建立單位檔案在工作中的重要性

許靜

摘 要：衛生監督檔案是單位在打擊非法行醫、食品安全、公共場所衛生等監督執法過程中具有重大保留意義的原始工作記錄，是在一定時期內衛生監督單位行政執法中逐漸形成的。其客觀、真實地反映了執行行為是否公正公平、是否符合法律規定程序，管理相對人是否存在違反義務性規范或禁止性規范的行為與實施。基于此，本研究重點探究分析了建立衛生監督檔案的重要性，并結合實際提出了衛生監督檔案管理有效對比，旨在更好地指導實踐工作。

關鍵詞：衛生監督；檔案；重要性；管理

衛生監督檔案是衛生監督機構按照相關法律法規開展執法工作的真實、客觀記錄[1]。目前，衛生監督體制改革和職能規劃發展，衛生監督機構工作任務覆蓋面越來越廣，依法承擔公共場所衛生、醫療衛生、建設項目衛生、學校衛生、突發公共衛生事件調查等工作。另外，我國經濟社會迅速發展，衛生監督工作也隨之高速發展，基于此，面臨衛生監督新形勢，衛生監督單位應高度重視檔案的建立，并采取有效措施管理檔案，促使衛生監督檔案充分發揮其作用。

1 衛生監督檔案重要性分析

相比于其他類型檔案，衛生監督檔案地區空間覆蓋面廣，周期長，不可復得性凸顯，在衛生監督工作中發揮著重要的作用：

（一）衛生監督檔案是衛生監督執法的第一手基礎資料

衛生監督檔案能夠對衛生監督單位的基本情況進行客觀反映，其為衛生監督執法提供原始、真實、全面的基礎資料，醫療衛生機構是衛生監督執法的重點對象。如果衛生監督機構并未掌握執法對象基本情況資料（檔案），則對醫療機構守法執業情況、人員資質、規范操作情況、設備配置及可能存在的隱患等情況一無所知。因此，建立衛生監督檔案是執法工作的關鍵性的第一步。

（二）衛生監督檔案是執法工作走向正規化、程序化的基礎

作為執法監督工作的第一手資料，衛生監督檔案不僅全面真實地反應了執法對象的基本情況，而且概括了相關日常監督工作和監督執法筆錄等客觀資料，為決定每次的執法對象和基礎路線及該采用的對策提供真實、有效的基礎根據和資料，確保監督執法工作有重點、有計劃、有目的地開展。

（三）衛生監督檔案是評價監督機構執法工作的客觀指標

衛生檔案中包括了監督機構的崗位職責及執法成效，其是監督機構執法工作評價指標之一，關于衛生監督工作的評價不僅是要看現象、聽匯報，更應對衛生監督檔案和相關資料進行全面、客觀地評價。因衛生監督檔案客觀、充分地反映了被監督單位情況、守法執業情況、人員資質情況和設備設施等在衛生監督單位引導下糾正的具體情況，而且也表現出了衛生監督單位管理水平和工作成效。

（四）衛生監督檔案是依法進行行政處罰的最可靠的證據和最有力的工具

齊全、完整的檔案資料具有重大的檔案價值，其能夠為實踐工作提供可靠的借鑒、利用與參考[2]。基于此，完善的衛生監督檔案則無疑是衛生執法強有力的證據，能夠還原出真實的現場，提供執法對象違反法律法規的真實數據與依據，從而實施針對性執法行為，實現有據可查、有法可依，提高工作效率，預防了各種執法矛盾的出現，提高了衛生監督執法的規范性與科學性，樹立了良好的單位形象，充分發揮了檔案在具體實踐工作中的重大價值。

