基于財(cái)務(wù)共享的高校管理會(huì)計(jì)信息化研究

◎陳莉

基于財(cái)務(wù)共享的高校管理會(huì)計(jì)信息化研究

◎陳莉

高校作為事業(yè)性單位，不以盈利為主要目的，這使得高校經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，高校管理會(huì)計(jì)的發(fā)展也因此處于比較滯后的狀態(tài)。而信息化技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的滲透和發(fā)展，為高校管理會(huì)計(jì)發(fā)展提供了前所未有的機(jī)遇，如何利用信息技術(shù)加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享程度，提高高校管理會(huì)計(jì)工作水平，成為擺在高校面前的重要課題。基于此，本文分析了財(cái)務(wù)共享對(duì)管理會(huì)計(jì)信息化的重要性，探討了財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)在高校管理會(huì)計(jì)信息化中的應(yīng)用，并提出了高校管理會(huì)計(jì)信息化的保障措施，以期為高校管理會(huì)計(jì)工作提供有益借鑒和參考。

隨著《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》的發(fā)布和實(shí)施，高校逐漸提高了對(duì)管理會(huì)計(jì)發(fā)展的重視程度，通過(guò)信息化建設(shè)為管理會(huì)計(jì)發(fā)展提供保障成為各大高校的一種共識(shí)，不同高校的管理會(huì)計(jì)信息化平臺(tái)也都在穩(wěn)步建設(shè)之中，有力推動(dòng)了高校管理會(huì)計(jì)的發(fā)展。本文主要從財(cái)務(wù)共享的角度出發(fā)，對(duì)高校管理會(huì)計(jì)信息化問(wèn)題展開論述和研究。

財(cái)務(wù)共享對(duì)管理會(huì)計(jì)信息化的重要性

促進(jìn)管理會(huì)計(jì)發(fā)展。通過(guò)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)，有利于推動(dòng)高校財(cái)務(wù)制度的統(tǒng)一化、規(guī)范化。在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的過(guò)程中，需要集合多方面的人力物力，將大量財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員從算賬、記賬等繁瑣事務(wù)中解脫出來(lái)，把精力集中到學(xué)校戰(zhàn)略決策、經(jīng)營(yíng)管理、績(jī)效評(píng)價(jià)中，從而推動(dòng)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，尤其是向管理方向的轉(zhuǎn)變。從社會(huì)上的大型企業(yè)來(lái)看，很多大型企業(yè)已經(jīng)取消了內(nèi)部單位的財(cái)務(wù)部門，轉(zhuǎn)而建立功能齊全的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，并制定健全的財(cái)務(wù)管理流程、實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)人員的集中化，逐漸引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員深入基層單位，提供內(nèi)部控制、管理咨詢服務(wù)，效果良好。而高校管理雖然與企業(yè)有一定差別，但實(shí)際上也存在很多共通之處，因此，高校借鑒企業(yè)的做法實(shí)施財(cái)務(wù)共享，必然也會(huì)促進(jìn)自身管理會(huì)計(jì)的規(guī)范化發(fā)展。

推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)。會(huì)計(jì)信息化是會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是管理會(huì)計(jì)發(fā)展的大勢(shì)所趨。高校財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，需要服務(wù)端、客戶端的分離，這就必須依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，且無(wú)論是高校的財(cái)務(wù)管理，還是管理決策，還是核算業(yè)務(wù)，都要借助信息系統(tǒng)來(lái)完成，這就給會(huì)計(jì)信息化建設(shè)提供了發(fā)展的契機(jī)。目前，常用的信息化工具有會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)輔助系統(tǒng)等，可以從各個(gè)方面、各個(gè)流程為管理會(huì)計(jì)的運(yùn)行提供支撐，不但能提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的信息化水平，還能有效規(guī)避多種風(fēng)險(xiǎn)。

高校管理會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)的方式——財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)

