任職教育教學檔案管理系統設計與流程優化

2017-12-05 09:04:17李寶鵬李淑華陶東香黃子革

繼續教育 2017年11期

李寶鵬+李淑華+陶東香+黃子革

摘要：針對軍隊任職教育教學檔案管理工作量大、效率低的問題，提出了一種基于全壽命管理模式的教學檔案管理系統，從全壽命管理角度對檔案產生、查詢、傳遞、編排、調取等功能進行了設計，對系統各功能模塊工作流程進行了協同優化，同時制定了系統推廣使用配套制度，為任職教育教學檔案管理數字化、自動化、高效化，提供了一種科學有效途徑。

關鍵詞：任職教育；教學檔案管理；流程優化；全壽命周期

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

一、任職教育教學檔案管理需求分析

（一）任職教育教學檔案特點

任職教育以崗位任職能力需求為牽引，施訓對象具有明顯的層次性，施訓周期具有明顯的階段性，施訓模式具有明顯的多樣性。任職教育施訓教學形式靈活、內容豐富、方法創新，常運用案例式、研討式、想定式、啟發式、任務驅動式、理實一體化等多種創新教學方式。因此，任職教育教學檔案產生周期短、內容豐富多樣、形式種類廣、參考價值高、收集范圍大，這對教學檔案的收集和管理提出了很高的要求。

（二）任職教育教學檔案管理問題

教學檔案管理是任職教育教學工作的重要環節，各級教學單位設有檔案管理員，負責教學檔案的收集、保存、匯編、裝訂等工作，目前教學檔案管理存在的主要問題有：

一是歸檔不及時、不完整、不規范。由于某些教學活動組織參與者檔案管理意識不高，教學檔案選取范圍不準確，教學檔案歸檔不及時，教學檔案內容不統一，檔案格式標準，會造成檔案遺漏、遺失、質量不高等問題，影響了檔案完整性、實時性、可信性。

二是檔案管理工作任務量大、效率低。任職教育教學檔案產生的源泉多，大多院校教學檔案保存采用臨時案卷和定期案卷形式，臨時案卷主要收集平時產生教學檔案，實時的放置在文件盒內。待學期或學年結束再進行檔案選取、目錄編排、裝訂封存等工作后轉為定期案卷。檔案員進行檔案收集和整理時，持續周期時間長，檔案篩選、補交、修改工作多，部門間檔案管理協同程度低，一個檔案可能存在多種格式和重復收集等問題，給檔案提供者和管理員帶來很多費時費力工作。

三是不滿足數字化建設要求。目前大多院校教學檔案存檔采用紙質版，紙質文檔在打印、排版、裝訂、保存、借閱等過程存在諸多不便，而且若在教學評價、教學監察或和各種評比競賽活動中需要提供教學檔案電子版，則需要對紙質版進行掃描、拍照、圖像處理等，過程極其繁瑣。隨著院校數字校園推廣使用與大型教學活動數字化程度普及，傳統教學紙質檔案已經不能滿足檔案數字化建設的需求。

（三）教學檔案管理系統應用現狀

傳統檔案管理模式存在種種弊端，廣大院校教學檔案管理者對教學檔案數字化管理進行了研究，提出了多種數字化檔案管理模式，開發了不同技術類型的數字化檔案管理系統，解決了教學檔案管理系統數據存儲、檔案檢索、數據處理、系統構建、網絡化應用等問題。這些檔案管理系統檔案處理流程如圖1所示，教學檔案管理中的產生、收集、錄入、篩選等工作量大的部分由人工完成，沒有融入到管理系統中，不能滿足數字化檔案管理自動化、簡潔化、系統化的要求。

二、教學檔案全壽命周期管理

（一）全壽命周期管理思想

在教學檔案管理的全壽命周期各階段，各職能部門既是獨立的，又是相互傳承的。全壽命周期管理是一條不可分割的管理鏈，各階段的管理是管理鏈中的一環，越是前端的環節，起到的決定性作用越強，它不但要管理好本環節，還要全面系統地為下一環節的管理著想，直至末端環節。而下一環節則須承襲上一環節的原則和設想，根據本環節在全壽命周期內的功能制定更有效的更符合實際的管理方案和措施。只有如此，一環扣一環地延續下去才能達到周期內管理目標的最大化。

