高校院系辦公室工作存在的問題及對(duì)策

摘 要：學(xué)院辦公室是高校的基層行政管理部門，是各院系聯(lián)系的紐帶，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用。它對(duì)上是服從、落實(shí)機(jī)構(gòu)，對(duì)下是執(zhí)行布置、督促的機(jī)構(gòu)。對(duì)內(nèi)是管理、服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)外是接待、聯(lián)絡(luò)機(jī)構(gòu)。為此，本文分析了高校學(xué)院辦公室工作存在的問題，對(duì)這些問題提出高校學(xué)院做好辦公室工作的對(duì)策，并進(jìn)行創(chuàng)新。這對(duì)高校學(xué)院做好辦公室工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：辦公室；問題；對(duì)策；創(chuàng)新

[中圖分類號(hào)]：G64 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2013）-12--02

近年來知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，管理科學(xué)在各個(gè)領(lǐng)域逐漸得到應(yīng)用，高校的學(xué)院辦公室更應(yīng)該注重科學(xué)管理。辦公室主任和教學(xué)科研秘書在教育管理中起著舉足輕重的作用，院系辦公室的作用其一就是當(dāng)好院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，也就涉及現(xiàn)代學(xué)院管理科學(xué)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng)，并且具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。作為學(xué)院的綜合性管理機(jī)構(gòu)，其管理水平關(guān)系到學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。出現(xiàn)問題就可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)院工作運(yùn)轉(zhuǎn)不順暢。因此，如何能更好地為教學(xué)和科研服務(wù)是管理者應(yīng)該注重的首要問題。

一、當(dāng)前學(xué)院辦公室工作存在的問題

1、傳統(tǒng)工作模式缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)造性

目前多數(shù)辦公室人員受習(xí)慣做法、傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)及不良思想的影響，有一些安于現(xiàn)狀、得過且過的想法，產(chǎn)生疲倦的狀態(tài)，有無過便是功的思想，認(rèn)為辦公室工作就是傳達(dá)精神，執(zhí)行上級(jí)及領(lǐng)導(dǎo)指示，工作沒有主動(dòng)性。提不出新的工作方案，從心理認(rèn)同原有的工作模式，按部就班地完成即可。實(shí)際上，辦公室工作是很靈活多變的，新情況會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，隨時(shí)做好心理準(zhǔn)備來解決新的問題。所以高校院系辦公室工作不能創(chuàng)造性地發(fā)揮它應(yīng)有的職責(zé)和功能。

2、工作職能界限不清

辦公室工作不斷涌現(xiàn)的新業(yè)務(wù)，看似與辦公室管理無關(guān)，實(shí)質(zhì)上其實(shí)是辦公室工作的擴(kuò)展；而一些看似應(yīng)當(dāng)歸辦公室管理的業(yè)務(wù)，在實(shí)質(zhì)上又不屬辦公室的管理范疇，辦公室工作人員卻極易越俎代庖。因此說明辦公室面臨著完善及分清職能與完成任務(wù)等各方面的挑戰(zhàn)。

3、忽視工作人員的思想教育

如果高校院系辦公室人員工作態(tài)度不端正、服務(wù)意識(shí)差，那樣就會(huì)出現(xiàn)工作拖沓不積極的狀況，就會(huì)給一些事情的解決帶來很大的隱患。而當(dāng)前許多辦公室人員素質(zhì)要求相對(duì)較低，加上辦公室人員工作繁忙，因此其得到培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)很少，他們?cè)谒枷搿I(yè)務(wù)各方面與高校辦公室管理的需要有很大的距離。這就迫切需要對(duì)辦公室人員加強(qiáng)思想教育。

4、院系辦公室工作人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低

目前部分高校院系辦公室工作人員學(xué)歷層次良莠不齊、系列不同、甚至有高職稱人員的家屬，部分屬于“半路出家”，水平參差不齊，辦公室工作人員基本上沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和鍛煉，致使普通高校院系辦公室工作人員的綜合素質(zhì)不高。這樣就很不利于高校教育事業(yè)的發(fā)展。

5、院系辦公室工作人員待遇較低，工作缺乏主動(dòng)性

隨著時(shí)代的發(fā)展，由于許多高校進(jìn)行了管理制度的改革，院系辦公室工作逐漸繁雜，導(dǎo)致辦公室人員工作缺少積極性。主要原因有以下幾方面：第一，人事分配制度改革在各個(gè)高校實(shí)行后，辦公室工作人員收入的分配多少和本人的職稱、職務(wù)掛鉤。其工作性質(zhì)決定了辦公室工作人員很少有個(gè)人的彈性時(shí)間，更是沒有獲得額外收入的條件和時(shí)間，科研成果和論文很少，職稱就上不去，個(gè)人收入相對(duì)較低，導(dǎo)致其工作沒有積極性。第二，激勵(lì)機(jī)制尚未制定。由于職務(wù)、職稱與收入分配的多少相聯(lián)系，工作的業(yè)績(jī)沒有納入收入分配中，辦公室工作的考核及獎(jiǎng)勵(lì)制度沒有完善。因此，其缺乏爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的動(dòng)力。第三，辦公室工作一些辦公室工作人員缺乏認(rèn)識(shí)，自卑心理產(chǎn)生后就造成不安心本職工作，造成工作中缺少積極主動(dòng)性，被動(dòng)應(yīng)付的狀況。