高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)簡(jiǎn)介。財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)是高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，可用于處理高校教職工的日常借款、報(bào)銷等內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)，同時(shí)可以對(duì)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用預(yù)算、借款余額、欠款日期等進(jìn)行控制和把關(guān)。通過(guò)使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)，有助于高校及時(shí)處理內(nèi)部欠款，監(jiān)督資金使用狀況，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)費(fèi)用的事前計(jì)劃與事中控制，同時(shí)可以為今后開展分析考核活動(dòng)提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。目前高校使用比較多的財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)是ERP-U8財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)由專業(yè)財(cái)務(wù)軟件公司為學(xué)校量身打造，基于微軟Silverlight4.0開發(fā)，其最大特點(diǎn)是功能全面、設(shè)計(jì)周到、使用方便，能夠?qū)崿F(xiàn)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的分布式數(shù)據(jù)應(yīng)用，不管用戶身在何處，只要有一個(gè)瀏覽器，就能進(jìn)行遠(yuǎn)程登陸和即時(shí)操作。該財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的維護(hù)成本低廉，無(wú)需學(xué)校投入較多的建設(shè)管理資金，并且非常適合高校“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的運(yùn)作模式，利用該系統(tǒng)的信息共享、綜合分析及遠(yuǎn)程應(yīng)用功能，能夠很方便地對(duì)高校財(cái)務(wù)進(jìn)行集中式管理與遠(yuǎn)程監(jiān)控。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)系。高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)不但要具有基本的業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)分析模塊，同時(shí)要具備一定的擴(kuò)展功能，能夠與其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，如與總賬系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等其他財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)建立接口，具體如下圖所示：

財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的主要功能。高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能：

圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與其他財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)系

一是借款業(yè)務(wù)處理。如采集、審核借款數(shù)據(jù)；對(duì)借款實(shí)施預(yù)算控制；提供幾種不同的借款方式，以及借款信用控制等后續(xù)處理方式。

二是報(bào)銷業(yè)務(wù)處理。系統(tǒng)應(yīng)支持多種報(bào)銷業(yè)務(wù)的處理，包括收入、支出報(bào)銷單；單張報(bào)銷單（或借款單）對(duì)應(yīng)多張借款單（或報(bào)銷單）；報(bào)銷單沖抵借款；轉(zhuǎn)賬與現(xiàn)金支出；根據(jù)預(yù)算控制報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷控制等。

三是控制借款信用。系統(tǒng)可以根據(jù)不同部門及人員的職位級(jí)別，分別為其設(shè)定不同的信用等級(jí)，對(duì)其借款金額、筆數(shù)、日期等進(jìn)行有效控制，同時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)得出借款報(bào)銷一覽表，并通過(guò)多種方式查詢借款或支出狀況。

四是在線填單、審批及劃撥款項(xiàng)。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)不但要滿足本地使用需求，也要支持各種在線活動(dòng)，如在網(wǎng)上進(jìn)行遠(yuǎn)程填單，并由相關(guān)人員在線進(jìn)行審批，從而滿足報(bào)賬業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)處理需求。同時(shí)，也可以將財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與網(wǎng)上銀行相對(duì)接，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行款項(xiàng)劃撥，這樣一來(lái)就無(wú)需占用大量的日常備用金，有效提升高校資金的使用效率。

五是開展費(fèi)用控制活動(dòng)。通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)對(duì)借款費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制，在借款發(fā)生之前就提前做好費(fèi)用控制的準(zhǔn)備，從而實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的事前控制效果。同時(shí)，應(yīng)對(duì)報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行事中管理控制，在報(bào)銷時(shí)嚴(yán)格依據(jù)不同費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)預(yù)算要求開展控制活動(dòng)，確保費(fèi)用報(bào)銷的科學(xué)性、合理性。此外，還應(yīng)提供各項(xiàng)費(fèi)用數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)查詢功能，如在一開始錄入費(fèi)用數(shù)據(jù)時(shí)，即可通過(guò)查詢獲取“預(yù)算控制項(xiàng)目+口徑+指標(biāo)的預(yù)算數(shù)、預(yù)算執(zhí)行數(shù)、預(yù)算剩余數(shù)”等相關(guān)控費(fèi)信息，為預(yù)算審批提供依據(jù)，保證預(yù)算管理工作的規(guī)范開展。

基于財(cái)務(wù)共享的高校管理會(huì)計(jì)信息化的保障措施

提高會(huì)計(jì)信息安全性。在高校管理會(huì)計(jì)信息化中引入財(cái)務(wù)共享模式，一方面為高校管理會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了巨大方便，另一方面也不可避免地帶來(lái)了一些信息安全隱患，因此，必須重視高校管理會(huì)計(jì)的信息安全建設(shè)，保障信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性。首先，要嚴(yán)格控制信息數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)于部分涉及學(xué)院機(jī)密的重要數(shù)據(jù)文件，只允許特定人員在校內(nèi)進(jìn)行訪問(wèn)，不能隨意共享和使用。其次，應(yīng)組織相關(guān)數(shù)據(jù)使用人員參加信息安全培訓(xùn)活動(dòng)，提高其信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，防止因操作不當(dāng)或人為故意而引發(fā)的信息安全事故。

