探討信息化技術在城市建設檔案管理中的應用

陳國富

摘 要：隨著城市化進程的不斷加快，城市中各種建筑在不斷的增多，對于相關文件管理的要求也日益提高。隨著信息化程度的提高，在城市建設檔案管理工作中使用信息化技術，有效的提高檔案管理的速度與利用率。本文分析了城市建設檔案信息化管理的問題，并提出了相關的措施，希望對城市建設檔案信息化管理有所幫助。

關鍵詞：信息化技術；城市建設；檔案管理；應用

隨著科技的發展，城市建設檔案管理工作中使用信息化技術是必然的，信息化技術的應用可以有效的提高檔案管理工作的速度。相較于傳統的檔案管理，信息化檔案管理工作有著很多的優點，不僅是在管理速度更快方面，也給檔案信息的利用提供了方便，充分的發揮了檔案管理工作的意義，因此應該在城市建設檔案管理工作中使用信息化技術。

1 在檔案管理中應用信息化技術的重要意義

1.1 保證檔案是真實完整的

檔案必須是真實的，假如檔案是不真實的也就沒有利用價值了。在檔案管理工作中利用信息化技術可以真實的反應出紙質檔案的實際情況。紙質檔案在管理工作中常常會出現紙質變黃、字跡模糊等的情況，會耗費大量的人力與財力；紙質檔案還會出現涂改、破損或者是丟失等的情況，而電子檔案則不會出現這些情況，因此電子檔案可以保證檔案至真實、完整的。

1.2 提高檔案處理的速度

在檔案管理工作中應用信息化技術可以及時的將資料歸檔，并提高檔案的利用速度。比如：在檔案托管中心，代管的事業職工、自由職業者的檔案有很多，這些人員的檔案轉移、保險的續費、檔案信息的查找等工作是很多的，并且這些人員的流動性比較強，因此在查找一個人的信息的時候，使用傳統的管理方式就必須在“歸檔”之后才可以進行查詢，但是使用計算機技術來管理檔案的時候，在接受檔案之后就可以直接把這個人的信息錄入到系統當中，方便了對檔案的查詢，提高了工作的速度。利用信息化系統，可以快速的查詢數萬人的個人信息與社保繳費等的信息，而使用傳統的檔案管理方法則需要很長的時間才可以完成這一工作。因而，信息化技術在檔案管理工作中的應用可以降低工作人員的工作量，提高員工工作的效率。

1.3 節約了辦公的成本

傳統的檔案管理方法當中，檔案管理的數量是與管理人員的工作量相關的，隨著檔案數量不斷的增加，就應該增加檔案管理人員了，因此就會增加辦公的成本，在檔案管理工作中使用信息化技術，需要在檔案接收的時候將紙質與影響材料轉換為數字，并在掃描、拍照、整理工作之后，錄入到系統當中，在查找檔案的時候，只需要登錄系統就可以查找到相關的資料，這種方法不僅降低了管理的成本，還降低了管理人員的工作量，并且提高了查詢的速度，節約了辦公的成本。

2 城市建設檔案信息化管理工作存在的問題

2.1 管理軟件并不統一

現階段，我國城市建設檔案管理工作中還存在著幾個問題：第一，發展還不穩定；第二，發展并不均衡；第三，發展方向并不統一。在城市建設檔案管理工作中使用信息化技術，改變了檔案生產的方法，檔案生產的主要方法就是自動化與機讀兩種，有效的提高了檔案的保密性與真實性，并且對于檔案系統性的要求也日益提高。

2.2 基礎工作還不規范

在城建檔案管理工作中使用信息化技術，應該在規范常見檔案管理的基礎上。不同的城市對于城建檔案管理的制度是不同的，沒有統一的標準，這與地域之間的差異是有關系的。另外，城建檔案信息化管理沒有建立統一的技術標準，信息化技術的應用水平比較低，在處理信息資料方面還存在著一些問題，還應該不斷的提高信息化技術水平。

2.3 工作人員的專業技術水平較低

城市建設檔案應該具有機密性的特點，因此對于檔案管理人員的要求也就更高，對于管理人員的操作能力與技術水平的要求也比較高。管理人員應該掌握信息化技術，確保城建檔案管理工作可以順利進行。現階段，城市建設檔案管理人員的專業技術水平與專業素質都比較低，專業信息化技術人才也比較少，并不能熟練的操作信息設備，這對于城建建設檔案信息化管理的發展是不利的。

3 加強城建檔案信息化建設的對策

3.1 提升信息化管理的意識

隨著城市化進程的不斷加快，城市建設檔案管理工作也受到了人們的重視。城市建設檔案管理工作的目的就是要記錄城市發展的變化。把這些信息記錄下來，可以有針對性的建設城市，提高城市建設的合理性，促進城市建設的發展。然而，現階段城市建設檔案管理工作中還存在著一些問題，這對于城市建設檔案管理工作的發展是不利的。傳統的檔案管理方法是不能滿足現代社會發展的要求的，這就不能保證城市建設檔案管理工作順利進行。因而，我們應該提高信息化管理意識，要重視城市建設檔案管理工作中的問題，建立相關的管理制度，在城市建設檔案管理工作中應用信息化技術，從而促進城市建設檔案管理工作向著信息化的方向發展。

3.2 吸引專業人才加入

城市建設檔案管理部門應該制定一系列可以吸引人才并留住人才的措施，提高專業化人才的待遇，建立相關的獎勵與鼓勵機制，建造良好的工作氛圍，以提高城市建設檔案管理部門對于專業人才的吸引力，并留下這些人才。在城市建設檔案管理工作中重視專業人才的參與，可以避免由于認知錯誤而導致的決策方面的失誤。

3.3 提高管理人員的素質

在城市建設檔案管理工作中應用信息化技術，提高了對管理人員的專業素質水平的要求，因此不僅要求管理人員有相關的工作經驗，還應該充分的了解檔案管理工作。單位應該通過開展學習交流會或者是一些專業培訓課程等，來提高管理人員的專業管理能力與專業素質水平。單位可以定期的對管理人員進行一些專業培訓，比如保密培訓、消防演練、新設備的培訓等，將理論知識與實踐有效的結合起來，提高管理人員的實踐能力。而這些管理人員應該積極地參與這些培訓與交流活動，要了解并認識自己的不足之處，并利用這些培訓與交流活動來不斷的提高自己的能力與專業素質。

3.4 制定相關的管理制度

城市建設檔案管理信息化建設不僅需要投入一定的資金與人才，還需要經歷相關的管理制度與流程，依據工作流程來不斷的規范與管理城市建設檔案管理工作。比如：每一個部門的工作流程在涉及信息、檔案方面有著很大的區別，在事業單位會要求各個部門依據部門工作的需要來建設信息庫，方便了部門當中檔案與信息的共享，而工作人員可以依據自己的需要來查找自己需要的檔案，有效的提高了檔案管理工作的實用性。采用科學的管理制度與操作方法可以有效的避免操作失誤，以免丟失檔案。

4 結語

總而言之，隨著城市化進程的加快，在城市建設檔案管理工作中使用信息化技術是必然的，應用信息化技術可以有效的提高檔案管理工作的效率、降低管理的成本。由城市長遠發展目標來看，采取有效的措施來加強城市建設檔案信息和管理，可以提高檔案管理的效率，科學的促進城市建設工作的發展。

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