探析事業單位檔案管理中現代化方式的利用

王秋菊

摘 要：為了促進事業單位中檔案信息管理方面質量獲得提升，需要檔案管理人員能認識到現代化檔案管理的重要性，并能將現代化管理模式融入到檔案管理中，最終實現檔案管理在管理質量、管理效率等方面的提升。本文就事業單位中檔案信息管理方面現代技術的應用進行了分析。

關鍵詞：事業單位；檔案；現代化

檔案信息之中儲存著大量的珍貴信息、知識，這些知識涉及到了事業單位發展變革、事業單位人事信息，因此這些信息對于社會發展有著積極的促進作用，但目前一些事業單位在檔案信息利用中仍在沿用過去傳統的管理方式，不僅影響了檔案管理的效率同時也影響了檔案管理的質量，需要事業單位中的檔案管理部門能積極的在檔案管理中融入現代化的檔案管理技術。

1 檔案管理工作中融入現代化管理方法的意義

檔案管理方面的工作是事業單位正常開展工作的基礎，大量的檔案信記錄著事業單位的發展歷程、人事變動、重大決策，因此在長時間的積累之后往往會在事業單位的檔案部門中逐漸出現數量巨大的檔案資料。如果使用傳統模式的管理方法對檔案信息進行管理，那么就有可能會由于檔案資料過于龐大而影響管理效率以及管理質量，尤其是檔案查找的環節，傳統檔案查詢方式會在查找階段中耗費大量的時間以及人員精。并且傳統紙質類型的檔案信息還會因為紙質媒介的特點，進而在儲存的時候需要占用大量的空間，不利于檔案信息管理部門發展。

為了促進檔案管理方面工作質量，事業單位之中的檔案管理部門應根據部門實際的發展需要以及部門基本情況，適當的引入現代化的電子設備進行檔案信息管理。現代電子科技已經逐漸的融入到了各個行業之中，并在各個行業中發揮了簡化工作流程、提升工作效率的作用。尤其在檔案信息管理方面更是起到了變革性的促進作用，現代電子技術對于檔案信息方面的管理不僅簡化了檔案管理的收集、整理程序，同時對檔案索引查詢方面、檔案信息儲存方面、檔案傳送方面產生良性的促進作用。

2 現代管理方法對檔案管理工作的促進作用

2.1 在檔案索引方面的應用

在對事業單位之中眾多檔案信息進行管理的階段中，檔案索引查詢方面的工作對于整體檔案管理工作的質量有決定性的影響。在傳統的索引管理之中檔案管理方面的人員要逐條等級檔案內容并建立索引列表，但受到人工處理方式的局限性，使得索引列表的建立工作效率偏低，并且也容易在抄寫信息中出現錯抄或則是漏抄的情況，影響檔案信息管理工作的開展，而在使用了現代化類型的電子技術之后，就能運用電子計算機在檔案收集、錄入的階段中直接建立與之對應的索引，這樣不僅提升了工作的整體效率，同時也能在省去了人工手寫錄入環節之后提升了錄入工作的準確性。

其次，現代技術對于檔案信息方面的影響是多方面的，其對于查詢查詢方面也有效率、質量方面的提升。有別于傳統紙質文件的人工手動查詢，現代模式下的檔案信息管理工作能通過計算機的運用，在人們查找某一個檔案信息的時候能通過在查詢界面之中輸入相應的關鍵字直接找到相應的文件，整個過程僅僅需要花費幾分鐘的時間，這大大促進了檔案管理質量以及檔案管理效率的提升。

2.2 在檔案儲存庫房管理方面的運用

在現代化檔案信息運用的階段中，雖然大部分的檔案資料都已經實現了現代化、電子化的發展，仍有一部分照片、帶有公章的紙質文件或者珍貴的歷史紙質文獻資料需要以實體形式進行保存，并且每個事業單位中都會設置專門的庫房進行檔案儲存，但對庫房的管理卻是檔案信息管理中的難點，由于紙質媒介的特殊性因此在進行庫房管理中，需要控制好庫房儲存的溫情況、濕度情況、防火情況，在庫房管理中要做檔案文件質量管理和安全管理兩方面的管理內容。為了達到良好的控制質量，在過去的管理中需要管理人員定期進行巡視，但即便如此一旦在發生火災仍然會造成較大損失。而通過現代技術的運用就能在庫房管理中實現智能化、遠程化的管理，通過自動控制系統和空調系統、通風系統的連接就能保證庫房一直處在恒定的溫度、濕度范圍內，同時還能對庫房中的安全隱患進行預防，一旦出現火災等安全隱患能在第一時間進行處理。

2.3 輔助檔案業務工作

檔案業務工作包括對檔案進行收集、保管、整理、鑒定、利用、統計分析、銷毀等環節。在檔案業務整個流程中，除了管理事務比較繁重之外，還會產生很多檔案信息，此時，用計算機進行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當前，應用的比較廣泛的是采用檔案管理相應的軟件對檔案借閱以及歸還進行統計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握。

2.4 建立檔案管理相應的網絡

當今時代是計算機以及網絡應用普及的時代，計算機在各個領域的廣泛應用必然促使很多傳統方式的變革。檔案管理也不例外，檔案管理只有突破傳統，與時俱進，才能夠滿足人們想需求。事業單位應當根據需要，建立自己區域的局域網，以及檔案管理相關網絡，這樣不僅有利于對資源及時共享，對計算機軟、硬件進行共享，還能夠讓檔案室和相關科室之間搭建一座信息方面的橋梁，逐漸讓檔案管理實現信息化。及時對網絡檔案實時的信息活動予以管理，實現檔案信息資源的最優配置。

3 檔案管理中現代化方式存在的問題及改進建議

雖然利用現代化的技術將計算機以及網絡技術應用于事業單位的檔案管理能夠在很大程度上節約工作時間，提高工作效率和準確率，但同時，也存在著一些問題：首先，網絡安全問題。由于網絡技術不斷升級，對檔案信息實施網絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網絡一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。

為此，首先應對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應當在事業單位內部實施文檔一體化，消除重復工作環節，使文件和檔案歸為統一的系統，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始時介入。其次，根據檔案管理目前網絡化的特征，解決好其安全問題。加大力度，對檔案信息在上網之前進行加密控制，對網絡安全進行及時測評等。

結束語

通過以上對事業單位檔案的現代化方式的利用分析，可以得到的結論是想要這項工作上的效率得到有效提升，檔案管理上的工作人員就需要及時加強自身的業務能力，同時掌握更多的高科技信息技術，對網絡上的信息儲存進行合理的安排。同時，現代化方法對檔案信息進行使用與管理時，也對這項工作的任務開展提出了新的要求，工作人員必須在日常的網站護理中將網站上的信息安全維護進行有效管理，積累經驗，開發出的安全有力的軟件，讓這些檔案信息可以在護理與使用的過程中得到更為嚴格的規范。

參考文獻

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