加強(qiáng)與現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的整合對(duì)接。管理會(huì)計(jì)信息化是一項(xiàng)耗資較大的工程，鑒于國(guó)內(nèi)高校普遍有一定的會(huì)計(jì)信息化基礎(chǔ)，如很多高校都有自己的ERP管理系統(tǒng)，因此在開展基于財(cái)務(wù)共享的管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)時(shí)，要注意加強(qiáng)與現(xiàn)有會(huì)計(jì)系統(tǒng)的整合對(duì)接，確保與現(xiàn)有系統(tǒng)彼此兼容，這樣就可以利用現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集活動(dòng)或獲取其他方面的業(yè)務(wù)支持，有效加快管理會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)進(jìn)程。

注重管理會(huì)計(jì)信息化人才培養(yǎng)。目前，我國(guó)的會(huì)計(jì)人才隊(duì)伍存在明顯的結(jié)構(gòu)失衡問(wèn)題，傳統(tǒng)核算型人才過(guò)多，但高級(jí)管理型會(huì)計(jì)人才缺口較大，這一問(wèn)題在高校會(huì)計(jì)隊(duì)伍中的表現(xiàn)也很突出。對(duì)此，高校應(yīng)從兩方面著手：在會(huì)計(jì)人才的引進(jìn)方面，應(yīng)注意引進(jìn)科班畢業(yè)的，兼具信息化技術(shù)、會(huì)計(jì)技術(shù)的人才，并且完善崗前培訓(xùn)流程，使其盡快適應(yīng)、融入高校管理會(huì)計(jì)崗位，尤其是要掌握財(cái)務(wù)共享的相關(guān)知識(shí)，這樣的人才多了，高校的會(huì)計(jì)隊(duì)伍自然就壯大了。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員的培養(yǎng)，使其從傳統(tǒng)核算型向綜合管理型轉(zhuǎn)變，逐步適應(yīng)財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)工作，運(yùn)用會(huì)計(jì)工具為高校發(fā)展建言獻(xiàn)策，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。

引進(jìn)先進(jìn)云計(jì)算技術(shù)。高校對(duì)云計(jì)算的應(yīng)用，一般有以下步驟：一是引入云計(jì)算平臺(tái)，建立財(cái)務(wù)共享中心，然后根據(jù)自身需求向云計(jì)算服務(wù)供應(yīng)商購(gòu)買服務(wù)，由云計(jì)算服務(wù)供應(yīng)商負(fù)責(zé)系統(tǒng)安裝、維護(hù)，與傳統(tǒng)的信息化建設(shè)相比，這種方式可以極大地降低建設(shè)費(fèi)用；二是高校借助云計(jì)算平臺(tái)建立財(cái)務(wù)共享中心后，實(shí)現(xiàn)核算共享、戰(zhàn)略決策支持、業(yè)務(wù)支持等財(cái)務(wù)管理職能，并且借助云計(jì)算的介入功能與高校客戶、銀行相鏈接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部、外部的協(xié)同，最終貫通財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的各個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理的不斷優(yōu)化。此外，云計(jì)算支持下的財(cái)務(wù)共享中心，必將進(jìn)一步提升高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的支持與輔助，促進(jìn)高校的不斷發(fā)展。

隨著會(huì)計(jì)理論的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)的主要職能逐漸由反映與監(jiān)督向管理與服務(wù)轉(zhuǎn)變，管理會(huì)計(jì)在高校會(huì)計(jì)工作的重要性日益突顯。新形勢(shì)下，高校要樹立財(cái)務(wù)共享理念，積極建設(shè)具有財(cái)務(wù)共享特色的管理會(huì)計(jì)信息平臺(tái)，不斷提高高校管理會(huì)計(jì)工作水平，為高校領(lǐng)導(dǎo)的決策、管理提供有力支持。

（作者單位：西北工業(yè)大學(xué)明德學(xué)院）