企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考探究

朱埕瑤

【摘要】企業(yè)作為我國國民經濟的重要支撐主體，其信息化建設非常重要。企業(yè)與其他行業(yè)不同，其在經營過程中需要進行大量的數據處理，而在企業(yè)中進行檔案信息化建設，能夠有效促進企業(yè)信息化的建設與發(fā)展。基于對企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考探究，本文詳細分析了企業(yè)檔案信息化建設實踐中存在的問題，同時提出加快企業(yè)檔案信息化建設的措施。

【關鍵詞】企業(yè)檔案；信息化建設；檔案信息化

信息時代的到來，為企業(yè)檔案建設提供了良好的發(fā)展背景，企業(yè)檔案信息作為企業(yè)發(fā)展建設的重要涉密載體，其數據處理和存儲是非常重要的。由于企業(yè)檔案信息化還處于正在建設中，使得其在檔案信息化處理和存儲方面，還存在較多的不足之處，導致企業(yè)檔案信息化建設的發(fā)展受到了一定阻礙。信息化是企業(yè)檔案建設的重要發(fā)展趨勢，只有在企業(yè)檔案建設中合理推進和實施信息化，才能有效實現企業(yè)檔案信息化建設的目標。

一、企業(yè)檔案信息化建設實踐中存在的問題

（一）缺乏專業(yè)的技術人才。信息技術在企業(yè)檔案中的應用，使得企業(yè)檔案開始進行信息化和自動化的管理，企業(yè)檔案也以更多載體的形式展現出來。不同的檔案資源展現的形式各不相同，多種類型的檔案資源使得其對管理人才的要求也越來越高，檔案管理人員不但需要具備專業(yè)的技術能力，也需要擁有豐富的管理理論。我國很多企業(yè)檔案管理人員都為非專業(yè)人才或計算機人才，沒有接受過任何專業(yè)的技術培訓，導致其在進行檔案管理時，不能對檔案管理進行合理的信息化建設。計算機人才雖然擁有專業(yè)的管理技術，但由于企業(yè)檔案信息化建設包含較多方面，使得其在進行檔案信息化建設時，不能根據企業(yè)實際情況進行信息化管理。

（二）缺乏相關的標準和規(guī)范。很多企業(yè)在進行檔案信息化建設時，沒有制定完善的檔案信息化建設標準與規(guī)范，導致其在檔案信息化建設過程中，存在較多的不規(guī)范建設行為。企業(yè)行業(yè)之間的信息交流比較密切，一旦企業(yè)檔案信息化建設不太理想，必然會影響到其他企業(yè)的檔案信息化建設。企業(yè)檔案信息化建設作為新型的建設項目，需要大量的資金投入和物力支持，小型企業(yè)很難擁有這些實力進行檔案信息化建設，因此忽視了對于檔案信息化建設的標準和規(guī)范。企業(yè)檔案信息化建設的專業(yè)性比較強，科學的規(guī)劃和合理的規(guī)范，能夠為企業(yè)檔案信息化建設提供一定的支持，而企業(yè)缺乏檔案信息化建設標準和規(guī)范的情況，也在一定程度上制約了企業(yè)檔案信息化的建設與發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案信息缺乏有效的安全保障。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的重要歷史見證，也是企業(yè)經營的重要機密信息和數據，一旦企業(yè)檔案信息丟失或被盜取，其必然會對企業(yè)造成較大的不利影響。企業(yè)檔案信息在進行管理時，多是以保密的方式進行管理，而信息化的共享性和連接性，使得企業(yè)檔案信息面臨的危險比較高。企業(yè)檔案信息化建設管理人員若沒有進行安全的管理設置，其難免會使企業(yè)檔案的保密性和安全性下降，導致企業(yè)檔案的信息化建設難以深入發(fā)展。

二、加快企業(yè)檔案信息化建設的措施

（一）制定完善的企業(yè)檔案信息化標準與規(guī)范。完善的企業(yè)檔案信息化標準與規(guī)范，能夠為企業(yè)檔案信息化建設提供統(tǒng)一的建設標準與建設規(guī)范，這有利于促進企業(yè)檔案信息化的統(tǒng)一管理。在建設企業(yè)檔案信息化標準與規(guī)范時，需要結合企業(yè)檔案管理的實際情況，制定合理完善的檔案信息標準與規(guī)范，以確保企業(yè)檔案信息化標準與規(guī)范符合企業(yè)發(fā)展方向。企業(yè)的檔案信息化標準與規(guī)范，需要深入貫徹實施到企業(yè)檔案信息化建設中，使得其能夠有效發(fā)揮其有利的調控作用。

（二）強化企業(yè)檔案信息化建設管理人員的綜合素質。管理人員是企業(yè)檔案信息化建設的直接實施者，管理人員的技術能力和專業(yè)水平，在一定程度上決定了企業(yè)檔案信息化建設的水平，因此必須要強化企業(yè)檔案信息化建設管理人員的綜合素質。對此企業(yè)在選擇管理人員時，需要選擇專業(yè)性和技術能力比較高的專業(yè)人才，并在選聘完畢后，對管理人員進行專業(yè)的技術培訓，使得管理人員擁有專業(yè)的管理能力和技術理論。

（三）提升企業(yè)檔案信息化的安全性。信息安全是企業(yè)檔案信息化建設的關鍵，只有提升企業(yè)檔案信息化建設的安全性，才能有效保證企業(yè)檔案信息化的建設水平。企業(yè)在進行檔案信息化建設時，需要對管理人員進行安全意識的教育，使得管理人員能夠意識到檔案信息化建設的重要性，確保其在進行檔案信息化建設時，能夠對企業(yè)檔案進行安全管理。對于企業(yè)的重要檔案和機密信息，需要進行嚴格的訪問設置和管理，防止企業(yè)檔案與機密信息被盜取。

三、結語

綜上所述，檔案信息化作為企業(yè)信息化建設的關鍵組成部分，其對企業(yè)信息化建設有著至關重要的影響，在企業(yè)檔案建設中實現信息化，能夠有效提升企業(yè)檔案信息化數據處理的效率，使得企業(yè)檔案能夠向著數字化和信息化的方向發(fā)展。在企業(yè)進行檔案信息化建設時，企業(yè)需要對檔案信息化建設存在的問題進行解決，避免檔案信息化發(fā)展受到影響，從而強化企業(yè)檔案信號的建設質量。加快企業(yè)檔案信息化的建設，不但有利于加強企業(yè)檔案信息化的建設水平，也有利于提升企業(yè)檔案信息的安全性，對于促進我國企業(yè)檔案信息化發(fā)展有著較多的有利之處。

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