物資需求計劃管理現狀分析及改善措施

高偉

[摘要]近年來，需求計劃管理作為中石化總部對各分公司的考核內容，越來越受到各單位的重視。筆者所在部門立足管理，具體問題具體分析，對以前存在的問題逐項對癥下藥，取得了顯著的進步。本文結合中石化廣州分公司的經驗，全面剖析了需求計劃管理方面存在的問題，并對進一步的提升與改進措施進行了探討。

[關鍵詞]需求計劃；管理；ERP

引言

需求計劃管理是物資供應工作的源頭，需求計劃提報是否準確、及時，對物資供應工作的影響重大，也是降低庫存積壓，為企業降本增效的最有效措施之一。近年來需求計劃管理有所進步，對企業的生產經營給予了很大的促進，但工作中存在的問題依然較多，需相關部門加大管理力度，通力合作，各負其責，提高需求計劃管理中各個環節的工作質量，進一步提升管理水平，為企業的降本增效、持續發展保駕護航。準確的分析才能得到準確的解決辦法，做到對癥下藥。這也是廣州分公司能夠取得顯著進步的主要原因。

一、需求計劃管理存在的主要問題

（一）需求計劃提報、審核問題

1.需求時間提報問題

各單位需求計劃提報中，普遍存在需求時間把關不嚴，準確性不高的情況。需求時間不準確，不利于物資供應中心的適時保供，增加了及時供應、庫存資金占用風險。

2.需求計劃下達及時性問題

總部物資裝備部從2014年開始把各分（子）公司的需求計劃達標情況作為考核指標。經過各單位近三年的持續努力，該項指標從2014年底的75%上升到2016年底的91.85%，有了較大的進步。但個別需求單位計劃提報、審核不嚴不細，需求計劃及時率依然較低，甚至出現需求計劃下達時間和要求物資到貨時間倒掛的現象。

（二）訂貨參數審核問題

大部分非通用物資的設計文件，物資訂貨條件，往往需要物供中心業務人員牽頭組織技術部門、需求單位、設計人員反復溝通，修改、確認后才能滿足訂貨要求。采購技術文件未經實質性的審核就下達到物資供應中心進行采購，由物資供應中心牽頭組織使用單位、技術管理部門、設計院等對訂貨條件進行審核、修改、確認等工作（甚至需要潛在供應商編制技術方案后再返回審核，修改），實際上是在完成設計、技術管理部門的職責。這種從后往前推進工作的做法，耗時耗力，效率低下。

1.設計方案和技術部門意見不一致，物資訂貨的推進左右為難。

如2016年實施的“硫磺回收裝置尾氣達標改造”項目，需新增羅茨鼓風機兩臺。2016年7月底收到第一版訂貨資料，其中風機主體要求為碳鋼，密封選用機械密封+油封+充氣。物資供應中心于8月12日組織機動、工程、發規、用戶及設計進行技術交流，考慮到工藝介質中含H2S氣體，會議建議風機主體材質改為304，密封型式選用干氣密封。設計人員根據此審查會要求修改并于8月22日下發了第二版鼓風機訂貨資料，其中風機主體材質變更為304，密封型式為干氣密封。物資供應中心據此版訂貨資料開展技術協議會簽及詢比價，至10月底完成詢比價工作。預計采購價格共76.8萬元/2臺，比原始概算的30萬/2臺多出46.8萬元。物資供應中心11月8日根據詢比價情況向工程管理部、發規部進行申請調增概算，未獲批準。11月10日收又收到第三版訂貨資料，其中風機主體材質又變為碳鋼，密封選用機械密封+油封+充氣，訂貨條件完全恢復到第一版的訂貨要求，但技術部門不認可“機械密封+油封+充氣”技術方案，造成采購工作無法繼續往下推進。

經上報11月17日分公司大修改造準備會匯報并多次協調相關部門，至12月1日收到同意項目結構性調概的回復，采用第二版訂貨資料進行訂貨。收到需求計劃四個月之后，物資采購條件具備。

2.設計規格書錯誤較多，直接下發到物供中心訂貨，需反復核實并修改后才能訂貨。

例如有好幾個項目的氣動切斷閥，設計規格書中對閥芯的材質表述為CF8M，實際上無論國內或國外廠家最低等級材質都為316+堆焊司太立合金：泄露等級CLASSV，但其實應執行的是APl598或IS05208 RATEB；防火測試認證則是硬密封選用了軟密封的耐火試驗。不是不允許出錯，而是不應該出現較多低級的錯誤。

3.技術條件復雜，需潛在供應商根據設計的數據表編制技術方案，經技術管理部門、設計院、潛在供應商反復修改、確認后才能具備訂貨條件。

用戶和設計都沒有明確訂貨條件，采購人員對技術參數基本沒法參與意見，夾在中間反復協調督促，耗時耗力。例如：2016年8月15日收到某項目采樣器需求計劃，只給出了簡單的幾個數據根本無法詢價，經過與設計溝通，聯系了預選3家供應商幫忙提供技術方案，期間設計反反復復又提出修改意見讓廠家修改，一直到10月18日才收到第一版詢價資料，10月24日收第二版，11月份中間又修改了數量，最終12月12日才確定完所有的詢價資料。也是耗費近4個月落實參數，而物資制造周期才45天。

