事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題

容穎紅

【摘要】在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的背景下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理基本上實(shí)現(xiàn)了電算化。和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式相比，應(yīng)用電算化后的會(huì)計(jì)檔案管理，無(wú)論是檔案保管的內(nèi)容還是范圍都是發(fā)生了明顯的變化。本文基于理論實(shí)踐，在簡(jiǎn)要闡述電算化后會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合理論和實(shí)踐，簡(jiǎn)要分析了目前我國(guó)事業(yè)單位在會(huì)計(jì)電算化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望對(duì)相關(guān)單位有一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)檔案 存在問(wèn)題 對(duì)策

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化被廣泛應(yīng)用在各大領(lǐng)域，徹底改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式，隨著事業(yè)單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了新的要求，因此，本文基于電算化后會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題和措施做了如下分析。

一、會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（一）存儲(chǔ)范圍更大

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，無(wú)論是記賬、出報(bào)表、賬簿，還是會(huì)計(jì)相關(guān)附屬資料都是靠手工完成的，其效率比較低，而且容易出錯(cuò)，不利于事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。而落實(shí)會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)人員工作量大大降低，只需要錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以制作并打印出財(cái)務(wù)報(bào)表。同時(shí)也可以打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，就目前實(shí)踐效果而言，會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案管理的范圍包括遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的范疇，為我國(guó)會(huì)計(jì)事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理的條件更加嚴(yán)格

通過(guò)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化，可以一目了然查閱所有數(shù)據(jù)，非常便捷，而且很大程度上提高了會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率，這一點(diǎn)是傳統(tǒng)磁盤(pán)和光盤(pán)會(huì)計(jì)管理所難以比擬的。但是會(huì)計(jì)電算化需要在某一個(gè)特定的環(huán)境中才能實(shí)現(xiàn)，同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存放的環(huán)節(jié)，也就提出了更高的要求。需要進(jìn)行科學(xué)合理的保存，才能確保會(huì)計(jì)檔案不被破壞，避免造成不必要的損失。

（三）需要更高的安全保護(hù)措施

大量應(yīng)用實(shí)例表明，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，需要儲(chǔ)存在特定的存儲(chǔ)器當(dāng)中，才能提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的時(shí)間，具有不可修復(fù)性和篡改性，如果受到黑客、病毒等入侵，就會(huì)會(huì)計(jì)信息造成嚴(yán)重的損失，對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的修改、偽造，就會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成巨大的損失。同時(shí)，磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)需要保存在防火、防潮、無(wú)病毒環(huán)境中，也就對(duì)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的安全性提出了更高的要求。

二、會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重要性

我國(guó)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的起步相對(duì)比較晚，發(fā)展至今仍然沒(méi)有一套可以借鑒和參考的經(jīng)驗(yàn)和啟示，再加上受到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式的限制，事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成系統(tǒng)、重要性等不甚了解，嚴(yán)重缺乏會(huì)計(jì)電算化檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。通常情況下只是把對(duì)紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理存儲(chǔ)，但是缺乏對(duì)電子檔案的重視程度，經(jīng)常發(fā)生忘記保存，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)場(chǎng)，同時(shí)事業(yè)單位所采用的電子檔案軟件比較落后， 沒(méi)有定期升級(jí)更新，大大降低了會(huì)計(jì)檔案管理的難度，這一點(diǎn)也是導(dǎo)致很多事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員不愿使用是電子檔案管理軟件的主要原因，很大程度上降低了會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性。

（二）電算化會(huì)計(jì)檔案管理體系不夠完善

自從事業(yè)單位落實(shí)會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容急速增加，同時(shí)更改會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容也變得更加方便，但很多事業(yè)單位并沒(méi)有真實(shí)有效的認(rèn)識(shí)到此類(lèi)問(wèn)題的嚴(yán)重性，也沒(méi)有第一時(shí)間修訂適合本事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，也沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管環(huán)境采取相應(yīng)的保障措施，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案被破壞的記錄逐年增加。

（三）從業(yè)人員電子檔案業(yè)務(wù)水平不夠全面

目前很多事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理從業(yè)人員僅會(huì)簡(jiǎn)單的電算化操作，對(duì)資料備份、檢查備份等相對(duì)有難度的操作基本不會(huì)。當(dāng)意外發(fā)生以后，就會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系數(shù)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失，或者被損壞，而且很難恢復(fù)，這一點(diǎn)也是從而人員排斥電子檔案管理的主要原因。相應(yīng)的軟件服務(wù)版本和軟件系統(tǒng)也需要進(jìn)行科學(xué)合理的保存，否則不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，從而確保電算化整個(gè)系統(tǒng)的持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)行。

