淺析RFID技術在高校檔案管理中的應用

郭婷

【摘要】RFID技術通過射頻信號自動識別目標對象并自動獲取目標對象的相關信息與數據，可以極大地簡化檔案編目、查閱、管理等流程的復雜度，切實保障高校檔案管理的準確性，提升高校檔案管理的工作效率與信息化水平。

【關鍵詞】RFID技術；高校；檔案管理

高校是青年人才成長的搖籃與園地，承擔著培養各行各業需要的知識型與技術型兼備人才的重任，不斷地為我國社會主義核心價值體系輸送高思想覺悟、高綜合素養的建設者與開拓者。高校檔案管理作為學校發展與學生成才的見證者，通過對歷年來的教育教學、基礎建設、審計監察、黨政黨務、院校建設、課題研究、學生學籍管理等重大歷史事件的記載，以實現高校最基本的職能活動的真實記錄，不僅是用于評價高校綜合教學與辦學水平的門戶與窗口，更是高校從事教育教學活動與教研工作時必不可少的珍貴資料，對深化學校內部體制改革、優化教師隊伍、提高高校的辦學水平與科研水平具有重要的參考意義。傳統的高校檔案管理工作主要依靠大量的檔案管理人員手工操作，由于工作量異常龐大，且工作效率低下，手工操作的檔案會或多或少存在一定的偏差，導致高校檔案管理的完整性與高效性難以得到很好的保障。近年來，隨著各大高校計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的迅猛發展，高校檔案館工作的信息化建設已經成為高校改革力度深化的重要內容，區別于傳統檔案管理模式，高校借助強大的計算機存儲能力與計算能力實現檔案信息的高效錄入與大容量存儲，為海量檔案中的數據查詢檢索提供快速便捷的信息化手段，優化了檔案管理模式，提高了檔案管理的數字化水平。因此，作為衡量現代高校管理工作水平高低的重要標準之一，高校檔案管理的信息化建設是新時期高校管理工作中不可缺少的重要內容。

一、傳統高校檔案管理模式中存在的問題

近年來，隨著高校管理規模與辦學規模的日漸擴張，高校檔案館所收錄的檔案數量逐漸增多，所涉及的檔案類型也呈現多樣化，依舊沿用傳統的高校檔案管理模式將導致高校檔案管理工作無法達到預期目標。

（一）檔案編目流程復雜、效率低下

高校檔案編目是指對檔案館中的檔案進行著錄、標引、組織、目錄制作等操作，以實現對高校檔案的分類整理，為后續檔案調閱提供便捷途徑。傳統的高校檔案管理模式中檔案編目流程復雜煩瑣，首先，需要對檔案本身進行相關處理，如殺毒、排序、去裝訂等，為檔案入庫做好準備工作；其次，對檔案的內容進行詳細翻閱，根據檔案內容對案卷進行初步分類，并針對不同分類進行分類標引與主題標引，然后根據著錄標引所形成的條目逐個進行編排，形成不同專題下的檔案目錄，如人名目錄、校史目錄、科研項目目錄等；再次，手工撰寫檔案封面或檔案盒信息，將檔案目錄手工謄寫到檔案盒中；最后，將去裝訂后的檔案文件放置到檔案盒中存檔。整個編目過程不僅會占用大量的人力、物力、財力，而且編目時過多的人工參與會導致處理過程中或多或少存在一些失誤。

（二）檔案查詢調閱時耗長

檔案編目類似于索引，檔案管理人員需要根據所要查詢的檔案類型找到存放該類型檔案的檔案架，然后在檔案架的每一格中逐個查找相匹配的檔案編目信息，這種檔案查詢模式可以在一定程度上減少檔案查詢調閱的時間損耗，但是由于高校所累積的檔案數量巨大，即使可以借助檔案編目節省部分時間，其查詢過程也依舊漫長，而且若是檔案在存取過程中未能嚴格按照編目信息有序地存放到指定檔案架中，則整個檔案查閱過程無異于大海撈針，需要以全文索引的模式在所有檔案中查詢。

（三）檔案管理安全性不足

傳統的檔案管理存儲形式多為紙質材料、相片、具體物件等，這些材料在長時間作用下不易保存，隨著時間的流逝，紙質材料容易被蟲蛀，相片容易模糊，嚴重影響檔案存儲的質量，導致檔案管理的安全保障力度存在局限性。此外，某些體型較小的檔案可能在高校搬遷、檔案室打掃的過程中丟失，給檔案保存的完整性帶來一定的威脅。

