文書檔案管理工作的創新策略

柳斐

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.30.130

摘 要：文書檔案指的是機關、團體、企事業單位以及各種組織在行政管理活動中產生的收集整理檔案的各類文件檔案，比如命令、指示、公告、請示、通知、會議記錄、工作計劃以及工作總結等。文書檔案管理對各單位以及企業的實際工作具有指導作用，也對提高工作質量以及工作單位的整體發展具有至關重要的作用。本文分析了文書檔案管理存在的問題，并提出了相應的創新策略。

關鍵詞：文書檔案 管理 創新策略

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）10（c）-0130-02

文書檔案記載著社會發展的歷史進程，也記錄著各項工作所取得的成果，客觀反映出工作單位各類問題的處理過程、領導決策以及規范管理的實施和成果，為以后工作提供了可靠的依據。隨著社會的不斷發展，文書檔案管理工作如何創新，以便為工作單位提供及時、準確、系統的檔案信息，滿足工作單位日常生產經營和未來發展各方面的需求，將是工作單位文書檔案管理工作要面臨的巨大挑戰。

1 文書檔案管理工作存在的問題

1.1 缺乏管理制度

我國目前雖已形成了一定的文書檔案管理制度，但管理制度和現代化的發展需求還是難以相適應，導致在實際管理中出現很多問題。在文書檔案管理中，往往著重整理及收集檔案，卻忽視了其實際應用，造成檔案的效果很難得到充分發揮。同時管理工作中重視檔案的整理和保存，對文書檔案管理工作的服務性就較為忽視，導致影響了工作的有效性。此外，管理制度的缺失還表現在案卷標題不規范、檔號不規范以及組卷混亂等情況。

1.2 文書檔案管理工作人員的素質較低

文書檔案管理工作在很大一部分人看來，似乎人人都可勝任，其技術性也不強，其實不然。文書檔案管理工作的專業性很強，且很繁雜，需要有關人員具備一定的管理能力，所以對文書檔案管理人員的素質要求更高。但是實際工作中，管理人員大多年齡偏大，由于其工作枯燥，難以及時補充新鮮血液，再加上還是沿用老一套的文書檔案管理方法及管理思路，導致工作效率低下，難以進行有序、科學管理，嚴重阻礙了檔案管理工作創新。

1.3 重視度不夠

單位及有關部門領導人員對文書檔案管理工作的認識不夠，未能及時認識到文書檔案管理的重要性，并且抱著得過且過心態，未想過提升其管理技術及管理理念，導致文書檔案管理工作存在嚴重的滯后性，有部分文書得在幾個月后才能進入管理系統，使得有關部門難以及時運用文書檔案開展活動。由于對文書檔案管理工作的不重視，許多單位就會比較忽視工作方式及設備的更新，造成管理工作無法和現代社會相適應。比如資金不足導致未配置計算機管理設備，進而影響管理效率；單位文書檔案管理理念等未及時更新，工作人員無法認識到其工作的重點，造成做了許多無用功，使文書檔案管理工作的效率大大降低。

2 創新文書檔案管理工作的策略

2.1 創新文書檔案管理制度

要想使文書檔案管理工作順利開展的一個重要途徑就是創新文書檔案管理工作制度。創新制度應以工作單位的實際需求及發展的需求為基礎，并在其原有的文書檔案管理制度的基礎上進行合理完善，以彌補原有制度中的不足之處。還可充分借鑒、吸納一些當前國內外較為先進的文書檔案管理策略和經驗，從單位的實際出發建立一套符合自身實際情況的管理制度，并確保創新的制度能和單位的日常工作開展情況相統一及協調，確保創新的管理制度和目前現代社會的發展相適應，從而提升文書檔案管理制度創新的科學性、完整性及有效性。在創新制度中應緊跟時代的發展步伐，取其精華并去其糟粕，對現有的管理制度進行改革創新，同時，確保文書檔案管理制度和工作責任分配與工作單位領導體制能協調及適應，從而使質量監督體系得到不斷完善，提高文書檔案管理的效率和質量。