4.物資采購的限制條件較高，或技術要求不清晰，招標成功率低。

2016年共有131項物資進行了公開招標采購，其中53項物資流標，物資采購限制條件較高或描述不清晰是其中的一個重要原因。

如2016年1月5日重催裝置濾筒除塵器的招標，因資格審查條件中有關業績的要求描述要求較高（提供最近5年在中石化、中石油、中海油或中化等國內外同類裝置工況條件下至少有三個項目運行3年以上的同類產品業績），沒有指明要何種形式的（濾芯式或濾袋式，我司要的是濾芯式），最終因中標人業績不滿足要求導致兩次招標不成功，不得不通過詢比價的方式進行采購。

（三）急件管理問題

1.急件計劃比例較高

2016年急件計劃占總體需求計劃的比例為8.78%，較2015年的10.35%有較大幅度的降低，達到了一個相對較好的水平。但個別單位急件計劃占總需求計劃的比例依然較高。緊急計劃數量過多，不但造成合同數量和采購工作量的增加，降低了物資供應的總體效率，也不利于物資采購的成本和質量控制。endprint

2.急件計劃補報手續不及時

未通過ERP系統提報計劃，要求借料后三個工作日內在ERP補辦計劃。但實際工作中，由于審批流程較長、費用出處無法落實、工程或檢維修工作緊張、物碼申請等問題，絕大部分急件計劃無法在3個工作日內完成需求計劃的補錄、下達。綜合考慮實際情況，物資供應中心將考核時間點延長至借料后一個月，但仍有不少單位超過一個月仍未補單受到考核。

3.其它問題

物資編碼選擇及申請，需求計劃執行情況跟蹤、物資到貨信息反饋不夠準確等問題。

二、需求計劃管理改進措施

（一）加強需求計劃執行管理

1.根據生產及工程建設需求情況，合理平衡需求計劃。一般情況下，ERP系統每周日自動平衡一次需求計劃，集合本周的需求計劃集中訂貨：個別裝置或項目急需時由相關計劃員根據需要隨時進行手工平衡：大修或較大批量的項目集中施工時，由系統每天平衡需求計劃，及時進行完成物資采購。

2.根據所需物資的輕重緩急情況，加強采購計劃管理，及時完成采購并組織到貨。大力開展框架協議采購，提高框架協議采購質量，定期跟蹤、協調未能及時完成訂貨的需求計劃，進一步提高保供能力。除了加強業務管理，嚴格兌現獎懲外，物資供應中心根據近年來的市場環境，具體業務、人員變化等情況，擬進一步整合業務人員的工作職責，提高工作效率。

（二）及時提報并下達需求計劃

需求時間作為物資訂貨的重要參考因素，請各需求單位、審核部門在提報、審核需求計劃時，加強需求時間的審核，并及時下達需求計劃。物資供應中心加強物資采購的統籌管理，力爭按照需求時間組織到貨，同時加強物資準備情況的溝通、協調。

按照ERP達標管理要求，需求部門需及時清理過期預留。需繼續領用物料的，根據實際情況重新修改需求時間，不再領用的，及時刪除或技術關閉。

（三）將需求計劃審查落到實處

需求部門、技術管理、工程管理部門、發展規劃部等相關部門，各負其責，在需求提報、審核、下達等環節把好技術關，保證下達到物資供應中心實施的需求計劃能滿足訂貨的基本要求。

（四）合理提報急件計劃

產生急件計劃的主要原因，除了臨時性檢維修、特定原因需提前完成技改技措項目等客觀因素外，工程或前期準備不足，統籌安排不合理等因素。

1.物資供應中心加強急件的訂貨、到貨管理，盡一切努力爭取滿足急件需求。存在問題及時和需求部門進行溝通、協調，物資到貨后及時通知需求部門領用。同時，定期分析、通報各單位的需求計劃達標情況，急件計劃的占該部門當月、年度總計劃的比例情況，對有需要的單位，針對性地進行系統操作、工作流程、取數邏輯等方面的交流、培訓。

2.日常檢維修方面，需各單位加強預防性檢維修用料管理，提前提報需求計劃，提高需求計劃的準確性和及時性，減少不必要的緊急采購。

3.工程管理方面，請工程管理部門盡早確定施工單位，督促、跟蹤計劃提報，嚴格審核計劃的準確性、及時性并及時下達需求計劃。

（五）加強溝通，及時處理存在的問題

物資編碼選擇及申請，需求計劃執行情況跟蹤、物資到貨信息等問題，及時溝通，處理。物資供應中心隨時為有需要的單位集中組織或到作業部、專業中心針對性的進行培訓或回訪。

（六）加大雙向考核力度，促進相關工作。

三、結論

物資需求計劃管理是一項長期的、基礎性的、體現企業管理先進性的工作，通過ERP系統監控，對提報單位、審核單位加強培訓和宣貫，加強需求計劃提報環節和執行環節的及時性、準確性管理并做好緊急物資需求計劃保供工作，才能為企業生產裝置的“安、穩、長、滿、優”運行保駕護航。endprint