如何從社會(huì)發(fā)展需求出發(fā)創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制

摘 要

在當(dāng)前這個(gè)信息化時(shí)代，人們對(duì)高校檔案服務(wù)的需求也在不斷提高。高校的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員要清楚認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在新形勢(shì)下，要以滿足社會(huì)發(fā)展需求為目的，對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制不斷進(jìn)行創(chuàng)新。本文在此基礎(chǔ)上，就如何從社會(huì)發(fā)展需求的角度對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行有效的創(chuàng)新展開論述。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)發(fā)展需求；創(chuàng)新；高校；檔案服務(wù)機(jī)制

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理也受到多層次和全方位的影響，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展，在很大程度上促進(jìn)了高校傳統(tǒng)檔案工作方式的拓展和深化，同時(shí)也為檔案系統(tǒng)的管理和組織帶來(lái)新的挑戰(zhàn)和壓力。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)和目前的實(shí)際情況，就如何基于社會(huì)發(fā)展需求之上對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新闡述一下自己的觀點(diǎn)。

1 社會(huì)對(duì)于高校檔案需求的特點(diǎn)

目前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，網(wǎng)民的數(shù)量也在不斷增加，人們對(duì)于高校檔案的需求利用方式也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)。雖然從整體上來(lái)看，我國(guó)全民族人民的信息素質(zhì)和信息技術(shù)還是普遍較低，信息利用能力相對(duì)來(lái)說還比較弱，社會(huì)大眾對(duì)于高校檔案的利用形式還存在單一化的特點(diǎn)，大多數(shù)人都希望通過摘抄或者復(fù)制這種比較原始的、簡(jiǎn)易的方式去獲取檔案。但是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的全面普及，社會(huì)大眾信息技術(shù)水平不斷提升，對(duì)于高校檔案服務(wù)要求也會(huì)越來(lái)越高，其中最突出的一點(diǎn)就是數(shù)字化的要求。人們希望通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檢索的方式獲取檔案。這也意味著高校檔案管理人員必須要根據(jù)社會(huì)發(fā)展需求提升信息化服務(wù)水平，在最大限度滿足用戶需求的基礎(chǔ)上不斷提升高校檔案服務(wù)水平。

2 從社會(huì)發(fā)展需求出發(fā)創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制的有效策略

2.1 加快信息化建設(shè)，提升檔案服務(wù)水平。

雖然目前社會(huì)對(duì)于高校檔案需求的形式還存在單一化的情況，但是隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，人們信息技術(shù)能力越來(lái)越高，對(duì)于檔案的需求和綜合利用也會(huì)日益增多，作為一個(gè)以提供信息服務(wù)為主的組織，高校檔案館不僅要對(duì)傳統(tǒng)的利用方式進(jìn)行保留，還要根據(jù)利用者的需求對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新和變革。對(duì)于傳統(tǒng)的手工管理，要利用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行代替，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行日常的查詢、分類和管理，將過去的專題目錄、全引目錄和案卷目錄等綜合起來(lái)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立一個(gè)信息化的目錄檢索體系，從而提高用戶的檢索效率。除此之外，加快信息化建設(shè)，還可以增強(qiáng)高校檔案管理工作的職能，使其由傳統(tǒng)的保管職能轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒎?wù)、管理以及采集職能。新形勢(shì)下，高校要注重檔案一體化的建設(shè)，將高校檔案與各項(xiàng)工作有效結(jié)合起來(lái)，根據(jù)社會(huì)需求建立一個(gè)完善的信息化系統(tǒng)。充分利用好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)各類可行的軟件系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)方式的優(yōu)質(zhì)高效化、多元化和社會(huì)化。