2 加強衛生監督檔案管理工作，充分發揮其作用

（一）提高認識，加強衛生監督文件材料收集歸檔

衛生監督執法過程中產生的文件材料整體反應了衛生監督執法活動，是一種原始記錄。另外，衛生監督檔案是衛生監督執法工作的主要依據，且是保障衛生監督對象合法權益的客觀證據。基于此，衛生監督單位應廣泛宣傳檔案法律、法規相關知識，引導工作人員真正認識到收集、整理與歸檔衛生監督管理文件材料的重要性，增強檔案管理人員業務水平及法律意識，明確其工作職責。同時，通過廣泛的宣傳與針對性的學習活動，使得檔案意識深入到單位管理層和相關工作人員的腦海中，促使其從行動上落實對檔案工作的支持，另外還應引導單位領導層和相關人員意識到歸檔的重要性，改變其歸檔知識檔案管理部門工作的錯誤看法，相關職能部門密切合作，齊心協力做好歸檔工作。另外，嚴格實施“三同步”，確保歸檔工作的圓滿完成。在衛生監督管理工作中，在對衛生監督管理相關單位當中的報批文件予以審查的過程中，要著重審查報批文件材料的規范與完整性；在對衛生監督管理方面的相關工作計劃予以制定的過程中，還需要明確文件材料的歸檔與整理工作方面的進度與時間；構建各個部門與人員在崗位方面責任制度的過程中，要明確文件材料歸檔、形成以及整理等工作相關職責，同時將其當成獎勵和考核當中的條件，進而構建出積極主動歸檔的優良工作環境。

（二）夯實基礎，規范衛生監督擋案管理工作

衛生監督機構的檔案管理人員要監督和指導衛生監督文件材料形成科室的兼職檔案人員[3]。同時，單位還應組織開展檢查、總結、討論衛生監督檔案工作等活動，切實將檔案管理基礎建設列入到單位重點工作中。同時，進一步完善檔案管理相關規章制度，例如建立檔案收集、整理、保存、統計、鑒定、借閱等相關制度；制定有效的文件材料形成、整理與歸檔制度等，且將相對應的要求納入到衛生監督工作標準、工作流程及相關人員崗位職責評價中。檔案管理人員應認真全面收集各種載體、各類型檔案，并做好保管、統計與提供檔案等相關工作，實現衛生監督檔案現代化、標準化、規范化管理，從而有利于更好地開發利用衛生監督檔案。另外，衛生監督檔案工作還應高度重視現代化建設，借組現代信息技術對檔案進行全面管理，促使其更好地滿足衛生監督單位信息化建設需求，以此來提高衛生監督職能的提高。

（三）擴大檔案信息儲備，發揮衛生監督檔案作用

如今，我們正處于信息化時代，衛生監督檔案信息化建設成為了衛生監督工作的重點，為領導決策提供最新、最真實的檔案信息。現階段，衛生監督工作發展迅速，電子文件、信息存取技術、國際互聯網及特殊載體等的普及使用，為衛生監督檔案信息化建設提供了技術職稱。進一步拓展衛生監督檔案輸入渠道，使得衛生監督檔案信息存儲量不斷提高，同時對檔案資料進行適時更新，提高檔案信息利用率。另外逐步推進衛生監督檔案信息檢索工作編制步伐，高度重視對衛生監督檔案信息化管理方式的開發，加快信息檢索和儲存向“完整、高速、高效”轉變，并善于利用計算機輔助檔案管理工作，實現聲像、圖標與文字等各類檔案的開發與儲存，網絡傳輸檔案信息，一步一步實現信息資源共享，為衛生監督工作的開展提供優質信息服務。

（四）更新知識.提高衛生監督檔案人員的素質

眾所周知，檔案管理人員素質是影響檔案管理水平的重要因素，基于此，衛生監督單位應高度重視檔案管理人員專業素質的提高。首先，應引導檔案管理人員在執法過程中必須嚴格遵守相關法律法規，實事求是，進一步增強檔案管理人員政治素養。另外，各衛生監督單位應根據單位實際情況制定檔案管理人員培養機制，組織開展各種業務培訓活動，增強其專業素養。同時安排人員開展繼續教育，更新知識與理念，促使檔案管理人員具有扎實的檔案管理水平。

綜上所述，衛生監督檔案在衛生監督執法工作中發揮著重大的作用，建立完善的衛生檔案，并對其實施科學有效的管理，必然會進一步增強衛生監督執法工作成效，促使衛生監督單位可持續健康發展，并充分發揮保護人民群眾健康的職能。

參考文獻

[1]柳陽.淺談檔案在衛生監督執法過程中的作用[J].中國衛生法制，2015（2）：120.

[2]邢凌.淺議創新衛生監督檔案開發利用的意義和途徑[J].管理學家：學術版，2014（5）：58—60.

[3]王蕓.關于加強衛生監督檔案管理工作的建議與思考[J].科技資訊，2015，13（33）：232—233.endprint