淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

張曉湖　穆麗潔

摘 要：文書檔案管理工作是衡量一個企業單位整體管理水平高低的重要性標志，檔案管理的高效性、完整性以及規范性可以為企業的發展提供有效的信息基礎。要想做好文書檔案管理工作就必須從思想上引起重視，并加強各部門之間的協調與互動，這樣才能對檔案資料的收集起到推動性的作用，提高文件檔案管理工作的效率，本文從當前文件檔案管理中存在的問題進行分析，對其解決辦法及策略進行了深入的研究和探討。

關鍵詞：文書檔案 管理 問題 對策

引言

文書檔案是一個單位里所有信息的集聚地，其管理質量的好壞直接反映了單位對檔案管理工作的重視程度，只有保證檔案管理工作的完整性，才能為企業的發展提供可靠的信息基礎，促進企業的建設和發展。

一、當前文書檔案管理工作的現狀及問題分析

從我國當前文書檔案管理的現狀來看，大多數企事業單位對檔案管理工作重視度不夠，沒有規范化的工作流程和管理制度，更缺乏專業性的管理人員，以至于使檔案管理工作處于松散狀態下，管理不到位，資料信息丟失、破損等現象 屢見不鮮，具體來講：

（一）文書檔案管理不到位

文書檔案管理是一項非常復雜和細致性的工作，它不僅需要檔案信息的準確性，還要做到妥善的保管，而在現實狀況下：

其一，文書檔案數據雜亂無章。雖然在逐步實現數字化、網絡化的當下，大部分的文書檔案管理工作已經實現了電子化控制，但因為長期以來的歷史問題，仍舊使檔案管理工作沒有得到完全的標準化、系統化、規范化的管控，而且在進行電子檔案的錄入中也存在著很大的不規范現象，致使電子檔案與紙質檔案存在偏差，而且也不容易查詢。

其二，檔案保管不到位，雖然電子化的社會使檔案全部以電子表格的形式存檔，但紙質版的文書檔案仍舊是必不可少的，但在具體的調查中發現，紙質版的房產檔案時常存在丟失、缺損，甚至霉變的現象，而且檔案管理室也不具備應有的條件，這就給檔案查詢工作帶來了很大的隱患和不便。

（二）文書檔案管理人員綜合素質差

其一，作為檔案管理人員其實就是人民的勤務員，需要用熱情的態度去面對來進行文書的整理及歸類，但在現實情況下，部分檔案管理員覺得檔案管理工作十分的枯燥和乏味，沒有認真的工作態度，更沒有良好的心態，總是以敷衍的心情去進行工作，致使檔案保存工作差錯百出，給企業管理工作帶來很大的麻煩。

其二，作為文書檔案管理工作者，沒有經過專門的學習和培訓，他們的專業理論知識不足，隨著信息化時代的到來，檔案管理員必須要掌握計算機基礎理論知識和熟練的電腦操作經驗，這樣才能提高工作效率，降低錯誤率。另外，在進行信息數據的采集及整理時，也存在著時間上的差距，而且范圍小，不分類，這就給后期的文檔案管理工作帶來隱患。

（三）信息系統化、自動化程度不高

目前檔案管理工作尚未形成統一的、規范的管理系統，不能適應檔案發展的需求。很多企事業單位受到經濟、科技等方面的影響，自動化程度遠遠不夠。比如說，檔案信息查詢管理系統功能尚不完善，設備更新不及時，這就給檔案信息的查詢與利用影響極大。另外一些實現了高度自動化、網絡化控制的文件檔案管理體系中，因為缺乏安全意識，重視力度不夠，致使一些檔案資源因為網絡的傳輸或提取，而被病毒侵入，文件丟失，系統癱瘓，使文書檔案管理工作處于十人艱難的境地。

二、解決文書檔案管理工作問題的辦法及策略研究

（一）加大文書檔案管理力度，提高重視度

其一，文書檔案管理工作并不是人力資源管理部門自己的工作，而是需要所有部門的協調與配合，尤其是作為公司的領導者和管理者，更要從思想意識上引起足夠的重視，加大對文書檔案管理的力度，提高對文書檔案管理工作的認識，這樣才能促進各部門間的合作，有效的劃分出各個部門的檔案管理職責。

其二，加大對文書檔案管理的宣傳力度，讓企業員工都能了解到文書檔案管理的重要意義，讓大家都參與到檔案資料的收集當中，爭得全員的支持和理解，才更有利于檔案管理工作的開展。比如說，可以召開相應的培訓與學習講座，還可以邀請有關人士人為大家普及檔案的作用，這樣才能促使檔案管理工作向著更高水平的方向邁進。

其三，增加文書檔案管理工作的預見性，能為企業的發展和決策提供可靠的信息依據和數據資料，而且作為檔案管理者，更有責任通過檔案管理能力的提升，來主動為企業的管理工作提供檔案資料，幫助企業做出更具有準確性和前瞻性的決策。

（二）推動文書檔案管理工作走上規范化的道路

要想使文書檔案管理工作走上規范化的發展道路，首先就要對其基礎性工作進行整理和提升，這就要求檔案管理人員在全心全意的做好本職工作，對一些諸如采集、整理、選擇、歸檔等工作細節能全身心的投入進去，保證檔案管理工作的精確性。加強各部門之間的聯系與溝通，保證各個部門的資料能及時、準確的進行保存和歸檔，讓信息收集過程變得更加順暢，促進文檔案管理工作能夠健康有序的進行。

（三）提高文書檔案管理工作的現代化程度

在我國科學技術日益發展的今天，檔案管理的自動化程度也越來越高，實現電子化、數字化的檔案管理已經不是夢，但在網絡化的檔案管理中，更需要加強警惕，一定要做到其管理過程的安全性。雖然在電子技術操控下的文書檔案管理比傳統的管理模式更加的方便和快捷，而且還能節約大量的人力資源，更便于人們對資料的查找和使用，也在很大程度上促進了企業的發展和進步。但因為在網絡管理中時常存在著各種病毒的侵襲，所以要想提高其安全性，就必須要投入更大的力度，加強其保密功能，比如說可以為計算機設置開機保護，在網絡登錄時一定要進行身份驗證，而且還要加大網管監控力度等，只有提升計算機網絡系統的安全性能，才能有效的防止文書檔案丟失或被破壞，也才能進一步推動企業文書檔案管理工作的現代化進程。

（四）增強文書檔案管理人員的綜合性素質

文書檔案管理工作是一項比較單調和枯燥的工作，也是一項需要細心和耐心的工作，它并不像大多數人所想象的只是把各種資料進行堆集和保管，而是要在檔案資料的采集過程中進行研究認真的總結和分類，這樣才能把各項基礎性工作做好，方便資料的查詢和利用。因此，作為管理人員必須要加大對文書檔案管理工作者的培訓力度，讓他們進行定期的學習和培訓，還要進行監督和考核，這樣才能促使他們學到更加專業的理論知識，具有與進俱進的精神，適應社會發展的需要。

（五）建立文書檔案管理體系

在加強對檔案管理人員進行培訓和學習的同時，還要建立健全一套完整的文書檔案管理體系，這樣才能使各部門明確職責，切實負責。而且在管理體系的約束下，還能促進檔案管理工作的順利開展，提高工作的質量和效率，在很大程度上為企業節約大量的人力、物力和財力，使文書檔案管理工作得到質的提升。

三、結束語

總而言之，文書檔案管理工作是企事業單位信息資料匯集的中心，只有在新時代的發展下，加大對其科學管理的力度，提倡全員參與，才能使文書檔案管理工作更加的完善，向著規范化、標準化的方向發展。

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