檔案管理體系的認(rèn)識(shí)

劉瑜

對(duì)于檔案，人們似乎并不陌生，但也不是每一個(gè)人都能十分清楚。因?yàn)橐惶岫紮n案，很多人首先想到的是人事檔案或只知道干部檔案，職工檔案。那檔案到底是什么呢！檔案體系里又有些什么呢！

一、檔案的概念

人事檔案的確是屬于檔案范疇內(nèi)，但是它只是檔案家族中一個(gè)小小的部分。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》在定義檔案概念時(shí)指出：“檔案法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

二、企業(yè)檔案工作規(guī)范

重慶卡貝樂化工有限責(zé)任公司屬于企業(yè)，所以在企業(yè)里我們應(yīng)遵循國家檔案局于2009年11月2日發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009），此《規(guī)范》是國家檔案局為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作發(fā)展新要求，于2009年頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是新時(shí)期企業(yè)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的重要指導(dǎo)文件。將企業(yè)檔案管理制定從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的層面上升為管理標(biāo)準(zhǔn)的層面，實(shí)現(xiàn)了單項(xiàng)技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用與系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的結(jié)合。

企業(yè)檔案工作規(guī)范確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制定要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。如檔案工作工作組織包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案人員配備、檔案工作體系等。

三、建設(shè)項(xiàng)目的依據(jù)

如果一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目屬于重大建設(shè)項(xiàng)目，那么對(duì)重大項(xiàng)目應(yīng)遵循中華人民共和國國家檔案局于2002年11月29日發(fā)布的國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、整理、歸檔工作。本規(guī)范是指工程檔案從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)全過程形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表、電子文件、聲像等形式與載體的文件材料。

四、產(chǎn)品、科研資料整理的規(guī)范

甲醇作為重慶卡貝樂化工有限責(zé)任公司的產(chǎn)品之一，我們的產(chǎn)品或下游產(chǎn)品的科研開發(fā)相關(guān)資料應(yīng)如何整理呢！我們應(yīng)根據(jù)中華人民共和國國家資料監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局于2008年發(fā)布的中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T 11822-2008進(jìn)行收集、整理、歸檔相關(guān)工作。此標(biāo)準(zhǔn)歸檔了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方案、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。

檔案的種類不止一種，遇到多種時(shí)如何分類呢！檔案分類的原則應(yīng)遵循1991年7月4日國家檔案局印發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行分類。此規(guī)則規(guī)定了工業(yè)企業(yè)檔案的分類原則、分類方法和類目設(shè)置，此規(guī)則適用于全國工業(yè)企業(yè)檔案的分類、足足案卷和排架管理。工業(yè)企業(yè)分類原則是以全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合大難內(nèi)容及其形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與查詢借閱利用開發(fā)。目前重慶卡貝樂化工有限責(zé)任公司共設(shè)置了十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，黨群類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類這四大類又稱為管理類文件。

五、會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)則

重慶市檔案局/重慶市財(cái)政局2016年7月13日印發(fā)《重慶市會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)則》的通知，單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)列入會(huì)計(jì)檔案收集歸檔范圍。

六、職工檔案管理的依據(jù)

1991年4月2日中央組織部/國家檔案局印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知。干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選撥和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥實(shí)用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組織部分。

1992年6月9日勞動(dòng)部/國家檔案局發(fā)布了關(guān)于《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知。此通知是為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制定化、使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

七、特殊載體整理、歸檔依據(jù)

照片檔案收集、整理時(shí)應(yīng)按照根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》及重慶市檔案局關(guān)于印發(fā)《重慶市照片檔案收集整理實(shí)施細(xì)則》進(jìn)行整理。音像檔案應(yīng)按重慶市檔案局關(guān)于印發(fā)《重慶市音像檔案收集整理的一般要求（試行）》渝檔發(fā)[2015]13號(hào)進(jìn)行收集、整理、歸檔。

檔案體系可不僅僅只有這些如還有其他的專門檔案種類如：信用檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、專利檔案、工商登記檔案、婚姻登記檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、地名檔案、書稿檔案、病案檔案、房產(chǎn)檔案等等。endprint