基于B/S模式的數字化檔案管理系統設計

田淑萍

（內蒙古自治區烏蘭察布市檔案局，內蒙古 烏蘭察布 012000）

基于B/S模式的數字化檔案管理系統設計

田淑萍

（內蒙古自治區烏蘭察布市檔案局，內蒙古 烏蘭察布 012000）

隨著管理部門信息化進程的深入和推進，對檔案管理工作的數字化提出了要求，為此，文章提出了基于B/S模式的數字化檔案管理系統。針對數字化檔案管理系統進行需求分析，采用B/S架構，構建了系統的軟件框架和功能架構，提出了檔案管理部門的數字化檔案管理系統存儲模型，并從數據、網絡安全等方面構建了可靠性高、結構完善的安全體系。

檔案管理；數字化；系統設計

隨著計算機等各種高新技術的迅猛發展，計算機和網絡信息的處理、存儲、傳遞和開發利用已經成為人們生活和工作中的一個部分。數字檔案館將原有的以紙張為載體的檔案進行數字化處理，并通過網絡設備進行管理和利用，是傳統檔案館功能的延伸[1]。檔案管理系統檔案管理領域的強大作用，已經成為政府、企業事業單位信息化建設中的重要組成部分[2]。現代的檔案管理模式在市級檔案館的管理當中是一項重要的模式，對檔案管理的傳統模式逐漸進行替代[3]。

本文基于檔案管理部門的現狀和未來的發展趨勢進行進行了需求分析，設計了電子化檔案管理系統的整體框架和子模塊。該系統能夠為檔案管理提供更好的效果。

1 需求分析

較于紙質系統，電子檔案系統應該更好地適應檔案管理部門的現狀和發展趨勢。該系統有如下需求。

1.1 并發處理功能

隨著檔案管理工作的業務量逐漸增多，對工作人員的需求也逐漸增多，傳統的紙質整理工作不僅效率低下，還容易出錯。因此，我們提出的數字化檔案管理系統可以多人同時訪問，同時保證系統的穩定性。

1.2 操作成功率

數據庫是所有數字化檔案管理系統的中心，需要采用實物保護措施，在數據庫更新時能夠保證數據的一致性。

1.3 穩定性

數字化檔案管理系統將引入雙機備份機制，確保在發生不可預估的故障時能夠保證系統正常運行，不間斷，確保檔案管理部門的所有文件不會丟失。

1.4 安全性

為了防止用戶密碼等數據被竊取，數字化檔案管理系統將對關鍵數據進行加密，并設置訪問控制。

1.5 可用性

由于數字化檔案管理系統直接面向管理部門的業務，因此系統需處理的業務多[4]。在系統開發時，要對不合理的流程進行優化，保證系統無縫對接日常紙質模式下的各項業務。

1.6 可擴充性及可維護性

在數字化檔案管理系統中，為了滿足管理部門的工作特性，需引入3層框架技術，不同層的任務不同，各層間不相互依賴，以此提高系統的性能，進而提升整個系統的可維護和可擴展性。

2 系統建設

2.1 總體架構

為了實現檔案管理部門工作的科學規范，實現工作從紙質向網絡化、自動化升級，本文建立了檔案管理部門的數字化檔案管理系統。由于管理部門的業務不需要到指定地點辦公，可以網上遠程在線處理，因此，B/S模式正好適用于此檔案管理系統，實現用戶在任意地點都可以進行業務處理。基于此，本文構建出數字化檔案管理系統的拓撲圖，如圖1所示。

圖1 系統拓撲結構

該管理部門的檔案管理涉及的所有數據都存儲在數據庫中，該服務端的數據庫可以使該數字化檔案管理系統通過瀏覽器直接與用戶連接，用戶的相關業務處理工作都可以在線完成。該系統還包括一個備份的數據庫，以應對突發故障，保障數據可靠性。同時，設置了位于網絡邊界的防火墻，保護系統的安全性。

2.2 功能架構

根據業務的流程，本數字化的檔案管理系統分為如下6個子系統：案卷管理系統、文件管理系統、分類管理系統、檢索管理系統、業務管理系統等。整體的結構模塊如圖2所示。

各個子系統的功能主要是：（1）文件管理系統。其功能主要是文記錄人、查詢、借閱、閱覽、查閱操作日志。（2）用戶管理系統。該系統主要負責用戶信息的權限管理。（3）分類管理系統。主要是管理員對于文書、業務、收藏夾等檔案的管理，檔案檢索的權限屬于所有參與該系統的參與者。（4）檔案檢索系統。主要有簡單檢索、高級檢索、跨庫檢索3部分。（5）業務管理系統。該系統主要包括檔案的轉移接收、信息統計及打印等設計業務管理員的操作內容。（6）檢索管理系統。主要包括簡單檢索、高級檢索和跨庫檢索。

3 結語

本文首先對管理部門的電子化管理需求進行了分析，介紹了該系統的結構，分析了各個功能的實現。該系統提高了管理部門檔案管理的效率及質量，對政府部門的信息化進程具有一定的推動作用，對檔案管理工作的專業化、精細化有著重要的意義。

圖2 系統模塊結構

[1] 祁秋民.數字檔案館系統的設計與實現[D].廈門：廈門大學，2014.

[2] FANG G H，WEI Z X，CUI B H，et al.Interbasin freshwater，heat and salt transport through the boundaries of the East and South China Seas from a variable-grid global ocean circulation model[J].Science in China Series D（Earth Sciences），2003（2）：149-161.

[3] 蔣孝明.基于LINQ的人事檔案管理系統的設計與實現[J].計算機與現代化，2014（3）：69-72.

[4] 趙玲.人事檔案管理系統的設計與實現[J].東方企業文化，2014（6）：158-161.

Design of digital archives management system based on B/S mode

Tian Shuping
（Archives of Ulanqab City, Inner Mongolia Autonomous Region, Ulanqab 012000, China）

Along with the deepening and advancement of informationization process of management department, the requirements of the digitization of the archives management work are put forward. Therefore, this paper proposes the digital archives management system based on B/S mode. Aiming at digital archives management system for demand analysis, the software framework and function framework of the system are constructed by using B/S architecture, and puts forward the digital archives management system storage model of archives management department. And construct the safety system of high reliability and good structure from the aspects of data, network security and so on.

archives management; digital; system design

田淑萍（1964— ），女，內蒙古烏蘭浩特人，檔案館員，學士；研究方向：檔案文化建設。