淺論建設(shè)工程資料管理技巧

趙靜

摘 要：資料的管理是建設(shè)工程項(xiàng)目管理的重要工具，在工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中，無論是設(shè)計(jì)、施工、檢查都應(yīng)當(dāng)做好文檔記錄并規(guī)范整理。隨著我國信息的快速發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，項(xiàng)目原始資料經(jīng)常出現(xiàn)缺失、丟失、管理不善等問題，因此嚴(yán)格對建設(shè)工程資料的管理勢在必行。目前我國建設(shè)工程的資料管理模式還處于初級階段，還需要向美國等發(fā)達(dá)國家學(xué)習(xí)檔案管理理念和成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展趨勢引入數(shù)字化檔案管理方法，為我國建設(shè)工程資料管理提供參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程 資料管理 技巧

1、建設(shè)工程資料管理現(xiàn)狀和問題

某地職業(yè)技術(shù)學(xué)院因項(xiàng)目原始資料保管不妥善，出現(xiàn)資料的丟失、不完整、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，給后期的項(xiàng)目實(shí)施帶來了諸多困難，嚴(yán)重影響了工程質(zhì)量，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

某地職業(yè)技術(shù)學(xué)院主管部門資料管理意識(shí)薄弱，沒有充分意識(shí)到資料管理的重要性，出現(xiàn)重工程建設(shè)、輕項(xiàng)目管理的現(xiàn)象。因?yàn)閷τ诮ㄔO(shè)工程來說，最重要的是看到工程進(jìn)度，因此資料管理部門在項(xiàng)目建設(shè)中往往被忽視，只有在上級檢查時(shí)才進(jìn)行突擊整理，但是資料的管理往往差強(qiáng)人意。

1.2項(xiàng)目文檔信息傳達(dá)不暢通

項(xiàng)目文檔諸如會(huì)議的決策、協(xié)商內(nèi)容，不能迅速準(zhǔn)確的形成文件并傳達(dá)到各個(gè)部門，使其得到盡快的執(zhí)行。同時(shí)，由于各單位電子信息系統(tǒng)運(yùn)行和規(guī)劃方面的因素差異，無法在短時(shí)間內(nèi)迅速將分散的信息集中在一起，也直接影響了數(shù)據(jù)共享的效果，一個(gè)單位的檔案信息始終滯后，則它在整個(gè)大數(shù)據(jù)庫下很容易形成“孤島”，使信息的傳遞出現(xiàn)造成梗阻，無法盡快的實(shí)施決策，繼而影響工程的施工進(jìn)度和工作效率。

1.3缺少既懂工程又懂工程資料管理的高素質(zhì)人員

目前，我國的建設(shè)工程項(xiàng)目部配備的都是一些文案人員，主要負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ)和發(fā)放，這些文案人員大多學(xué)歷低，水平不高，建設(shè)單位對于資料管理員的培訓(xùn)不及時(shí)，導(dǎo)致項(xiàng)目文檔資料的質(zhì)量參差不齊。工程資料管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質(zhì)較高，具有交叉學(xué)科背景的專業(yè)人士，知識(shí)面廣，既懂工程又懂工程資料管理，可以更好的進(jìn)行消息編輯和分類。

1.4資料原始文件不齊全、不規(guī)范

施工單位為了趕進(jìn)度，沒有按照國家地行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)辦理書面手續(xù)，使得項(xiàng)目原始資料從一開始就是缺失的。還有的施工單位的原始簽證資料和格式不規(guī)范、不統(tǒng)一，文件的版面設(shè)計(jì)、尺寸不一，無法進(jìn)行規(guī)范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，在項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)候都成為不合格資料，為后期的資料編制帶來極大的不便。