二、RFID技術概述

RFID技術，又稱為電子標簽或射頻識別技術，是一種非接觸式的自動識別技術。RFID技術的工作原理是通過射頻信號自動識別目標對象并自動獲取目標對象的相關信息與數據，整個信號發送與識別過程全程自動化，沒有人工參與。RFID的主要構成可分為電子標簽、閱讀器以及天線三大部分。電子標簽是由耦合元件以及芯片組成，用于對目標對象進行唯一電子編碼；閱讀器用于讀取目標地物表面電子標簽中存儲的信息；天線則用于在電子標簽與閱讀器之間傳遞射頻信號。與條形掃描工作流程類似，RFID所使用的閱讀器為RFID專用閱讀器，所使用的標識碼內嵌于電子標簽的芯片中。RFID技術的工作流程為在目標對象的表面或內部附加上一個電子標簽，電子標簽中存儲著能夠唯一標識該目標對象的電子信息，一旦目標對象靠近閱讀器使得電子標簽進入到閱讀器的適度區域時，閱讀器就會在不接觸目標對象的前提下向電子標簽發送射頻信號，驅動電子標簽中的電路激發感應電流，通過所獲得的能量發送出存儲在電子標簽芯片中的目標對象信息，實現電子標簽中對象信息的自動化獲取。閱讀器在獲取到電子標簽信息后會采用解讀模塊對其進行解碼，然后通過天線將電子標簽內的信息按照一定規則傳輸給后臺計算機處理系統或者電控系統，從而實現目標對象信息的自動識別與信息收集功能。

三、RFID技術在高校檔案管理中的應用場景與優勢

檔案數字化是高校檔案管理工作信息化建設的重要內容，RFID技術作為一種非接觸性信息傳遞與圖像識別技術，在高校檔案數字化方面具有廣闊的應用前景與應用優勢。

（一）RFID技術在高校檔案管理中的優勢

1.非接觸式數據采集。RFID技術是一種非接觸式信息獲取技術，檔案管理員無需打開檔案盒查閱檔案信息，只需在閱讀器前劃過檔案盒，檔案盒中的RFID電子標簽就會自動將檔案相關信息如檔案名稱、檔案頁數、檔案分類編號等均顯示在系統屏幕端，提高了檔案管理者管理檔案的自動化水平與動態性。

2.高性能處理。借助RFID技術強大的掃描、讀取、處理能力，能夠實現從多個電子標簽中獲取檔案信息、傳輸檔案信息的功能，大大提高檔案管理的工作效率。

3.電子標簽體積小、可重復利用。RFID標簽的存儲空間較傳統的條形碼等介質相比有較大的提升，且RFID標簽允許重復利用，降低了標簽使用成本。

4.電子標簽安全系數高。電子標簽中存儲的數據設置有密碼保護功能，標簽中的數據能夠唯一標識目標對象而不會發生1：n的現象，因此，電子標簽中的識別碼無法偽造與篡改，安全系數較高，同時，標簽具有EAS防盜功能，電子標簽與門型通道天線相互配合協同合作，若是發生非法取走問題則會自動報警提示，有效防止高校檔案的丟失。

（二）RFID技術在高校檔案管理中的應用

1.檔案入檔。采用RFID技術進行高校檔案管理，可以極大地簡化檔案編目、查閱、管理等流程的復雜度，在檔案正式歸檔之前，檔案管理人員可以根據檔案的內容對檔案進行編目分類，并針對各個檔案文件生成一個唯一標識的RFID電子標簽，將其粘貼附著在相應的檔案文件上。在文件歸檔時，只需輸入該檔案文件所對應的電子標簽，即可準確快速地實現文件歸檔工作。

2.檔案借閱與歸還。在檔案查詢借閱時，檔案管理人員可以直接從檔案管理系統中根據相應的篩選信息進行查詢檢索，即可快速準確地查詢到所要查詢檔案的唯一電子標簽，電子標簽中存儲的信息通過中央服務器傳送到中央數據庫進行信息核對，若是信息核對無誤，系統則發出調閱指令，根據唯一的RFID電子標簽查詢到所要查閱檔案的實際存放檔案架位置以及格子定位，大大節省了檔案管理人員調閱檔案的時耗。當檔案管理人員在處理檔案歸還事務時，首先對檔案文件上附加的電子標簽進行掃描，獲得該檔案的文件名稱、分類編號、存放位置、借閱時間、歸還時間、借閱者相關信息等，在核對無誤的情況下，則根據系統查詢出的存放位置將檔案依舊歸檔于相應位置的檔案架與格子上，避免了檔案歸檔的無序現象，減少人工操作帶來的排架失誤等問題。

3.檔案安全防護。安全防護是檔案管理的重要環節，在采用RFID技術進行檔案管理時，RFID系統會將檔案文件的相應參數如頁碼、長寬、重量等一并存儲到中央數據庫中，無論是在檔案借閱還是歸還階段，RFID的閱讀器都會在適度區域內捕捉到檔案文件的相關信息，并將這些信息與中央數據庫中的相關信息進行匹配檢測，若是發現頁碼有缺損或者重量變化較大，RFID系統則會發出報警提示，從檔案本身特質出發實現檔案管理安全的有效防護。

四、結語

RFID技術通過在目標對象的表面或內部附加上一個唯一標識該目標對象的電子標簽，當目標對象靠近RFID專用閱讀器的適度區域時，閱讀器就會在不接觸目標對象的前提下向電子標簽發送射頻信號，并接收電子標簽中對象信息，是一種非接觸式數據采集技術，且具有安全系數高、存儲空間大、體積小、處理效率高等優勢，在高校檔案管理中具有較廣的應用場景與應用優勢。

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（作者單位：南陽師范學院）