城建檔案管理數字化建設問題的思考

楊鑫

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，科技的不斷進步，我國的城市面積不斷擴大，城市規模的擴大導致城建檔案日益增多，其工作難度不斷加大。但是隨著計算機技術的快速發展，使得其檔案管理變得便捷、簡單，促進了城建檔案管理的發展。然而在實際的工作中，城建檔案管理數字化建設仍然存在一些問題，例如信息管理水平較低、計算機網絡存在安全問題等等，阻礙了城建檔案管理數字化建設的長遠發展。為此，本文就城建檔案管理數字化建設問題進行了探討，首先，闡述了城建檔案管理數字化建設的意義，其次，指出了當前城建檔案管理數字化建設中存在的問題，最后，提出了相應的解決對策，以供參考。

關鍵詞：城建檔案管理；數字化建設；問題；解決措施

伴隨著社會的發展，現在信息量大大增加，城建檔案管理工作壓力增大，其工作量也逐年增大，但是一些城建單位還在用傳統的檔案管理方式，多依賴于人工操作，這就導致管理效率較低。因此，為了更好的提高城建檔案管理水平，應對當前形勢下的管理問題，管理工作者應該提高管理素質，加強管理的力度和增強重視程度。另外，還有注意安全建設，保證計算機網絡安全。唯有如此，才能提高其管理效率，才能從最大程度上促進城建檔案管理數字化建設工作的開展，

1 城建檔案管理數字化建設的意義

傳統的城建檔案主要是利用人工進行管理和檢索的紙質檔案，存儲時占據很大的面積，而且大多數的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調閱時必須依靠人工查找，致使調閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進行查找和整合，并且傳統的紙質檔案很容易在調閱時損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大。一旦有火災或者水災發生，這些檔案就會受到滅頂之災。另外，城建檔案信息缺乏一定的系統性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性；城建檔案信息是在各個館室內完成調閱以及保管，無法進行遠程調閱，因此不能實現資源共享，無法達到信息的交換。由于以上問題的存在，使得城建檔案的應用有了很大障礙，而且一些資源需要重復保存，這樣就會浪費很多存儲空間。而數字化檔案信息有效的避免了這些問題，它是在數字技術的基礎上，根據計算機網絡及存儲技術，能夠實現資源共享，使檔案信息能夠充分的發揮其查詢和使用的功能。

2 城建檔案管理數字化建設中存在的問題

2.1 信息管理水平較低，導致資源的浪費

城建檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時代的發展而出現實質性的改變。在我國城建單位中，信息管理水平仍處于初級階段，而檔案處理還處于人工操作階段，計算機應用技術很低。這個文件管理模式不是真正意義上的數字化。在我國，信息技術的工作尚處于起步階段，應用時間不長，各種技術裝備的配置不完善。由于信息技術是推動檔案管理數字化建設的根本保證，因此，大量的軟件和硬件設施有待改進。同時，由于缺乏文件管理的經驗，城建單位檔案管理的錯誤也將浪費資源和企業的資金。

2.2 信息保存技術過時，導致數字信息不能被讀出

信息保存技術的過時成為影響城建檔案信息化長期存取的重要因素。由于計算機技術升級換代的時間很快，一旦軟件技術過時，依賴于計算機技術去保存信息的城建檔案，也面臨著嚴重的問題。比如由于技術過時，導致數字信息不能被讀出，那么它就失去了保存的價值。現在，一般是通過數據遷移來保存發展信息。

2.3 計算機網絡存在安全問題，影響數字城建檔案的發展

計算機網絡的安全問題也是城建檔案數字化建設的一個重要影響因素。耍實現城建檔案的數字化，就必須依賴于網絡技術。將數字城建檔案信息在網絡上傳播，這讓我們不得不為數字城建檔案信息資源的安全問題而擔憂。

3 提高城建檔案管理數字化建設水平的措施

3.1 提高城建檔案數字化管理人員素質，促進管理水平的提高

城建檔案的數字化管理和紙質文件管理有很大的不同，普通的城建檔案管理時，可能只需要工作人員進行檔案查找和擺放。但城建檔案數字化管理和以往的檔案管理有很大的不同，這需要管理人員有一定的操作計算機技能，同時還需要熟練的業務能力。在日常的工作中，可以快速地整理文檔數據，并且可以有效的進行數字文件的管理。現有的城建檔案管理人員可能不具備這樣的能力，因此就需要開設一定的培訓課程來提高檔案管理人員水平，為城建檔案管理數字化建設提供更加優秀的人才，促進管理水平的提高。

3.2 做好備份工作，以減少數字信息不能被讀出帶來的損失

為了提高管理水平，要從以下幾個方面做起。首先，在城建檔案數字化信息系統存儲介質和設備的選用上，要選擇質量可靠和成熟技術的設備和存儲介質，并將設備定期檢測、更新、存儲介質、技術升級和技術跟蹤等工作做好。其次，要做好載體更新和數據遷移工作，以免設備和存儲介質的老化而引發一些問題。最后，要加強對數據遷移和載體更新的監督管理，檢驗經過轉換之后的檔案信息，對其結構、背景信息、內容完整性和準確性進行核實，并保證數字檔案的真實性和完整性；定期備份檔案，防止人禍天災等突發事件造成數字檔案的毀滅性破壞，對于一些珍貴的檔案，日過條件允許，則要利用各種介質、格式以及軟硬件進行異地保存。

3.3 做好統籌規劃，保證網絡安全

城建檔案數字化建設屬于很復雜的一項系統工程，涉及到管理、技術、法規、標準以及政策等各個方面。要統籌策劃，科學、合理設計，并進行嚴格的管理，從而保證安全。規劃和立項時，要將檔案數字化的風險防控當作非常重要的一項內容進行嚴密的科學論證，并將經費預算做好。建設城建檔案數字化的信息系統時，要保證系統平臺的可擴展性、前瞻性、安全性和兼容性，要有合理的備份策略，穩定、安全的操作系統，可靠、穩定的數據存儲系統，實時備份系統，功能強大的數據庫管理軟件，強大的數據容錯能力等；滿足業務技術標準，開發檔案管理系統，不違反計算機信息系統管理的法律法規，設計與相關檔案工作相符；系統必須具備可移植性、易操作性、安全性、開放性、可擴展性以及兼容性，還要記錄完備操作日志，具有嚴格的權限管理功能；加密存儲和傳輸屬于機密級的數字化檔案信息，保證檔案數字化信息系統的安全；對進口的計算機和數字化轉換工具進行安全保密檢查，沒有問題后才能使用。

4 結束語

總而言之，隨著經濟和科技的快速發展，傳統的城建檔案管理建設已經不能適應時代的要求，這就使得城建檔案管理數字化建設應運而生，適應了時代的要求，也提高了城建檔案管理的數字化水平和檔案管理效率。雖然現在的城建檔案管理存在一定的問題，但只要及時的變革，就可以改正現在的問題，為城建工作做出更好的貢獻。

參考文獻

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