淺談新建高職院校檔案的實(shí)體分類方案

唐書(shū)怡

摘 要： 文章分析了高職院校檔案工作現(xiàn)狀，總結(jié)了高職院校檔案形成特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際提出了新建高職院校檔案實(shí)體分類的具體方案。

關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案 實(shí)體分類方案

隨著越來(lái)越多高職院校的開(kāi)辦，有關(guān)高職院校的檔案分類工作越來(lái)越引起大家的關(guān)注。1993年11月《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》頒布，這兩個(gè)文件對(duì)高等學(xué)校的檔案管理、檔案實(shí)體分類提出了明確的指導(dǎo)意見(jiàn)，此后各級(jí)各類高校的檔案工作開(kāi)始走上規(guī)范化的管理道路。2008年8月，國(guó)家教育部根據(jù)社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化及高校檔案工作的新發(fā)展、新情況，適時(shí)出臺(tái)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，也就是俗稱的教育部27號(hào)令，文件對(duì)高校的檔案管理又提出了很多新要求，是新時(shí)期做好高校檔案工作的綱領(lǐng)性文件。

一、高職院校檔案工作現(xiàn)狀

目前一些高職院校的檔案管理工作發(fā)展不平衡，也不規(guī)范。有的高職院校由于剛剛建立，從上而下還沒(méi)有檔案意識(shí)，很多重要檔案散落在學(xué)校的各個(gè)部門(mén)。有的高職院校由以前的中專學(xué)校升格建成，還在采用機(jī)關(guān)式的檔案實(shí)體分類方案。這與高職院校培養(yǎng)大學(xué)人才的要求不相符合。某些高職院校雖然建立了檔案機(jī)構(gòu)，也在開(kāi)展檔案工作，但并沒(méi)有根據(jù)學(xué)校的特點(diǎn)、定位編制本校的檔案實(shí)體分類方案，而是千篇一律地照搬《分類法》、《規(guī)范》，造成有些分類設(shè)置出現(xiàn)空類，或者有些材料無(wú)類可歸。總體來(lái)講，高職院校的檔案工作與普通高校的檔案工作還有比較大的差距，大家都在不斷的實(shí)驗(yàn)、摸索之中。

二、高職院校檔案形成的特點(diǎn)

《分類法》和《規(guī)范》是對(duì)全國(guó)高校的統(tǒng)一要求，并不是每個(gè)學(xué)校檔案實(shí)體分類的標(biāo)準(zhǔn)格式。每個(gè)高校的辦學(xué)模式、辦學(xué)定位、辦學(xué)規(guī)模都不盡相同，檔案形成的種類、數(shù)量、來(lái)源也不盡相同，特別是高職院校，當(dāng)初《分類法》、《規(guī)范》出臺(tái)的時(shí)候，高職院校才剛剛興起。不可否認(rèn)高職院校是我國(guó)高等教育的重要組成部分，承擔(dān)著培養(yǎng)職業(yè)技術(shù)人才的重要使命。相對(duì)于其他普通高等學(xué)校來(lái)講，檔案的形成有共通性，但更多的有著高職院校自身的特點(diǎn)，特別是藝體類高職院校，更有著鮮明的專業(yè)特點(diǎn)。一是辦學(xué)規(guī)模。通常來(lái)講相對(duì)于綜合性的高校來(lái)講，職業(yè)院校的招生規(guī)模較小，學(xué)校內(nèi)部專業(yè)集中，下設(shè)的學(xué)院、系、專業(yè)相對(duì)較少，藝體類的高職院校專業(yè)更加集中，帶有鮮明的專業(yè)特色，因此產(chǎn)生的檔案數(shù)量相對(duì)較少。二是人才培養(yǎng)的層次。高職院校主要培養(yǎng)的人才是專科層次的，本科層次的高職院校有，但很少，因此高職院校主要培養(yǎng)的是專科人才，沒(méi)有學(xué)位授予權(quán)，不同于其他本科院校的培養(yǎng)的學(xué)士、碩士甚至是博士。因此一些高職院校的檔案材料里沒(méi)有學(xué)位類檔案。如果照搬《分類法》和《規(guī)范》，就會(huì)出現(xiàn)檔案空類。三是人才培養(yǎng)的內(nèi)容。相對(duì)于普通高等學(xué)校，高職院校培養(yǎng)的人才主要是職業(yè)技能型人才，教學(xué)內(nèi)容貫穿職業(yè)技能培訓(xùn)，要求教師是雙師型教師，培養(yǎng)的學(xué)生除了要獲得畢業(yè)證外，各種職業(yè)技能的證書(shū)也是不可缺少的，因此有關(guān)職業(yè)技能檔案材料會(huì)成為高職院校檔案收集工作的重點(diǎn)。