2.2 提高文書檔案管理工作人員的素質

提升文書檔案管理水平的一個有效保證就是文書檔案管理工作人員，所以檔案管理單位必須加強文書檔案管理工作人員的素質提升工作，并對管理人員素質進行創新管理，使其具備較強的專業技能以及較高的綜合素質水平。為此，首先，工作單位應對有關文書檔案管理工作人員進行定期有關工作能力的測試，以便單位能有效針對每個員工的不足之處科學制定培訓計劃，從而大大提高其思想認識及工作能力，使管理人員的綜合素質以及有關工作能力得到有效完善和提高。其次，單位必須不斷更新文書檔案管理思想和管理工作理念，并以先進的思想和理念對文書檔案管理的相關工作人員進行指導，尤其是現代信息化發展加快，單位的文書檔案管理工作急切需要更加專業的人才，他們具備文書檔案管理相關的專業知識以及技能，還具備管理領導能力，這樣才能大大提升文書檔案管理工作的水平。最后，建立激勵機制以及獎懲制度，將工作晉升、物質獎勵等激勵手段和文書檔案管理工作掛鉤，以此從根本上解決傳統文書檔案管理中存在的問題，充分激發工作人員的工作熱情。同時，通過獎懲充分激發出員工的工作積極性與主動性，使他們最大限度地發揮出工作熱情，學習有關知識，掌握相關專業技能，從而創新文書檔案管理工作，提高管理水平。

2.3 重視文書檔案管理工作

單位領導人員及部門有關人員應正確認識文書檔案管理工作，并讓所有員工充分認識到文書檔案管理工作對單位平時工作及未來發展的重要性，從而進一步加大文書檔案管理工作的重視度。現代信息技術及網絡技術高速發展，現代電子化文書檔案管理工作已是大勢所趨，單位應對文書檔案管理工作在創新技術方面提供有力的支持，搭建電子化檔案管理平臺，建立相應的電子化信息庫，并對電子化管理提供安全保障。單位要實現這些，均需投入相關電子產品以及引進相關人才，這樣才能進一步提升管理工作的技術水平，從而緊跟時代的發展步伐，加快建立以及完善完整的文書檔案管理體系，使文書檔案管理工作高效、穩定進行，為部門相關工作的及時有效開展提供活力并提供參考資料和數據，進而制定出科學的工作方案。同時，還應該做好電子化信息檔案管理的后期維護以及運營工作，從而有效保證檔案電子信息化管理數據的信息安全與完整。此外，一些有條件的單位也可利用網絡技術以及信息技術，和單位其他部門或其他單位盡力加強文書檔案工作的聯系，實現有關信息數據的共享，加強各部門之間交流和合作，從而大大提高文書檔案信息服務質量和效率，為單位的發展及決策提供重要又有力的支持。

2.4 創新文書檔案管理工作效率

單位要創新文書檔案管理工作效率，真正實現提升文書檔案管理工作效率。首先，應加大對文書檔案管理工作的宣傳力度，對單位文書檔案管理工作的目的進行進一步明確，通過這種方法，才能真正提高其工作效率。其次，在單位文書檔案管理的實際工作過程中，必須對管理工作進行協調，在提升工作效率的同時，也應重視及認識到和其他各部門間工作的協調性和統一性，大家在思想上對此有了共同的認識，才能在實際工作中對文書檔案管理工作進行互相指導與改進，從而最大限度地提升其工作效率。最后，單位應對文書檔案管理相關工作人員的工作經驗積累，并從中不斷找到自己在實際工作中存在的不足之處，不斷進行改進，這對提升文書檔案管理的工作效率將起到重要的作用。

3 結語

總而言之，我國文書檔案管理工作存在缺乏管理制度、文書檔案管理工作人員的素質較低以及重視度不夠等問題。在管理工作當中，應加強各部門之間的良好協作，做好創新文書檔案管理制度、提高文書檔案管理工作人員的素質、創新文書檔案管理工作效率等方面創新工作，提高管理技術以及水平，提高單位文書檔案的利用率，促進單位的建設與良好發展。

參考文獻

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