淺析如何提高檔案管理的科學化水平

范宏偉

摘 要：現階段社會、經濟、政治、文化各個方面都在趨向于現代化、科技化、信息化方向發展。檔案管理是各事業單位發展中重要的管理內容，不僅影響著企業的未來發展目標制定，也影響著企業內部人力資源配置、財政管理等各方面的管理質量。提高檔案管理科學化水平對促進企業發展意義重大，因此，如何才能提高檔案管理科學化水平才是本文所重點研究的課題。文章中將從提高檔案管理科學化水平的必要性以及有效途徑兩個方面著手分析與研究。

關鍵詞：檔案管理 科學化水平 管理原則 管理方式 管理機制

不同時期有著不同的管理理念，現代社會發展腳步較快，檔案管理理念也已經發生改變，并且在管理模式上也與傳統的檔案管理有很大的區別，為了適應現代社會發展，科學化水平是檔案管理的改革方向，是能夠驅使檔案管理適應現代信息化發展要求的重要途徑，更是我國事業單位未來發展的基礎。提高檔案管理科學化水平還需要從改變傳統的檔案管理理念與原則、管理方式、完善管理機制、加強現代化建設、加強人員的素質建設等途徑出發。

一、提高檔案管理科學化水平的必要性

1、能夠完全適應現代信息化的要求

隨著中國經濟水平發展指數不斷攀升，國內已經完全擺脫傳統經濟所帶來的落后經濟，逐步邁向科學化以及信息化，由于對科學信息技術應用范圍越來越廣，現如今在我國有了顯著的發展和進步，充分滲入人們的生產生活中，提供了更加科學化、信息化的生活生產環境。為了能夠適應人們追求科學化的生活質量要求，檔案管理工作同樣融合先進的科學技術，拋棄傳統的阻礙檔案管理改革創新工作管理模式，充分利用科學化的管理理念改善當前檔案管理的形式、載體以及渠道，深化相關檔案數據的收集、收藏和傳播等各項工作的創新及改革，加快推進檔案管理的科學化、信息化、規范化以及系統化的建設，提高檔案管理的科學化發展。

2、為我國未來檔案管理事業發展奠定基礎

目前，許多檔案管理均已經將科學發展觀的理念原則，徹底貫徹落實到實際的檔案管理工作中來，但是由于其現階段尚未完善應使用過程中還不夠成熟，因此使得檔案管理工作上存在一定的局限性、復雜性。主要是由于在實際的檔案管理過程中各種檔案資料種類居多，在管理人員進行計劃統計、經營銷售以及財務管理時所產生的繁瑣性對管理造成一定的影響，而這種繁瑣的管理工作同樣也在對檔案進行科學分類及傳輸等工作的過程中出現，造成嚴重的影響。這樣一來，為了能夠保障檔案管理事業的健康良好發展，提高檔案管理科學化水平不僅是為了適應現代化需求，同時也是為了健全完善檔案管理工作，減少繁瑣問題的產生。

二、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

1、改變傳統的檔案管理理念與原則

傳統的檔案管理理念已經不能完全適應現代化檔案管理事業進行現代化改革創新工作中的各項需求，若要在真正意義上提高檔案管理整體科學化水平，可以在傳統管理理念的基礎之上創新改革，賦予其先進的科學技術及信息技術，對待傳統檔案管理理念不能完全拋棄，要取其精華，剔其糟粕，將傳統檔案管理理念中的精華部分可以適當的保存，將全新的科學化管理理念融入其中，使其作為一種全新具有顯著特色的檔案管理理念，拋棄原有的錯誤部分，并重新融入現代化的科學技術及信息技術。同時，也要正確引導管理部門能夠正確認識傳統理念的不足之處，加深其對于提高檔案管理科學化重要性的認識，并且進一步提高人們對檔案管理的主觀認識，從而能夠才能夠從真正意義上提高檔案管理科學化水平。

2、改變傳統的管理方式

通常情況下，我們所了解的傳統檔案管理方式經常是以一種館藏形式呈現于眼前，而檔案的管理工作也主要是更加重視對檔案的保存及管理等領域，保護檔案不受外界因素的干擾，確保其安全性，當遇到工作調動或者人員臨時調換的情況之時，才會進行“調檔”，而這種管理方式在一定程度上存在一定的漏洞，嚴重阻礙了檔案管理朝著科學化及技術化方向的發展。只要將傳統管理方式進行適當的調整及改變，建設更加有利于提高檔案管理科學化水平的管理方式，例如可以建立一種較為有效的利用型管理方式，相對于傳統檔案管理方式而言，利用型的檔案管理方式，能夠最大程度的實現對檔案信息資源的利用率，其主要工作內容是進一步實現信息資源的共享，從而為客戶提供更加完善、良好的服務。

3、進一步健全完善檔案管理的管理機制

首先，為了能夠提高檔案管理的科學化水平，要進一步健全完善檔案管理的管理機制，而完善的管理機制的建設離不開責任機制對其所起到的約束及監督作用，要構建合適有效的檔案管理責任機制，要能夠將檔案管理的代表性特征及管理需求兩者相互結合起來。在進行實際的檔案管理工作時，檔案館內部工作人員首先要明確自己的工作崗位，掌握自己的工作職責。同時對于工作中的員工相關部門要指定人員對各個不同崗位的員工進行監督管理，建立多方位的檔案管理體系。另外，加強檔案管理過程中法律法規的建設，利用法律法規對檔案管理工作起到一定的監督指導的作用，不但能夠使得檔案管理機制呈現出一種全面性、立體性等突出優勢，并且確保檔案管理工作的正常運行。

4、加強檔案管理的現代化建設

在如何提高檔案管理工作的探究過程中，還有一種能夠有效提高檔案管理工作科學化的重要手段，即加快實現檔案管理的現代化水平。而現代化的實現手段需要進一步加強檔案管理的現代化建設，通過加大對檔案管理中所用到的各種設備的資金投入，逐步進行更新換代，將現階段最為先進的計算機技術以及數據庫等應用到檔案管理過程中，這樣不僅能夠有效實現檔案管理的現代化建設，同時還能在一定程度上提高檔案管理的工作效率。

5、加強檔案管理人員的素質建設

現階段檔案管理工作中，人員素質與專業水平的提升是頭等大事，因為，再好的管理制度、管理方案都是需要人來操作、執行而實現的，因此，員工的工作態度、專業能力直接決定了制度、方案的落實成效。結合目前檔案管理發展水平來看，不僅要轉變檔案管理模式，還要轉變人員的工作思想，提高人員素質，打造高素質、高水平的執行隊伍。首先，應開設以現代化發展水平為一線的檔案管理學習課程，加強人員對現代社會、文化等各領域發展情況的了解；其次，聘用專業技術人才，對檔案管理工作積極，能夠掌握現代技術操作能力，對計算機技術的操作輕車熟路，能夠獨立完成檔案信息化分類、組卷、處理、歸類等工作；最后，加強人員激勵機制、評價考核等管理制度的落實，不斷激發人員的工作積極性。

結語

在信息時代中，提高檔案管理科學化水平是必然之舉，而在改善檔案管理的同時，仍需要堅守以適應時代發展為原則、以結合科學技術與科學知識為理念，不斷強化人員素質與專業能力，創新管理模式，完善管理制度，建立合法、合理并且有效的管理體系，正確認識到，改革檔案管理，是為了更長遠的發展而做準備。

參考文獻

[1] 滕俊輝.淺析如何提高干部人事檔案管理科學化水平[J].卷宗，2013（7）.

[2] 陳能思.淺議新時期醫院人事檔案信息化管理工作[J].東方企業文化，2013（22）.