新時期高職院校檔案管理工作規范化的新途徑

展賢東

摘 要：近年來隨著網絡技術、計算機技術的快速發展，現代信息技術、數字技術開始廣泛應用于高職院校的檔案管理工作中。檔案管理是高職院校日常管理工作的一個重要組成部分，目前迎來了新的發展和機遇，如何順應當前形勢的發展、促進檔案管理水平的提升，促進高職院校檔案管理崗工作的規范化，為學校教學、科研等工作提供優質的服務，成為擺在檔案管理人員面前的一個新課題。為此，有必要針對新時期高職院校檔案管理工作規范化進行深入分析。

關鍵詞：高職院校；檔案管理工作；規范化；新途徑

高職檔案是高職院校在教學、科研等活動中形成的具有保存價值的資料，高職檔案管理是院校的一項基礎性工作。近年來隨著我國高等職業教育的不斷發展，新形勢下對高職檔案管理工作也提出了非常高的要求，如何實現告知檔案管理工作的規范化，對于高職教學教學管理規范化具有非常重要的意義。下面主要結合筆者的實際工作經驗，談一談當前高職院校檔案管理工作規范化的一些問題。

1 高職院校檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度存在很多漏洞

當前很多高職院校在檔案管理工作中，都制定了相應的管理制度，但是仔細分析這些制度就可以發現，其中漏洞百出，例如檔案管理職責劃分不夠明確。檔案管理工作需要各部門配合才能順利完成，這一過程中需要各部門進行信息的收集，然后將收集好的信息交給檔案管理部門保存。然而，當前檔案管理工作中并未明確其他部門收集信息的職責，這種情況下就會造成其他部門的袖手旁觀，為檔案管理增加了難度。

1.2 檔案管理方法不先進

在信息化時代，信息技術已經在各行各業中應用，但是當前很多高職院校單純重視教育教學方面，忽視了檔案管理方法的創新，因此這些學校檔案管理方式非常落后。檔案管理工作中人員的工作量較大，一些失誤的出現避免不了，嚴重影響了檔案管理工作的順利進行。另外，當前很多高職院校依然在使用紙質檔案，這種檔案在管理工作中難度較大，并且它們的占地面積大，這種檔案管理方式已經不能與當前的社會發展形勢相適應。

1.3 檔案管理人員素質差

傳統檔案管理主要依靠管理人員完成工作，因此要求檔案管理人必須具備管理方面的知識，同時還要有一些實踐經驗，這樣才能獲得良好的效果。然而隨著信息技術的快速發展，要求管理人員必須具備一定的操作計算機的能力，然而通過調查研究可以發現，當前很多學校的檔案管理明顯忽視了人員隊伍建設，導致整體檔案管理人員素質水平都不高，計算機操作能力也不強，不能與當前信息化檔案管理形勢相適應，整體管理效果不理想。

2 新時期高職院校檔案管理工作規范化的新途徑

2.1 完善檔案管理工作制度

檔案管理工作涉及的內容比較多，牽涉的范圍比較廣，因此檔案資源收集一定要堅持科學性、規范性的原則，使檔案管理工作可以“有法可依”，制定完善的檔案管理制度，確定檔案資料的完整性。同時，還要對工作人員的職業意識進行培養，檔案收集、整理及借閱等程序都要進行嚴格的制度管理，這樣可以為檔案的真實性和權威性提供保證。此外，在檔案管理信息化建設方面，國家出臺了相關標準，很多制度也相繼頒布，因此應從實際工作情況出發，制定出完善的標準數據，為以后的檔案利用與資源共享提供方便，為以后檔案管理的網絡化發展奠定基礎。

2.2 加強檔案基礎設施建設

高職院校檔案可以為教育研究、經驗教學總結等工作提供重要依據，為高校建設提供非常重要的信息支持，因此有必要將這項工作納入到學校整體規劃之中，充分認識高職院校中檔案管理工作的重要性，確保檔案管理的科學性與完整性。與此同時，在檔案管理工作中應注意開拓宣傳渠道，充分利用多種形式對檔案管理工作的重要性進行宣傳，形成一種人人重視檔案管理、人人參與檔案管理工作的氛圍，切實將高職院校檔案管理工作納入到有序發展的軌道上來。

2.3 加快檔案管理信息化建設

目前已經進入信息化社會，信息化也必將成為檔案管理工作的主要發展趨勢，因此高職院校檔案管理應該從傳統紙質檔案逐漸轉變為信息化檔案、數字化檔案，以實現對檔案資源的合理有序配置，為各部門人員大開發利用提供依據，促進檔案信息資源共享的實現。一方面，在信息化條件下應注重檔案管理合乎規則，基于安全性角度講密級設置工作做好，禁止外來的U盤、光盤等存儲設備，并安裝安全性能較高的秘鑰或防火墻，以確保信息化條件下高職院校檔案管理的安全性；另外一方面，應為用戶提供更多的客戶端和接口，方便用戶檢索檔案資料。高職院?？梢詫ｉT為師生用戶、社會用戶分別提供權限，使這些客戶可以從學校檔案數據庫中查找、調取自己需要的資料和信息，這樣一來，數據的實時化傳輸、信息共享才真正得以實現。

3 結語

綜上所述，高職院校檔案是學校教學、科研等相關工作中形成的具有保存價值的資料，高職院校檔案管理在院校各項工作中是非常基礎的一項工作，檔案管理規范化可以充分滿足教育發展需求，同時也是高職院校自身發展的需要。近年來我國高職院校在檔案管理工作中普遍存在檔案制度不完善、檔案管理隨意性強人員素質水平低等問題，在以后的檔案管理發展之中，必須充分重視完善檔案管理工作制度，加強檔案基礎設施建設，加快檔案管理信息化建設，這樣才能切實提升檔案管理的效能，推動高職院校檔案管理工作規范化發展。

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