據(jù)文頭格式要素的情況，我們可以選擇文件式文頭。

公文處理中，發(fā)文字號是一種公文處理的格式或形式。但有時，從中也可以看到一些內(nèi)容方面的反映。

黨政機關(guān)所發(fā)布的函，其發(fā)文字號一般均為函號，形式上為“xx函〔xxxx〕x號”。如國務(wù)院辦公廳給教育部發(fā)的《關(guān)于同意建立民辦教育工作部際聯(lián)席會議制度的函》一文，發(fā)文字號為“國辦函〔2017〕78號”，此時文號中的“函”，從內(nèi)容上可以理解為文種“函”的嵌入，從形式上可以理解為全文格式采用信函式。在國務(wù)院發(fā)布的公文中，文種批復(fù)所采用的發(fā)文字號也全都是函號。如國務(wù)院給遼寧省人民政府《關(guān)于沈陽市城市總體規(guī)劃的批復(fù)》一文，發(fā)文字號為“國函〔2017〕92號”，此時文號中的“函”，內(nèi)容上不可能是文種“函”的意思，只能理解為一種特定的指向，形式上也可以理解為全文采用信函式格式。此外，黨政機關(guān)所發(fā)布的部分充當平行文的通知，其發(fā)文字號也常用函號，如國務(wù)院辦公廳給河南省人民政府《關(guān)于批準焦作市城市總體規(guī)劃的通知》一文，發(fā)文字號為“國辦函〔2017〕72號”，此時文號中的“函”，從內(nèi)容上也只能理解為一種特定的內(nèi)容指向，形式上理解為公文采用信函式格式。由此可見，公文寫作與處理中，文號為“函號”（形如：xx函〔xxxx〕x號）的公文，其一般都選擇和使用信函式文頭。

黨政機關(guān)公文處理中，有時發(fā)布公文的文號會采用“xx電〔xxxx〕x號”，其公文也選擇和使用信函式文頭。如國務(wù)院給各地方政府送達的《關(guān)于調(diào)整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知》一文，其發(fā)文字號為“國發(fā)明電〔2015〕3號”，此時發(fā)文字號中的“電”字，意思是公文采用電報的方式發(fā)布，這代表了公文發(fā)布的一種特殊方式。

綜上所述，“xx函〔xxxx〕x號”和“xx電〔xxxx〕x號”的兩種發(fā)文字號一般選用信函式文頭。此外，以其它形式的發(fā)文字號形式出現(xiàn)的公文可以選用文件式文頭。

（二）流水號與文頭選用的關(guān)聯(lián)性分析

流水號一般形式為“第x號”。查閱大量的公文，命令、公報、公告等公文一般采用這類文號行文，且文號采用累計流水號。如國務(wù)院2017年4月14日發(fā)布的命令，其文號為“第678號”。以這類文號發(fā)布公文時，其文頭一般選用命令式文頭，略有不同的是公報和公告文頭的發(fā)文機關(guān)標志要改為“ⅩⅩⅩ公報”或“ⅩⅩⅩ公告”。

（三）期號與文頭選用的關(guān)聯(lián)性分析

期號的形式為“第x期”。公文中，一般日常辦公會議類的紀要采用該類文號。

公文文頭只是公文文本呈現(xiàn)的一個外在形式，但其很大程度地影響著公文文本的價值。公文寫作與處理時，寫作者要充分認識到文頭之于公文的作用和價值，從文種、文號等多個方面選擇和運用最為準確、最為適合的文頭，從而更好地提升公文的美學價值和行政效用。

［1］GB/T 9704—2012.黨政機關(guān)公文格式［S］.

［2］徐成華，等.GB/T 9704—2012國家標準應(yīng)用指南［M］.北京:中國標準出版社，2012.

［3］楊漢東.財經(jīng)應(yīng)用文實訓教程［M］.上海:立信會計出版社，2015.

［4］丁曉昌，等.應(yīng)用寫作學［M］.南京:南京師范大學出版社，2009:59～74.

無錫城市職業(yè)技術(shù)學院）

楊漢東，碩士，無錫城市職業(yè)技術(shù)學院師范學院，講師，研究方向：應(yīng)用寫作研究、語文教學。