（二）教學檔案全壽命周期系統

教學檔案全壽命管理系統是指覆蓋檔案產生、篩選、收集、編存、修改、流轉、刪除等全壽命過程，以高質量檔案內容和高效化管理模式為目標的檔案信息計算機管理系統。全壽命檔案管理系統檔案管理流程中包含了檔案全壽命周期前段的建立文檔、檔案判斷、檔案錄入等環節，這些環節在由系統引導用戶進行，也就是用戶建立文檔時就已經納入到了檔案管理流程，解決了傳統檔案管理系統教學文檔產生、收集、錄入等工作脫離系統單獨進行工作繁雜的問題。全壽命教學管理系統處理檔案流程如圖2所示：

三、教學檔案全壽命管理系統設計

（一）系統設計思想

1.全壽命管理流程優化

采用全壽命流程化處理設計，對教學檔案全壽命周期中的“產生、分類、編號、傳遞、編排、借閱”等環節，基于流程管理方式進行協同優化，避免了傳統檔案管理中人為操作的工作量大、管理效率低、不協同問題，保證了檔案質量，提高檔案管理效率。

2.編程易實現、操作簡單

構建與實現采用B/S互聯網架構，基于S Q L Server數據庫開發系統與ASP.NRT網絡設計系統編程實現，人機交互界面良好，操作方式簡單，用戶可以通過校園網登錄系統進行教學文檔的編寫、收發、查閱等基本辦公處理，檔案收集、目錄編排、數據處理等復雜環節則系統自動進行。

3.數字化推廣實用性好

建立了一種全面、全員、網絡化教學檔案收集、共享、傳遞途徑，滿足各部門檔案管理及使用要求。同時，教學檔案數字化管理系統也可以嵌入到數字校園系統中去，推廣實用性好。

（二）系統功能設計

教學檔案全壽命管理系統主要有文檔編寫、檔案判斷、檔案保存、檔案管理、檔案流傳五大功能。文檔編寫主要通過嵌入各類辦公應用程序應用，建立或上傳各類格式的教學文檔；檔案判斷主要是依照各部門出臺的檔案歸檔標準，對所建立、上傳、接收的文檔進行是否屬于教學檔案，如果不是則建立文檔先保存在文檔庫，如果是則需進一步判斷屬于哪類教學檔案；檔案保存主要是在建立在檔案分類后，由系統根據檔案類別和日期，依據數據庫和檢索要求進行文件編號和命名后保存到檔案數據庫；檔案管理主要是修改檔案內容、分類，生成檔案目錄，檔案管理員還可以對檔案進行刪除；檔案流傳主要是系統不同用戶之間進行檔案傳遞、接收。系統功能框架如圖3所示：endprint

（三）用戶與職能設計

系統用戶主要分為兩類：第一類是普通用戶，主要職能是進行教學檔案初步判斷，建立新檔案，編排本人檔案，接收他人檔案，查閱部門檔案等，但普通用戶沒有刪除檔案權限；第二類是檔案員用戶，檔案員用戶除了具有普通用戶所有權限與職能外，還承擔著對被普通用戶篩除掉的非檔案的文檔進行再次判斷與選取。另外，管理員具有刪除更改部門所有檔案的權限。

四、教學檔案全壽命管理流程優化

教學檔案數字化管理全壽命周期所包含工作主要有建立檔案、檔案保存、檔案編輯、檔案傳遞、檔案刪除等工作，系統采用“全員參與、協同合作、優化流程、自動處理”設計思路，根據不同用戶職責規劃系統功能模塊，優化不同功能模塊之間處理流程，保證教學檔案收集范圍大、歸檔專業強、管理自動化、使用效率高。所有教學文檔在建立時必須先進行教學檔案判定，若屬于教學檔案進行檔案編號、保存、數據生產等流程化處理，從檔案收集信息源頭上保證了教學檔案的完整性；普通用戶與檔案員雙重篩選檔案模式，從收集信息范圍上保證了教學檔案的標準性；基于數據庫管理技術、互聯網訪問技術的設計，人人可以通過校園網登錄系統進行檔案編寫、查閱、傳遞、管理，從信息使用途徑上，保證了教學檔案的利用率。系統功能框架與處理流程圖設計如圖4所示。系統進行檔案建立、檔案管理、檔案傳閱的工作流程如下：