2.2 重視檔案資源建設(shè)，奠定檔案服務(wù)基礎(chǔ)。

資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，在現(xiàn)代檔案管理中，檔案信息資源共享是一個(gè)重要的發(fā)展方向。就高校本身而言，它就是一個(gè)重要的信息源，因此，高校檔案必須要具備開放意識(shí)。這就意味著高校檔案部門要打破傳統(tǒng)封閉的格局，在管理過程中不斷創(chuàng)新，改變舊的觀念，在此基礎(chǔ)上樹立新的觀念。傳統(tǒng)的高校檔案管理以藏為主，如今要轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脼橹鳎瑢⒈粍?dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的服務(wù)。通過對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)配置的優(yōu)化。首先，高校檔案管理工作人員要根據(jù)科研工作以及高校教學(xué)的需求對(duì)使一些二次文獻(xiàn)以及參考資料進(jìn)行編制，主動(dòng)加強(qiáng)與行政管理、科研、教學(xué)等有關(guān)部門的溝通和聯(lián)系，對(duì)有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行共同開發(fā)，在此基礎(chǔ)上為科研和教學(xué)第一線的利用者提供相應(yīng)的服務(wù)，讓利用者通過進(jìn)一步的利用得到檔案信息的好處，了解和掌握檔案信息更多的價(jià)值，從而提升檔案工作在高校中的作用和地位；其次，高校檔案管理人員要不斷開拓思路，對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新進(jìn)行持續(xù)、深入的探索。譬如，高校檔案管理人員可以將重要的，使用頻率較高的檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)在校園辦公自動(dòng)化建設(shè)中納入檔案信息化建設(shè)，用實(shí)際的工作去獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更高的關(guān)注，為高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新提供先進(jìn)的軟件和設(shè)備；最后，還要針對(duì)檔案收集范圍和法律法規(guī)的宣傳力度不斷進(jìn)行加大，在現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)之上，對(duì)各種門類的檔案資料進(jìn)行征集，比如實(shí)物檔案、聲像檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、名人檔案和歷史檔案等，同時(shí)還要對(duì)一些重點(diǎn)科研檔案、重要事件檔案、重要活動(dòng)檔案等進(jìn)行收集管理，在此基礎(chǔ)上形成一個(gè)特色鮮明、結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、內(nèi)容豐富的檔案資源體系，從而達(dá)到提升檔案服務(wù)水平的目的。

2.3 提高檔案工作者素質(zhì)，優(yōu)化檔案服務(wù)效能。

檔案工作者的綜合素質(zhì)直接影響檔案服務(wù)質(zhì)量，高校檔案管理人員要注重提高檔案工作者的素質(zhì)，在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案服務(wù)效能進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者專業(yè)技術(shù)能力的培訓(xùn)，不僅要求掌握檔案的基本原理，同時(shí)要具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)；其次，要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作者的服務(wù)觀念。改變其封閉的觀念，使其樹立開放的觀念，同時(shí)還要樹立以社會(huì)發(fā)展需求為導(dǎo)向的市場(chǎng)觀念以及協(xié)作觀念和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)；最后，還要不斷提升檔案工作者的思想政治素質(zhì)，創(chuàng)新其思想觀念，使其具備堅(jiān)定的政治鑒別力、政治敏銳性和政治責(zé)任感，讓業(yè)務(wù)工作始終保持正確的政治方向。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)大眾對(duì)于高校檔案的需求逐漸趨向現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化。高校檔案管理人員要清楚認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從社會(huì)發(fā)展需求出發(fā)，首先加快信息化建設(shè)，其次要重視檔案資源建設(shè)，為檔案服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)，最后還要不斷提高檔案工作者素質(zhì)，從而達(dá)到優(yōu)化檔案服務(wù)效能的目的。

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作者簡(jiǎn)介

鄭立梅（1977-），女，河南省唐河縣人。碩士研究生學(xué)歷。現(xiàn)為信陽(yáng)師范學(xué)院檔案館助理館員。研究方向?yàn)闄n案管理。

作者單位

信陽(yáng)師范學(xué)院檔案館 河南省信陽(yáng)市 464000endprint