三、高職院校檔案實(shí)體分類方案建議

1.編制原則

根據(jù)學(xué)校實(shí)際工作情況，分類方案體現(xiàn)教學(xué)、實(shí)踐、人才培養(yǎng)的重要性。檔號(hào)作為存取檔案的代號(hào)，反映學(xué)校的分類體系和檔案的物理位置，編制力求科學(xué)性、穩(wěn)定性、規(guī)范性，并適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。

2.檔案分類

學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、基本建設(shè)、外事、出版、財(cái)會(huì)、學(xué)生十大類，另外考慮聲像檔案、實(shí)物檔案在載體和保存方面的特殊性，另單獨(dú)設(shè)類。

3.檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)

檔號(hào)由年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三部分組成。年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，代表文件材料的形成年度，采用自然年度法。分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般采用一、二級(jí)類目標(biāo)注。一級(jí)類目是根據(jù)學(xué)校檔案分類的最高級(jí)標(biāo)識(shí)，取漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，例如黨群類檔案標(biāo)識(shí)為DQ，行政類檔案標(biāo)識(shí)為XZ……二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分，采用二位編碼制，例如11、12、13……案卷號(hào)即案卷的排列順序，是按分類最下位類目順序排號(hào)，從1—n排列。

四、關(guān)于編制的幾點(diǎn)說(shuō)明

1.高職院校的檔案工作應(yīng)遵從《高等學(xué)校實(shí)體分類方案》文件精神，檔案分類不能跳出分類方案的限制。考慮到大多數(shù)高職院校主要從事職業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)，沒(méi)有校辦產(chǎn)業(yè)，所以分類方案中沒(méi)有設(shè)置產(chǎn)品生產(chǎn)與設(shè)計(jì)這個(gè)一級(jí)目錄。高職院校少有本科及以上層次人才培養(yǎng)，沒(méi)有學(xué)位類材料，因此取消教學(xué)類目下的學(xué)位類。

2.高職院校主要從事職業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)，因此這方面的檔案應(yīng)該是檔案收集、整理的重點(diǎn)，主要反映在教學(xué)類、學(xué)生類。在教學(xué)類檔案中，有關(guān)技能教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)的內(nèi)容應(yīng)該成為重點(diǎn)。學(xué)生的職業(yè)技能鑒定、雙師型教師培養(yǎng)，這類材料是高職院校與普通高校的最大區(qū)別。

3.考慮到某些類檔案材料數(shù)量不多，因此在二級(jí)類目中有些項(xiàng)目進(jìn)行合并，例如黨群類、外事類、出版類中的二級(jí)類目。例如黨群類下的統(tǒng)戰(zhàn)、工會(huì)和團(tuán)委類材料，如果劃分得比較細(xì)，這些小類下面的材料就比較少，會(huì)導(dǎo)致空盒。還有外事類材料，本身就比較少，如果還劃分細(xì)類，每一類材料就比較空。

4.由于現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，聲像類檔案會(huì)越來(lái)越多，利用越來(lái)越頻繁，因此對(duì)聲像檔案單獨(dú)設(shè)類，特殊保管。實(shí)物類檔案由于載體和保管的特殊要求，建議單獨(dú)設(shè)類。

五、檔案實(shí)體分類表

當(dāng)然以上分類方案并是放之四海皆準(zhǔn)的方案。提出以上建議僅僅是針對(duì)新建的高職院校。每所學(xué)校有自己的特色、定位目標(biāo)、規(guī)模，具體到每個(gè)學(xué)校的分類方案必然不同。每所高職院校都要在認(rèn)真分析上級(jí)要求、本校實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，制訂出科學(xué)、規(guī)范、實(shí)用的分類方案，為本校的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、快速的查檔服務(wù)。

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