2、加強(qiáng)工程資料管理的方法

2.1從思想上注重工程資料的管理

各方領(lǐng)導(dǎo)都需求改變重施工實(shí)體建設(shè)輕資料管理的觀念，需求把工程資料管理和工程實(shí)體的建設(shè)放在平等位置，平等首要。只要領(lǐng)導(dǎo)注重，時(shí)時(shí)監(jiān)督管理才干將意思傳達(dá)給公司作業(yè)人員，我們上行下效才會(huì)注重，否者，就算裝備專業(yè)的資料員也不能有用作業(yè)并得到別的作業(yè)人員的合作。而資料管理的作業(yè)需求和各部分的人員打交道，從各部分人員中搜集保管收拾資料。只有各部門人員統(tǒng)一思想，共同重視施工資料，才能保證施工進(jìn)度和資料進(jìn)度同步，隨時(shí)整理資料，工程結(jié)束的時(shí)候也是資料完工的時(shí)候。這樣資料就會(huì)很完整，不會(huì)有缺項(xiàng)漏項(xiàng)，保證后續(xù)工作的順利進(jìn)行。

2.2從行動(dòng)上表現(xiàn)對工程建設(shè)資料的管理

企業(yè)需要配備專業(yè)的資料管理人員進(jìn)行資料收集整理編寫，不能一人身兼數(shù)職，哪里需要到哪里，沒有時(shí)間做資料。資料的編寫既需要有工程資料專業(yè)的知識(shí)，又和工程質(zhì)量監(jiān)督部門積極溝通，使用規(guī)定的制式表格，按規(guī)定格式填寫資料。施工過程中有的工序沒有制式表格還需進(jìn)行溝通最后決定是要使用行標(biāo)，國標(biāo)，還是自己編寫表格，以便將資料完整詳實(shí)做好。對工作的重視很多時(shí)候也體現(xiàn)在對人的重視，領(lǐng)導(dǎo)對資料工作的重視體現(xiàn)在配備專業(yè)的資料員，而對于資料員來說，對工作的重視就體現(xiàn)在要盡可能地多了解工程，要對工程整體情況都了解，盡量保持人員不要頻繁變動(dòng)，保證工作的延續(xù)性。同時(shí)還要隨時(shí)深入施工現(xiàn)場充分了解工程情況，才能保證資料真實(shí)有效。

2.3從制度上加強(qiáng)對工程建設(shè)資料的管理

首先工程資料的管理應(yīng)實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，施工現(xiàn)場必須指定專人負(fù)責(zé)資料管理，并對資料的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。制定相應(yīng)的資料管理制度，了解各階段施工資料編寫的內(nèi)容及重點(diǎn)。其次要加強(qiáng)對工程資料編制情況的檢查，施工方應(yīng)認(rèn)真核對和編制資料，建設(shè)方和監(jiān)理方還要定期不定期的檢查工程資料的情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

2.4從經(jīng)濟(jì)上加強(qiáng)工程建設(shè)資料的管理

依照工程建設(shè)合同規(guī)則，工程建設(shè)方應(yīng)隨工程進(jìn)展付出進(jìn)展款，具體付出份額細(xì)節(jié)由專用條款具體規(guī)則。可是有些施工單位卻遲遲拿不上工程進(jìn)展款，致使工程罷工。除去建設(shè)方資金不到位，究其原因就在于對施工方對資料不重視，不做進(jìn)度造價(jià)資料，沒有形象描述，導(dǎo)致建設(shè)方?jīng)]有付款憑據(jù)，無法支付進(jìn)度款。施工方按照合同規(guī)定應(yīng)該在工程開工以后每月 25 日以前向建設(shè)方報(bào)送監(jiān)理和建設(shè)方認(rèn)可的本月進(jìn)度資料。如果是國有投資或政府投資還要報(bào)送當(dāng)?shù)刎?cái)政審核。以財(cái)政評審結(jié)果支付進(jìn)度款。工程竣工結(jié)算也是一樣，沒有完整的工程資料，怎么審核最終造價(jià)，結(jié)算工程款。

結(jié)束語

總之，工程建設(shè)資料的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它體現(xiàn)工程的方方面面，資料人員應(yīng)隨時(shí)和各方人員溝通協(xié)調(diào)，收集整理管理資料。加強(qiáng)工程資料管理工作勢在必行，只有將工程建設(shè)資料管理好，才能保證工程順利竣工驗(yàn)收，對后期工程的改建、擴(kuò)建、修繕提供完整的施工依據(jù)。

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