二、加強(qiáng)高校辦公室管理工作的對(duì)策

為了保證高校改革和教育發(fā)展的需要，高校院系辦公室充分發(fā)揮其樞紐作用，進(jìn)一步做好辦公室工作，應(yīng)從以下幾點(diǎn)加強(qiáng)和完善。

1、工作模式創(chuàng)新，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)

新時(shí)期為了高校教育事業(yè)發(fā)展的需要，辦公室工作要在被動(dòng)工作中加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)首先是要是探索和總結(jié)管理工作的規(guī)律，對(duì)日常事務(wù)性工作，事先做好計(jì)劃，把工作做在前面；對(duì)突發(fā)性工作，要思考在前，盡量做到有預(yù)見和準(zhǔn)備，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。因此就要求辦公室工作人員解放思想、更新觀念，用新的思維方式工作；積極掌握現(xiàn)代知識(shí)，增強(qiáng)研究新情況、解決新問題的能力；要有開拓創(chuàng)新的勇氣，講究高效率；倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新、敢于突破的工作意識(shí)。

2、明確工作職能

辦公室要結(jié)合本單位實(shí)際并根據(jù)上級(jí)崗位職責(zé)要求，認(rèn)真理順工作職責(zé)、逐項(xiàng)劃分，制定出本部門和其成員的切合實(shí)際的崗位職責(zé)，使每項(xiàng)工作都能得到落到實(shí)處，做到每個(gè)人胸中有數(shù)，辦公室工作職責(zé)明確，遇事不推諉扯皮。同時(shí)，單位的情況要求辦公室人員要全面熟悉和了解，對(duì)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門職責(zé)、人員構(gòu)成及分工等基本情況要了清楚，從而做到胸有成竹，遇事不慌。

3、加強(qiáng)辦公室人員思想素質(zhì)及工作能力

加強(qiáng)院系辦公室人員的培訓(xùn)教育是高校發(fā)展的需要。辦公室人員雖然自身素質(zhì)參差不齊，但是作為高校院系辦公室人員都應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，勤于思考，善于總結(jié)，不斷提高自身各方面修養(yǎng)，以適應(yīng)事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)。一是院辦公室人員要有正確的政治方向，要有敏銳的政治洞察力，要有愛崗敬業(yè)的精神，把為人民服務(wù)的思想貫徹到院辦公室工作中。二要加強(qiáng)法律及法規(guī)等方面的學(xué)習(xí)，有很強(qiáng)的依法行政觀念及能力。胸懷寬闊、熱情正直、團(tuán)結(jié)互助，保證各項(xiàng)工作的落實(shí)。四要加強(qiáng)業(yè)務(wù)等各方面知識(shí)的學(xué)習(xí)。除具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底、一定的管理能力和社交能力以外，還要會(huì)熟練掌握和使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，加快實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的積累。

4、加強(qiáng)工作交流

辦公室工作屬行政管理學(xué)范疇，應(yīng)視為一門“學(xué)問”。做好這門“學(xué)問”，交流是必不可少的。沒有交流，則看不到自身差距，不利于自身的提高。為了更好的保證交流效果，最好是同處某一城市的高校之間、地處同一省份的高校之間、同一科類院校之間、部屬院校與地方院校之間等，定期就進(jìn)行交流。如果在以上院校之間交流困難，可以多在本院校、院系之間交流，這樣就使辦公室工作人員能夠相互取長(zhǎng)補(bǔ)短、密切聯(lián)系、總結(jié)、積累經(jīng)驗(yàn)，提高辦公室工作人員的工作能力。對(duì)促進(jìn)院系辦公室工作和學(xué)校發(fā)展都將發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

5、運(yùn)用恰當(dāng)?shù)募?lì)手段，提升工作積極性

辦公室人員應(yīng)依照科學(xué)的管理理念，制定辦公室工作崗位職責(zé)及工作量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面綜合考核，建立一套完善、科學(xué)的績(jī)效考核制度。通過績(jī)效監(jiān)督和檢查，鼓勵(lì)辦公室工作人員發(fā)揮自己的長(zhǎng)處、克服不足，向工作人員及時(shí)反饋考核結(jié)果，為了保證辦公室工作人員績(jī)效的持續(xù)及改進(jìn)，從而組織開展上下級(jí)的聯(lián)絡(luò)溝通。建立績(jī)效考核不僅同懲罰、獎(jiǎng)勵(lì)相聯(lián)系，還要通過績(jī)效考核制度管理來建立、健全選用人才制度，增強(qiáng)辦公室工作人員的上進(jìn)心和使命感。

綜上所述，院系辦公室工作作為學(xué)校管理的一個(gè)重要部門，有特定的工作職能，扮演特定的角色。收集信息、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、提供服務(wù)是辦公室工作基本的職能，在工作實(shí)踐中來發(fā)掘新的職能。辦公室工作人員只有不斷更新知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)，由傳統(tǒng)的被動(dòng)處理事務(wù)性工作向創(chuàng)新工作方式轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮院系辦公室職能作用，為領(lǐng)導(dǎo)參好謀，為師生員工服好務(wù)。

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