三、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的解決措施

（一）樹(shù)立正確的會(huì)計(jì)電算化檔案管理理念

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，明確電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)等具體環(huán)節(jié)的管理要求，確保電子會(huì)計(jì)憑證，不但可以實(shí)現(xiàn)在線傳遞，可以在部門(mén)和部門(mén)之間相互傳遞，并積極更新會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的最大化利用。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案在具體管理過(guò)程中，目標(biāo)存在不完整性，其主要原因是會(huì)計(jì)檔案管理從業(yè)人員缺乏正確的管理理念，這樣的基礎(chǔ)上，會(huì)計(jì)從業(yè)人員只有真正認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，才能確保事業(yè)單位財(cái)務(wù)賬目的清晰度和數(shù)據(jù)完整性，以避免道德方面風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題的發(fā)生。事業(yè)單位管理層要根據(jù)具體的發(fā)展特點(diǎn)和國(guó)家提出的相關(guān)政策以及制度來(lái)完善會(huì)計(jì)檔案保管制度，確保會(huì)計(jì)電算化檔案管理相關(guān)工作能順利進(jìn)行，為提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）改善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

在具有應(yīng)用過(guò)程中，事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)從業(yè)人員，要把《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的相關(guān)條例和電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的具體特點(diǎn)，緊密結(jié)合到一起，才能制定出系統(tǒng)完善的電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，在逐步提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平。同時(shí)也要?jiǎng)?chuàng)新出新的管理模式，從根本上提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理的效率和質(zhì)量，近年來(lái)，事業(yè)單位快速發(fā)展，運(yùn)作規(guī)模逐漸擴(kuò)大，會(huì)計(jì)檔案相關(guān)資料越來(lái)越多，在這樣的基礎(chǔ)上，建立電子會(huì)計(jì)檔案管理制度就顯得尤為重要，明確電算化會(huì)計(jì)檔案從業(yè)人員的職責(zé)、檔案的分類(lèi)方式、保管方式。盡量避免出現(xiàn)問(wèn)題以后相互推諉的現(xiàn)象發(fā)生，逐步形成有針對(duì)性的約束機(jī)制，最終達(dá)到提高檔案管理的實(shí)效性。

（三）對(duì)電算化會(huì)計(jì)相關(guān)人員進(jìn)行分類(lèi)培訓(xùn)提高素質(zhì)endprint

在新時(shí)期的背景下，各事業(yè)單位運(yùn)作規(guī)模越來(lái)越大，工作越來(lái)越細(xì)化，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，不但要求會(huì)計(jì)檔案從業(yè)人員能夠熟練地掌握操作新型的財(cái)務(wù)管理軟件，而且也要具有電算化系統(tǒng)的應(yīng)用水平，確保每位從業(yè)人員都能適應(yīng)信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代。為切實(shí)達(dá)到這一要求，事業(yè)單位必須根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案管理崗位的不同，定期開(kāi)展知識(shí)交流研討會(huì)，定期邀請(qǐng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理權(quán)威人士和專(zhuān)家到事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn)和教育，根據(jù)財(cái)務(wù)人員、電算化系統(tǒng)管理人員、軟件維護(hù)人員的職位不同，開(kāi)展有針對(duì)性的培訓(xùn)，以便從根本上提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，逐步一支基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)并精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）明確會(huì)計(jì)電算化檔案管理準(zhǔn)則

根據(jù)《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則——基本準(zhǔn)則》中的相關(guān)規(guī)定，確定目前事業(yè)單位在具體工作中需要解決的問(wèn)題，以及解決問(wèn)的方法，逐步構(gòu)建起統(tǒng)一、科學(xué)、合理的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理體系，并逐步整合預(yù)算會(huì)計(jì)制度，根據(jù)國(guó)家出臺(tái)相關(guān)政策和規(guī)程，開(kāi)展相關(guān)工作。并積極落實(shí)《會(huì)計(jì)師事務(wù)所審批和監(jiān)督暫行辦法》中的相關(guān)內(nèi)容，逐步完善會(huì)計(jì)檔案管的組織形式，加強(qiáng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所事中事后監(jiān)管，加大處理處罰力度等。同時(shí)要定期備份財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，定期把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)當(dāng)中，并設(shè)立備查登記簿，把備份時(shí)間、備份數(shù)量以及保管方式進(jìn)行詳細(xì)記錄，同時(shí)磁性介質(zhì)具有很強(qiáng)的特殊性，管理人員必須對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理備份和檢查情況，進(jìn)行仔細(xì)考量，防止會(huì)計(jì)信息被損壞。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作就顯得尤為重要，根據(jù)2016年財(cái)政部門(mén)頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，然后結(jié)合事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的具體特點(diǎn)，才能對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管、合理利用，才能最大限度上發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值和作用，為事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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